Umów się na prezentację systemu

Elektroniczny obieg dokumentów SPUMA

Elektroniczny Obieg Dokumentów SPUMA to nowoczesna aplikacja umożliwiająca zarządzanie dokumentami (DMS – Document Management System), rozszerzająca funkcjonalność systemu ERP. Umożliwia swobodne wyszukiwanie, przeglądanie, komentowanie, autoryzowanie i archiwizowanie różnego rodzaju dokumentów, np. faktur, umów, protokołów itp.

SPUMA nie ma wysokich wymagań sprzętowych – aby wykonać kopię dokumentu papierowego i wprowadzić go do aplikacji wystarczy zwykły skaner. Dostęp przez przeglądarkę www. eliminuje konieczność instalacji aplikacji na komputerach użytkowników i gwarantuje dostęp do dokumentów w dowolnym miejscu i czasie.

Zastosowanie technologii OCR umożliwiającej rozpoznawanie tekstu w zeskanowanym dokumencie (pliku graficznym) automatyzuje proces opisywania dokumentu i jego klasyfikacji – np. po wprowadzeniu do SPUMY faktury zakupu system rozpozna typ dokumentu, zaproponuje schemat jego autoryzacji (na podstawie naszych wcześniejszych decyzji), uzupełni informacje dotyczące numeru dokumentu, terminu płatności oraz kwotę do zapłaty.

Jak działa SPUMA?

Zarejestruj otrzymany dokument. Jeżeli dokument jest w formie papierowej zeskanuj go zwykłym skanerem.
Zweryfikuj dane rozpoznane przez aplikację, dodaj dodatkowy opis dokumentu i przekaż go do autoryzacji.
Weryfikacja i akceptacja przez określone osoby.
Ciesz się wygodnym, dostępem do dokumentu dzięki integracji z systemem SAP Business One.

SPUMA - główne funkcjonalności:

Cyfrowe e-archiwum
Zyskaj dostęp do cyfrowych wersji dokumentów przez WWW. Łatwo wyszukuj potrzebne pliki. Korzystaj z mechanizmu OCR, umożliwiającego skuteczne przeszukiwanie treści po dowolnych frazach. Swobodnie przeglądaj obrazy dokumentów, które – jeśli masz odpowiednie uprawnienia – możesz wydrukować, przesłać e-mailem lub zapisać na dysku.

Zdalna autoryzacja dokumentów
Akceptuj zdalnie umowy, protokoły, wnioski, faktury zakupu i inne dokumenty wymagające Twojej autoryzacji. Otrzymuj powiadomienia mailowe o dokumentach do zatwierdzenia i wygodnie akceptuj je przez WWW, korzystając z przygotowanych schematów autoryzacji.
Praca grupowa nad dokumentami
Twórz i edytuj dokumenty w grupie. Usprawnij współpracę w rozproszonym terytorialnie zespole. Pracuj wspólnie nad umowami, protokołami i innymi dokumentami wymagającymi opinii kilku osób, np. prawników, współudziałowców, właścicieli, członków rady nadzorczej. Miej dostęp do historii edycji dokumentu i weryfikuj wprowadzane zmiany. Zadawaj pytania, dodawaj interaktywne komentarze odnoszące się do określonych fragmentów, wysyłaj wiadomości wewnętrzne. Otrzymuj komunikaty i powiadomienia o zmianach drogą mailową.
Obieg faktur zakupu
Przyspiesz obieg dokumentów zakupu. Wprowadzaj dokumenty szybko i w dowolnym formacie, także w postaci zdjęć z telefonu. Korzystaj z funkcji OCR i automatycznie rozpoznawaj treść dokumentu by łatwo je później odszukać. Wykorzystuj zdefiniowane ścieżki autoryzacji by faktury płynnie trafiały do odpowiednich działów lub osób. Skróć czas obiegu faktur zakupu i uniknij opóźnień w płatnościach.

E-dziennik korespondencji
Rejestruj pocztę przychodzącą i wychodzącą w wygodnej, cyfrowej postaci. Łatwo sprawdzaj informacje o dokumentach trafiających do firmy i przeglądaj ich skany, także spoza biura. Błyskawicznie wyszukuj korespondencję z wybranym Partnerem Handlowym. Korzystaj z integracji e-dziennika z bazą kontrahentów i ich adresów w ERP, z którego korzystasz.

Elektroniczny Obieg Dokumentów – główne korzyści:

szybki dostęp przez przeglądarkę i możliwość wyszukiwania dokumentów po krótkich frazach otrzymywanych w formie papierowej lub elektronicznej, np. w formacie pdf., jpg,
zwiększenie efektywności współpracy pomiędzy poszczególnymi działami w Twojej firmie, dzięki interaktywnym komentarzom i możliwości grupowej pracy nad dokumentami, a także pomiędzy rozproszonymi terytorialnie oddziałami dzięki wspólnej bazie dokumentów,
elektroniczna autoryzacja i opis przez właściciela informacji dokumentów według dowolnych, ustanowionych przez nas schematów autoryzacji,
bezpieczeństwo danych i niezależność od innych,
bezpieczeństwo przechowywanych informacji i danych.