Elektroniczny obieg dokumentów SPUMA

SPUMA to nowoczesna aplikacja umożliwiająca zarządzanie dokumentami (DMS – Document Management System), rozszerzająca funkcjonalność systemu ERP. Umożliwia swobodne wyszukiwanie, przeglądanie, komentowanie, autoryzowanie  i archiwizowanie różnego rodzaju dokumentów, np. faktur, umów, protokołów itp.

Elektroniczny obieg dokumentów SPUMA

SPUMA nie ma wysokich wymagań sprzętowych – aby wykonać kopię dokumentu papierowego i wprowadzić go do aplikacji wystarczy zwykły skaner. Dostęp przez przeglądarkę www. eliminuje konieczność instalacji aplikacji na komputerach użytkowników i gwarantuje dostęp do dokumentów w dowolnym miejscu i czasie.

Zastosowanie technologii OCR umożliwiającej rozpoznawanie tekstu w zeskanowanym dokumencie (pliku graficznym) automatyzuje proces opisywania dokumentu i jego klasyfikacji – np. po wprowadzeniu do SPUMY faktury zakupu system rozpozna typ dokumentu, zaproponuje schemat jego autoryzacji (na podstawie naszych wcześniejszych decyzji), uzupełni informacje dotyczące numeru dokumentu, terminu płatności oraz kwotę do zapłaty.

Jak działa SPUMA?

  1. Zarejestruj otrzymany dokument. Jeżeli dokument jest w formie papierowej zeskanuj go zwykłym skanerem.
  2. Zweryfikuj dane rozpoznane przez aplikację, dodaj dodatkowy opis dokumentu i przekaż go do autoryzacji.
  3. Weryfikacja i akceptacja przez określone osoby.
  4. Ciesz się wygodnym, dostępem do dokumentu dzięki integracji z systemem SAP Business One.

Główne korzyści:

  • szybki dostęp przez przeglądarkę i możliwość wyszukiwania dokumentów po krótkich frazach otrzymywanych w formie papierowej lub elektronicznej, np. w formacie pdf., jpg,
  • zwiększenie efektywności współpracy pomiędzy poszczególnymi działami w Twojej firmie, dzięki interaktywnym komentarzom i możliwości grupowej pracy nad dokumentami, a także pomiędzy rozproszonymi terytorialnie oddziałami dzięki wspólnej bazie dokumentów,
  • elektroniczna autoryzacja i opis przez właściciela informacji dokumentów według dowolnych, ustanowionych przez nas schematów autoryzacji,
  • bezpieczeństwo danych i niezależność od innych,
  • bezpieczeństwo przechowywanych informacji i danych.

Zainteresowany?

Znajdź nas na: