Elektroniczny obieg dokumentów SPUMA DMS
Elektroniczny Obieg Dokumentów SPUMA to nowoczesna aplikacja umożliwiająca zarządzanie dokumentami (DMS – Document Management System), rozszerzająca funkcjonalność systemu SAP B1. Narzędzie umożliwia zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej, co usprawnia codzienną pracę.
Co to jest DMS?
DMS (Document Management System), czyli Elektroniczny Obieg Dokumentów, to system umożliwiający cyfrowe zarządzanie dokumentacją i przepływem informacji w firmie. Ułatwia przechowywanie, organizowanie, autoryzację, zatwierdzanie, opisywanie, księgowanie oraz dekretację kontrolingową dokumentów, zapewniając ich uporządkowany i kontrolowany obieg. Dzięki DMS procesy takie jak obieg faktur, akceptacja wydatków czy realizacja projektów stają się bardziej efektywne, a firma zyskuje pełną kontrolę nad dokumentacją bez konieczności korzystania z papierowych archiwów.
Integracja SPUMY z SAP Business One
Dzięki integracji SPUMY z SAP Business One zarządzanie danymi odbywa się wyłącznie z poziomu SAP B1 w oparciu o wspólną bazę danych. Dostęp do słowników ułatwia opisywanie dokumentów w SPUMIE. Wspólne dane to między innymi:
- kontrahenci, dostawcy, odbiorcy – co daje możliwość założenia kartoteki Partnera Handlowego np. na podstawie danych z faktury zakupu
- towary, usługi, konta księgowe, centra zysku i kosztów (MPK), projekty
- pracownicy
- dokumenty (umowy, zamówienia, faktury, dokumenty magazynowe, inne)
Automatyzacja procesów z DMS
SPUMA DMS przyspiesza i upraszcza czynności związane z obiegiem dokumentów w firmie. Automatyzacja powtarzalnych czynności eliminuje ręczne przepisywanie danych, a tym samym błędy i pomyłki. Główne elementy automatyzacji w SPUMIE:
- elektroniczne przesyłanie dokumentów do akceptacji czy opisu – według zaplanowanych ścieżek autoryzacji,
- automatyczne zapisywanie i księgowanie dokumentów,
- zaawansowane narzędzia do wyszukiwania danych, np. po dowolnej frazie,
- rozpoznawanie tekstu z użyciem technologii OCR – mapowanie, kojarzenie danych z dokumentów z danymi w SAP,
- klasyfikacja typu dokumentu na podstawie danych odczytanych przez OCR i przyporządkowanie schematu autoryzacji,
- automatyczne powiadamianie – alarmy o dokumentach do zatwierdzenia,
- automatyczne zestawianie, porównywanie i dopasowywanie pozycji z dokumentu z danymi w SAP B1
Porównywarka danych w SPUMIE
Wykorzystując dane podstawowe i wbudowaną logikę przepływu dokumentów w SAP B1, SPUMA zapewnia automatyczne zestawianie, porównywanie i łączenie pozycji z odczytanego dokumentu z dokumentami w SAP (Zamówienie zakupu, PZ, faktura zakupu). W relacji jeden do wielu, wiele do jednego, np. jedno Zamówienie Zakupu do wielu dostaw.
Oprócz dekretowania kontrolingowego faktur zakupu (konto rodzajowe, indeks materiałowy lub usługowy, miejsce powstawania kosztu, cel wydatku – projekt) mogą one być bezpośrednio porównywane i dopasowywane do otwartych zamówień – zarówno magazynowych jak i kosztowych.
SPUMA nie tylko przetwarza fakturę na poziomie danych nagłówkowych (kontrahent, daty, terminy płatności, kwoty do zapłaty), ale również odczytuje linie/wiersze dokumentu. Są one sprawdzane pod kątem numeru artykułu, ilości, opisu i cen brutto/netto.
AI w Elektronicznym Obiegu Dokumentów
Dzięki wykorzystaniu Sztucznej Inteligencji (AI) i mechanizmów uczenia maszynowego (Machine Learning) program uczy się kojarzyć i mapować dane z dokumentów z danymi w bazie SAP. Na podstawie automatycznie zinterpretowanych danych Sztuczna Inteligencja automatyzuje powtarzalne czynności. Są to miedzy innymi: wybór ścieżki autoryzacji oparty o zbiór reguł do każdego typu dokumentu; mapowanie pozycji faktury zakupowej z indeksami materiałowymi, towarowymi czy usługowymi w bazie danych SAP czy też przypisywanie centrów zysku/kosztu (MPK) do projektu.
DMS zintegrowany z KSeF – aktualizacja systemu do najnowszych regulacji
Połączenie z KSeF automatyzuje proces pobierania ustrukturyzowanych faktur z KSeF bezpośrednio do Elektronicznego Obiegu Dokumentów SPUMA. Dzięki integracji DMS z KSeF, jednym kliknięciem w SPUMIE (bez konieczności logowania się do strony Ministerstwa Finansów) możliwe jest pobranie faktury i dzięki przekonwertowaniu pliku xml (faktura ustrukturyzowana) do html wyświetlenie podgląd faktury. Faktura może być automatycznie księgowana lub uruchomić proces autoryzacji, komentowania, opisywania dokumentu. Więcej -> Automatyczne przesyłanie faktur ustrukturyzowanych z i do systemu ERP
Bezpieczeństwo danych w DMS
DMS – Elektroniczny obieg dokumentów SPUMA pozwala na bezpieczne zarządzanie dokumentami dając pełną kontrolę nad ich przepływem. Dzięki zabezpieczeniu dostępu (definiowanie użytkowników i grup, rozbudowany system uprawnień, szyfrowany przesył danych) dokumenty są chronione przed naruszeniami. Rozwiązanie pozwala ponadto na tworzenie indywidualnych obiegów dla różnych typów dokumentów z możliwością zarządzania uprawnieniami. Wówczas dostęp do danych poufnych mają wyłączenie osoby upoważnione.
Główne funkcje DMS
- Integracja z KSeF – dostosowanie do zmieniających się przepisów
- Graficzny kreator tworzenia schematów autoryzacji /ścieżek obiegu dokumentów
- Możliwość tworzenia własnych szablonów dokumentów (np. pisma, wnioski, delegacje, zapotrzebowania wewnętrzne itp.)
- Możliwość obsługi wielu spółek i oddziałów w jednym systemie
- Przeglądarkowy dostęp do dokumentów
- Automatyczne powiadomienia o konieczności opisu/zatwierdzenia dokumentu
- Rozbudowane możliwości wyszukiwania: po atrybutach, po słowach kluczowych, po fragmentach słów
- Dostęp mobilny do dokumentów
- Śledzenie historii zmian
- Rozpoznawanie tekstu z użyciem technologii OCR
- Powiązanie z systemem SAP (wspólna baza kontrahentów, indeksów, usług, projektów, dokumentów itp.)
- Cyfrowe e-archiwum – kategoryzowanie repozytorium, definiowanie typów dokumentów, przechowywanie danych w jednej bazie
Elektroniczny Obieg Dokumentów – główne korzyści:
- Wszystkie dokumenty w jednym miejscu
- Łatwe wyszukiwanie dzięki wyszukiwarce i filtrom
- Bezpieczeństwo danych
- Ułatwienie pracy zdalnej dzięki dostępowi do dokumentów z dowolnego miejsca
- Dostosowanie narzędzia do zmieniających się przepisów
Przygotowujemy