System SAP Business One jest przygotowany do pełnej obsługi faktur elektronicznych zgodnie ze standardem KSeF. Umożliwia przesyłanie ustrukturyzowanych faktur sprzedaży z SAP do Krajowego Systemu e-Faktur oraz pobieranie faktur zakupu z KSeF do elektronicznego obiegu dokumentów, zatwierdzenia i księgowania w SAP.

Z perspektywy SAP wysyłka faktur elektronicznych w uporządkowanym formacie nie jest niczym nowym, ogólnokrajowe sieci e-fakturowania obowiązują już w innych krajach i są obsługiwane przez systemy SAP. SAP Business One jest przygotowany zarówno do generowania faktur z określonym zakresem danych w odpowiednim formacie, jak i do automatycznej wysyłki faktur w formie elektronicznej.

System SAP Business One w standardzie* zapewnia automatyczną wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF. Na podstawie faktury dodanej w SAP generowany jest plik w formacie XML w odpowiedniej strukturze, a następnie wysyłany do KSeF za pośrednictwem modułu komunikacyjnego. Po wpłynięciu faktury do KSeF weryfikowana jest jej zgodność z obowiązującym schematem. Do SAP trafiają komunikaty zwrotne o statusie dokumentu, potwierdzenie poprawnej wysyłki lub informacja o błędzie w przypadku braku pozytywnej weryfikacji pliku w KSeF. Jeśli dokument jest poprawny, otrzymuje unikalny numer referencyjny, identyfikujący go w bazie KSeF, który jest zapisywany w SAP.

Chociaż konieczność wprowadzenia KSeF jest wyzwaniem, jednocześnie może być szansą na usprawnienia procesu obiegu dokumentów w firmie. Ponieważ faktury zakupowe będziemy mogli pobrać z KSeF w formie elektronicznej, możliwe jest zautomatyzowanie ich przyjmowania, akceptacji, księgowania i e-archiwizacji. W tym celu proponujemy wykorzystanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów – SPUMA z funkcjonalnością obsługi KSeF.

*funkcjonalność dostępna w najnowszej wersji SAP Business One 10.0, FP 2308