Moduły SAP Business One - funkcje systemu
Fakty i liczby
- > 70 000 klientów
- 50 wersje lokalizacyne
- 28 języków
- > 500 rozwiązań uzupełniających
- 850 certyfikowanych partnerów na świecie
- używany w 170 krajach
- > 5600 filii dużych firm używa SAP Business One
Moduły SAP Business One – innowacyjna platforma do zarządzania biznesem
SAP Business One to nowoczesna, zintegrowana cyfrowa platforma, wspierająca zarządzanie wszystkimi obszarami działalności przedsiębiorstw. System zapewnia kompleksową obsługę, automatyzację i kontrolę procesów takich jak: CRM, sprzedaż i serwis, zakupy i logistyka, magazyn i zaopatrzenie, MRP i produkcja, zarządzanie projektami, księgowość, finanse i kontroling.
SAP Business One to sprawdzone na całym świecie oprogramowanie do zarządzania biznesem. Korzysta z niego na co dzień ponad 70 000 firm w 170 krajach. Ze względu na dużą elastyczność programu możliwe jest rozszerzanie jego funkcjonalności o rozwiązania uzupełniające (addony), nad którymi pracuje ponad 850 certyfikowanych partnerów na świecie.
Administracja
Moduł Administracja umożliwia zdefiniowanie podstawowych informacji i konfigurację parametrów systemu, takich jak: uprawnienia i procedury autoryzacji, alarmy i powiadomienia, działanie poczty wewnętrznej, poczty elektronicznej i SMS-ów, funkcje importu i eksportu danych, usługi integracji, kursy walut i inne. Wszelkie aktualizacje informacji o firmie, użytkownikach czy dostępnych licencjach są także wprowadzane w tym module.
Istnieje również możliwość zdefiniowania własnych schematów działań (workflow) w ramach procesów biznesowych, składających się z połączonych i występujących w określonej kolejności zadań lub zdarzeń.
Księgowość
Moduł Księgowość jest zgodny z Ustawą o Rachunkowości i Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) i jest na bieżąco dostosowywany do zmieniających się przepisów prawnych. Moduł automatyzuje codzienne zadania księgowości, takie jak: prowadzenie Księgi Głównej i Dzienników, obliczenia podatkowe, księgowania okresowe, naliczanie różnic kursowych, wysyłanie not odsetkowych i e-deklaracji, prowadzenie transakcji wielowalutowych, również dla celów VAT i CIT.
Plan kont w księgowości jest elastyczny i wielopoziomowy, zgodny z wymaganiami GAAP, podzielony na sekcje Aktywa, Zobowiązania, Kapitał i Rezerwy, Przychody, Koszty, Zyski i Straty nadzwyczajne, Obowiązkowe obciążenie wyniku.
Rejestry VAT tworzone są automatycznie, w oparciu o elastycznie zdefiniowane grupy VAT. Możliwe jest automatyczne generowanie plików JPK zgodnie z wymaganym schematem i strukturą, między innymi JPK_WB, JPK_MAG, JPK_FA, JPK_KR.
Moduł Księgowość umożliwia generowanie raportów finansowych oraz własnych szablonów raportów finansowych takich jak Bilans, Rachunek zysków i strat (RZiS), Zestawienie obrotów i sald, Rachunek przepływu środków pieniężnych i inne.
Definiowanie (lub import z MS Excel) Budżetu jest możliwe według różnych scenariuszy i metod rozdziału budżetu.
System integruje zarządzanie finansami z obsługą bankowości elektronicznej.
Dane kontrahentów weryfikowane są automatycznie (GUS, VIES, NIP UE). Podobnie status podatnika VAT (VAT aktywny, Biała Lista).
Funkcja Rachunek kosztów umożliwia definiowanie wielowymiarowych centrów kosztów i reguł rozdziału z możliwością rozliczania np. według projektów. Dzięki temu możliwa jest analiza rentowności zarówno działów, jak i zadań.
Funkcja obsługi Środków trwałych zapewnia fizyczną i finansową kontrolę nad majątkiem trwałym, wartościami niematerialnymi i prawnymi oraz wyposażeniem dodatkowym – od chwili nabycia, przez amortyzację, przeszacowania, remonty po likwidację.
Rozszerzenie funkcjonalności o OCR dokumentów kosztowych (Elektroniczny Obieg Dokumentów SPUMA) pozwala na automatyczne księgowanie faktur ze skanów lub plików pdf, jpg, png, z rozbiciem na MPK i projekty.
Umów się na prezentację SAP Business One
SAP moduły - CRM i Szanse sprzedaży
SAP Business One dostarcza w pełni zintegrowaną funkcjonalność CRM, w ramach której możliwe jest rejestrowanie każdej aktywności związanej z relacjami z klientami, zarówno aktualnymi jak i potencjalnymi (np. rozmowy telefoniczne, spotkania, notatki, zadania, kampanie i inne). Począwszy od identyfikacji potrzeb i kwalifikacji leadów, przez ofertę, negocjacje i zamknięcie transakcji, po obsługę posprzedażową i wsparcie. Aplikacja mobilna umożliwia stały kontakt z klientami, również będąc poza biurem.
Raporty dostępne w SAP dają możliwość m.in. prognozowania oczekiwanych przychodów na podstawie lejka sprzedaży (pipeline) w danym okresie, analizy zamknięcia potencjalnych kontraktów w ujęciu procentowym, czy analizy źródeł pozyskania leadów, a także analizę konkurencji, przyczyn porażki czy ocenę skuteczności handlowców itp.
Sprzedaż
Moduł Sprzedaż umożliwia realizację kompleksowego, wielokanałowego procesu sprzedaży – od ofertowania, obsługi zamówień, kompletacji wydań, wysyłki do fakturowania. Proces sprzedaży może być dostosowany do potrzeb firmy i sposobu realizacji procesów biznesowych. Kontrakty krótko- i długoterminowe mogą być rejestrowane w postaci tzw. Umów ramowych na dostawę towarów lub świadczenie usług w danym okresie. Dzięki temu możliwe jest m.in. prognozowanie oczekiwanych przychodów i kontrola stopnia realizacji umowy, a także określenie harmonogramu dostaw i automatyczne fakturowanie.
W przypadku wymaganej zaliczki od odbiorców w module Sprzedaż możliwe jest także tworzenie takich dokumentów jak: żądanie zaliczki (faktura proforma) czy faktura zaliczkowa. Kwota zaliczki jest automatycznie rozliczana po otrzymaniu płatności, zarówno z fakturą zaliczkową jak i fakturą końcową.
Kreator monitów umożliwia tworzenie i wysyłanie monitów do odbiorców, którzy nie opłacili należności w terminie, w celu przypomnienia o zaległościach. Kreator monitów umożliwia automatyczne księgowanie faktur za usługi dla odsetek lub opłat naliczanych z każdym monitem. Pozwala też na śledzenie historii płatności odbiorcy w ramach bazy danych, dzięki czemu ważne informacje są dostępne dla odpowiednich działów.
W ramach modułu Sprzedaż dostępny jest szeroki zakres raportów umożliwiających m.in.: analizę transakcji; wielkość i marżowość sprzedaży w różnych przedziałach czasowych; analizę klientów (np. ABC) z informacją o tych, którzy generują największe zyski; top produktów sprzedających się najlepiej; ocenę pracowników sprzedaży, ze wskazaniem np. tych, którzy uzyskują najlepsze wyniki.
Moduł pozwala na automatyczne rozpoznawanie faktur oznaczonych metodą płatności Split payment (mechanizm podzielonej płatności).
Zakup
Moduł Zakup umożliwia kompleksowe zarządzanie procesem zakupu – począwszy od zapytań ofertowych do dostawców, porównania ofert i warunków dostawy, przez złożenie i wysłanie zamówienia (EDI, e-mail, B2B, inne); po przyjęcie dostawy (PZ) i fakturę zakupu. W module Zakup możliwe jest także generowanie takich dokumentów jak: zwroty, faktury zaliczkowe, czy faktury rezerwujące zakupu.
Funkcja Zleceń zakupu umożliwia m.in. zarządzanie zapotrzebowaniem wewnętrznym. Pracownicy mają możliwość zgłaszania potrzeb zakupowych, które po autoryzacji inicjują dalszy proces zakupu.
Podobnie jak w przypadku Sprzedaży możliwie jest również rejestrowanie Umów ramowych zakupu, które w powiązaniu ze spływającymi dokumentami zakupu ułatwiają monitorowanie realizacji i rozliczenia kontraktów krótko- i długoterminowych.
Zakup pozwala na generowanie różnych raportów w celu analizy informacji o zakupach, np. ocena dostawcy, raport z porównania ofert zakupu, analiza wolumenu zakupu czy wiekowanie zobowiązań wobec dostawców.
Partnerzy Handlowi
Moduł Partnerzy Handlowi służy do rejestrowania i pobierania informacji o odbiorcach, dostawcach i prospektach – klientach potencjalnych. W ramach kartoteki kontrahenta agregowane są wszystkie dotyczące go, niezbędne informacje takie jak: dane adresowe i kontaktowe, dane poszczególnych osób do kontaktu, adresy dostaw, szczegóły dotyczące logistyki, informacje podatkowe i księgowe czy informacje dotyczące warunków płatności itp. System pozwala na dodawanie własnych pól, w których można umieścić potrzebne informacje w kontaktach z kontrahentami.
Wszystkie interakcje związane z Partnerami biznesowymi mogą być rejestrowane w ramach tzw. Działań, takich jak: rozmowy telefoniczne, spotkania, zadania, e-maile. Działania służą zarówno do planowania zadań pracowników, jak utrzymania relacji, monitorowania i kontroli kontraktów z klientami.
Codziennymi zadaniami, takimi jak ustalanie terminów w kalendarzu, spotkań i wysyłanie e-maili, można zarządzać zarówno w SAP Business One, jak i w Microsoft Outlook.
W tym Module możliwe jest również zarządzanie kampaniami marketingowymi przy użyciu komunikacji wielokanałowej, np. stworzenie wiadomości e-mail i wysłanie jej do listy dystrybucyjnej. Po otrzymaniu odpowiedzi możliwe jest utworzenie działania, szansy sprzedaży lub dokumentu sprzedaży. Kampanie mogą być również kierowane do dostawców.
Wśród wielu dostępnych funkcji raportowania dotyczących Partnerów Handlowych warto zwrócić uwagę na Ocenę Klienta 360. Ten zaawansowany pulpit nawigacyjny prezentuje wszystkie najważniejsze raporty i wskaźniki dla wybranego klienta, w kontekście sprzedaży, realizowanych zleceń i należności.
Banki
Moduł Banki obejmuje funkcjonalność i raportowanie związane z przetwarzaniem płatności, rozliczeniami z kontrahentami i rachunkami bankowymi firmy, klienta lub dostawcy. W tym module możliwe jest zarządzanie należnościami i zobowiązaniami przedsiębiorstwa, a także wykonywanie wszystkich operacji bankowych i kasowych, w tym płatności przelewem, gotówką czy kartą kredytową. W module Banki, Płatności przychodzące i wychodzące mogą być tworzone automatycznie lub ręcznie, z wykorzystaniem różnych metod płatności. System daje też możliwość automatycznego generowania i eksportu pakietów przelewów do systemu bankowego oraz importu wyciągów bankowych.
W systemie dostępne są zarówno mechanizmy wymiany plikowej (np. MT940, Elixir) jak i bezpośrednie połączenie z bankami poprzez web service, za pomocą certyfikatów spełniających najwyższe standardy bezpieczeństwa.
W module Banki możliwa jest obsługa kasy (KW, KP, raport kasowy).
Dowiedz się ile kosztuje SAP Business One
Gospodarka materiałowa – magazyn
Moduł Gospodarka materiałowa umożliwia zarządzanie: bazą towarów, materiałów, wyrobów i usług; numerami seryjnymi i numerami partii; transakcjami i ruchami magazynowymi (przyjęcia, wydania, przesunięcia, kompletacja, pobieranie towarów, pakowanie i wysyłka, zwroty, logistyka produkcji itd.), a także lokalizacjami składowania i cennikami.
W systemie podstawowe jednostki miary kupowanych, sprzedawanych i magazynowanych towarów są automatycznie przeliczane na jednostki miary sprzedaży/zakupu, wydań oraz różne rodzaje opakowań i opakowań zbiorczych (np. karton, paleta).
Parametry logistyczne towarów (długość, szerokość, wysokość, objętość, waga) umożliwiają m.in. zarządzanie zawartością i dostępnością lokalizacji składowania, czy automatyzacją wysyłek (np. w przypadku integracji z aplikacjami firm kurierskich.
W module Gospodarka materiałowa, równolegle z własnymi numerami materiałów/towarów możliwe jest wykorzystywanie numerów katalogowych odbiorców i dostawców, zarówno w procesie zakupu, jak i sprzedaży.
Funkcja Cenniki umożliwia elastycznie definiowanie cen, dostosowywanie ich do konkretnych odbiorców, zarządzanie rabatami i promocjami np. na podstawie wartości procentowych, dat i ilości. Cenniki mogą być również pobierane automatycznie z różnych źródeł zewnętrznych.
W tym module dostępna jest też funkcja zarzadzania inwentaryzacją – zarówno w systemie zarządzania ciągłego (bez konieczności zamykania magazynu), jak i okresowego. Zarządzanie magazynem może zostać rozszerzone o integrację z terminalami mobilnymi (kolektorami danych) i wykorzystanie kodów (np. kreskowych, QR, RFID) do obsługi procesów logistycznych i magazynowych.
SAP Business One w wersji SAP HANA oferuje dodatkowo zaawansowane opcje dostępności towarów i surowców, umożliwiające m.in. zarządzanie harmonogramem dostaw, rezerwację dostępności czy kontrolowanie wielkości dostaw.
Zasoby
Moduł Zasoby służy do zarządzania zasobami wykorzystywanymi w procesie produkcji, takimi jak maszyny i urządzenia czy zasoby ludzkie (operatorzy). Zasobem jest towar, urządzenie, robocizna itd. używane w procesie produkcji towarów i świadczenia usług. W przeciwieństwie do towarów zasoby charakteryzują się wydajnością dostępną w określonym zakresie czasu, z możliwością użycia w procesach produkcyjnych.
Podczas definiowania danych podstawowych zasobów kluczową informacją jest wydajność. Wydajność pokazuje dostępność zasobu według daty. Na przykład, ile godzin pracy jest dostępnych w danym dniu. Wprowadzając zlecenie produkcyjne i termin realizacji, system automatycznie oblicza dostępne zdolności produkcyjne na dany dzień.
W module Zasoby możliwe jest zdefiniowanie dziennej wydajności zasobów dla każdego dnia osobno lub dla wybranego okresu, a następnie przypisanie wydajności do zleceń produkcyjnych. Monitorowanie zużycia zasobów w procesie produkcji przyczynia się do zwiększenia ogólnych kosztów produkcji i można je rozdzielić na bazowe elementy kosztów do celów dalszego księgowania.
Funkcja Zasoby umożliwia m.in. zarządzanie wydajnością produkcji i dostępnością zasobów, optymalizowanie planu produkcji i unikanie wąskich gardeł czy monitorowanie kosztów produkcji, wynikające ze zużycia zasobów w procesie produkcyjnym.
Produkcja
Moduł Produkcja zawiera zestaw funkcji do zarządzania procesem produkcyjnym, zarówno dla produkcji procesowej, jak i dyskretnej. Umożliwia zarządzanie technologiami, zleceniami produkcyjnymi, zasobami, materiałami i surowcami, półproduktami i wyrobami gotowymi.
Drzewa produktu (BOM) określają ilości komponentów (surowce, półprodukty, a w przypadku ich braku – zamienniki) potrzebnych do wytworzenia produktów, kolejność i etapy operacji technologicznych (przypisanych do maszyn, gniazd i linii produkcyjnych – marszruta), zasoby wykorzystywane w produkcji (operatorzy, maszyny, urządzenia).
Planowanie produkcji jest możliwe według następujących metod: „w dniu rozpoczęcia”, „w dniu zakończenia”, „od daty rozpoczęcia w przód”, „od daty zakończenia w tył”, z uwzględnieniem kalendarzy zasobów.
Na podstawie planu produkcji uruchamiane są Zlecenia produkcyjne oraz generowane są karty pracy.
Na gniazdach lub stanowiskach produkcyjnych pracownicy wykonujący zadania w ramach Zlecenia produkcyjnego mogą ewidencjonować postęp wykonywanych prac, korzystając z tabletów terminali produkcyjnych z ekranami dotykowymi, czy kolektorów danych (rejestracja produkcji on-line).
Rozliczenie produkcji precyzyjnie określa techniczny i rzeczywisty koszt wytworzenia wyrobu gotowego z uwzględnieniem dowolnych kluczy podziałowych kosztów pośrednich rozksięgowanych do zleceń.
Dostępne raporty pozwalają m.in. na porównanie kosztu planowanego z kosztem rzeczywistym, zarówno poszczególnych zleceń, jak i całej produkcji.
Uzyskaj dostęp do Demo SAP Business One
MRP
Moduł MRP – planowanie zapotrzebowania materiałowego służy do efektywnego zarządzania zapasami, dzięki któremu materiały są na bieżąco dostępne do produkcji, a produkty i towary dostępne do sprzedaży, bez konieczności utrzymywania nadmiernych stanów magazynowych.
Kreator MRP (będący jednym z narzędzi planowania), analizuje prognozowane zapotrzebowanie na podstawie Zleceń sprzedaży i Prognozy sprzedaży w odniesieniu do bieżących stanów magazynowych, planowanych dostaw, bieżącej produkcji i dostępnych ilości. Uwzględnia również zdefiniowane zasady planowania, jak np. minimalne stany i ilości magazynowe, częstotliwość i wielokrotność minima logistyczne, czas realizacji dostawy lub czas produkcji wyrobu gotowego. Wynikiem pętli MRP są rekomendacje dotyczące zamówień surowców, towarów lub uruchomienia zleceń produkcyjnych.
Moduł MRP umożliwia generowanie prognoz w oparciu o sprzedaż historyczną z wykorzystaniem metod statystycznych. Prognozy można również wykorzystać jako dodatkowe źródło danych do obliczeń MRP.
Usługi – Serwis
Moduł Usługi umożliwia zdefiniowanie kartoteki urządzenia oraz m. in. rejestrowanie zgłoszeń serwisowych, planowanie usług serwisowych, monitorowanie działań realizowanych przez serwisantów, zarządzanie umowami serwisowymi, obsługę reklamacji, zarządzanie numerami seryjnymi, tworzenie bazy wiedzy i rozwiązań problemów czy automatyzację rozliczeń z klientami.
Moduł umożliwia również planowanie przeglądów gwarancyjnych i eksploatacyjnych, napraw, wymiany części z rozliczeniem kosztów obsługi serwisowej oraz ewentualne fakturowanie klienta za usługi, części czy dojazd.
Dzięki aplikacji SAP Business One Service pracownicy serwisu mogą zarządzać zgłoszeniami serwisowymi z dowolnego miejsca.
Korzystając z tego modułu, możesz również uzyskać szczegółowe raporty dotyczące otwartych zgłoszeń serwisowych, czasu rozwiązania, najczęściej występujących problemów, wydajności i efektów działań serwisowych itd.
Pracownicy
Moduł Pracownicy służy do rejestrowania informacji o pracownikach firmy takich jak np.: dane osobowe, informacje dotyczące wykształcenia, funkcja i zależności w ramach zespołu, dane kosztów pracy i wynagrodzeń. Arkusz czasu pracy umożliwia rejestrację czasu poświęconego na realizację zadań w kontekście zleceń produkcyjnych, działań marketingowych, prac projektowych, serwisowych, obsługi klienta czy innych czynności wykonywanych w ramach stanowiska pracy.
Moduł może być zintegrowany z zewnętrznymi systemami RCP czy kontroli dostępu, wykorzystującymi np. karty magnetyczne.
Moduł Pracownicy umożliwia również definiowanie struktury firmy – zespołów/działów i ról pracowników.
Raporty w ramach modułu umożliwiają m. in. analizowanie kosztów pracy i wynagrodzeń, nieobecności, urlopów czy historię dotychczasowego zatrudnienia.
Moduł może być rozszerzony o Ewidencję wyposażenia, pozwalającą rejestrowanie wyposażenia danego pracownika, planowanie przeglądów i wymiany sprzętu, rejestrację protokołów przekazania i zwrotu, dostęp do historii użytkowania, powiązanie z dokumentami zakupu i sprzedaży.
System jest zintegrowany z programem kadrowo-placowym umożliwiającym prowadzenie kadr, naliczanie wynagrodzeń zgodnie z aktualnymi przepisami oraz rozliczenia z ZUS i US. Więcej: Kadry i Płace w SAP Business One
Zarządzanie projektami i zasobami
Moduł Zarządzanie projektem pozwala na prowadzenie różnego typu projektów, np.: projektów badawczo – rozwojowych (R&D), wdrażanie nowych technologii i grup produktowych, prototypów czy obsługę inwestycji.
Moduł pozwala w pełni zarządzać projektami, skupiając się na wszystkich transakcjach związanych z nimi, a także dokumentach i działaniach. Funkcjonalność ułatwia monitorowanie postępu zadań, etapów i faz, ułatwia analizowanie budżetu i kosztów oraz generowanie raportów dla różnych aspektów projektu, takich jak analizy etapów, nierozwiązane problemy i zasoby.
Projekt składa się z faz, które zawierają jedno lub większą liczbę zadań. W przypadku każdego etapu możliwe jest zarządzanie nierozwiązanymi problemami, dokumentami, załącznikami, zleceniami roboczymi i działaniami.
W przypadku bardziej złożonych projektów możliwe jest tworzenie podprojektów, z głównym projektem na najwyższym poziomie hierarchii.
Raportowanie w module Zarządzanie projektami umożliwia analizę różnych aspektów projektu – zarówno w trakcie jego realizacji jak i po każdym zrealizowanym etapie. Pozwala na sprawne dysponowanie dokumentacją projektową i stały dostęp do zintegrowanej informacji dostępnej dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt.
Raporty
SAP Business One zawiera wiele wstępnie zdefiniowanych raportów, które mogą być analizowane poprzez wykorzystanie funkcji wyboru i sortowania. Nawigacja w raporcie pozwala na szybkie uzyskanie dostępu do zawartych w nim szczegółowych informacji. W systemie można korzystać z gotowych raportów, jak również konfigurować własne. Istnieje również możliwość eksportu wszystkich raportów do arkuszy MS Excel, a niektórych – do dokumentów MS Word. Funkcja ta zapewnia także dostęp do danych pochodzących spoza SAP Business One.
Rozszerzenia funkcjonalne
Elastyczność, otwarta architektura i wbudowane narzędzia programistyczne (SDK) powodują, że w łatwy sposób można poszerzać podstawowy zakres funkcjonalności systemu o rozwiązania dodatkowe (addony). Tym samym SAP Business One można w szybki sposób zintegrować ze sklepami internetowymi, firmami kurierskimi i spedycyjnymi, elektronicznym obiegiem dokumentów, bankowością elektroniczną, systemem magazynowym (WMS), a także prowadzić ewidencję wyposażenia pracowników, planować i realizować zlecenia transporotowe, obsługiwać punkty sprzedaży detalicznej, automatycznie weryfikować kontrahentów i wiele innych.
Przygotowujemy