Finanse, księgowość i kontroling w SAP Business One

Księga Główna i Plan kont: Księga Główna (KG) to główny obszar ewidencji księgowej. Kluczowym elementem Księgi Głównej jest Plan kont, który zawiera wszystkie konta KG i porządkuje je w postaci struktury hierarchicznej, zgodnie z wymogami Krajowych Standardów Rachunkowości (KSR) lub Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR). Plan kont podzielony jest na sekcje kont, reprezentujące Aktywa, Zobowiązania, Kapitał i Rezerwy, Przychody, Koszty, Zyski i straty nadzwyczajne, Obowiązkowe obciążenia wyniku, Konta techniczne i pozabilansowe. Możliwe jest użycie gotowego szablonu Planu kont, dostosowanie go do własnych potrzeb lub zdefiniowanie własnego. Szablony Planów kont uwzględniają przepisy prawne obowiązujące w poszczególnych krajach, np. w zakresie segmentacji lub specyficznej numeracji kont, dzięki czemu umożliwiają zachowanie zgodności z obowiązującym prawem.

Zapis księgowy: zapis księgowy jest zapisem transakcji i jest wprost powiązany z dokumentem źródłowym (np. fakturą), zawiera informacje takie jak: daty (dokumentu, księgowania, data VAT), konta KG, kod VAT, opis, kwoty obciążenia(Wn)/uznania (Ma). Większość zapisów księgowych jest wynikiem transakcji realizowanych w innych modułach (sprzedaż, zakup, banki, gospodarka materiałowa, produkcja) i jest automatycznie księgowana w Księdze Głównej. Jest też możliwość ręcznego dodania zapisu księgowego (polecenie księgowania PK) w przypadku, gdy nie powstaje on automatycznie w ramach obsługi procesu.

Szablony księgowania: pomagają usprawnić księgowanie poszczególnych zapisów księgowych, które powtarzają się okresowo, ale w których rzeczywiste kwoty nie są znane z góry. Podczas zapisywania transakcji jedyne co należy zrobić, to otworzyć istniejący szablon i wypełnić brakujące pozycje.

Księgowania okresowe: niektóre transakcje są wykonywane w powtarzających się cyklach (np. miesięcznych, rocznych), ich kwoty mogą być różne, także zależności procentowe mogą nie być stałe. Możliwe jest zdefiniowanie własnych księgowań cyklicznych i określenie ich częstotliwości. Księgowania okresowe mogą być wykorzystywane do rozliczeń międzyokresowych, księgowania rezerw finansowych, wycen bilansowych, czy kursowych lub w przypadku niektórych wydatków powtarzalnych, takich jak np. opłaty leasingowe, prenumeraty.

Operacje stornujące: funkcja automatycznego stornowania rozliczeń międzyokresowych na koniec miesiąca lub roku. Automatyczne wycofanie ręcznych zapisów księgowych jest zwykle skonfigurowane tak, aby miało miejsce pierwszego dnia następnego miesiąca. Możliwe jest samodzielne określenie innej daty. Funkcja najczęściej używana w procedurze zamknięcia roku do księgowania np. wyceny rozrachunków w walucie obcej na dzień bilansowy.

Szablony raportów finansowych: w SAP Business One jest możliwość szybkiego i prostego generowania wszystkich niezbędnych raportów finansowych i kontrolnych. Są to m.in. Bilans, Rachunek zysków i strat, Zestawienie obrotów i sald, Rachunek przepływu środków pieniężnych. Oprócz tych raportów SAP Business One oferuje również narzędzia do tworzenia własnych, niestandardowych raportów.

Zarządzanie budżetem: funkcje zarządzania budżetem w SAP Business One umożliwiają definiowanie budżetu w dowolnej walucie, za pomocą różnych zdefiniowanych reguł alokacji budżetu i scenariuszy, a następnie ścisłe kontrolowanie wydatków oraz porównywanie kwot rzeczywistych z planowanymi. Kontrolę budżetu ułatwiają alarmy informujące o przekroczeniu zdefiniowanego limitu budżetu, a także autoryzacje umożliwiające zablokowanie transakcji. Jest też możliwość definiowania budżetu zarówno dla jednostek organizacyjnych (centra przychodu i kosztu), jak i projektów.

Rachunek kosztów: jest możliwość analizowania kosztów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym. Dzięki funkcjom Rachunku kosztów można do każdej transakcji przypisywać odpowiednie centrum kosztu i zysku (MPK – miejsce powstawania kosztu, np. dział, wydział, pracownik) oraz projekt (np. zadanie, zlecenie, projekt realizowany dla kontrahenta, czy projekty wewnętrzne). Kwoty można alokować bezpośrednio lub pośrednio, za pomocą reguł rozdziału. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne identyfikowanie i śledzenie kwot wydatków lub przychodów oddziałów, działów, pracowników czy projektów, tak jakby były oddzielnymi podmiotami. Rachunek kosztów może również pomóc w zmniejszeniu liczby kont księgi głównej. Na przykład, zamiast oddzielnego konta przychodów dla każdego działu, linii produktów i lokalizacji, potrzebne jest tylko jedno konto rodzajowe ogólne, którego saldo jest następnie dzielone na centra kosztów i przychodów oraz projekty.

JPK, VAT, Deklaracje VAT: w SAP B1 znajdują się wszystkie niezbędne narzędzia do pełnej ewidencji i rozliczania podatku VAT, sporządzania deklaracji podatkowych i wysyłania do systemu e-Deklaracje, sporządzania wymaganych raportów i rejestrów VAT, elastycznego zarządzania i zmiany stawek VAT, tworzenia i wysyłania plików JPK_V7 oraz VDEK), zgodnie z aktualnie wymaganym schematem i strukturą.

Należności i zobowiązania: należności i zobowiązania są wprost powiązane z obszarami takimi jak sprzedaż, czy zakupy, co ułatwia ich śledzenie i kontrolę. System zawiera szereg funkcji ułatwiających obsługę transakcji z kontrahentami: monitorowanie stanu należności i zobowiązań, kojarzenie płatności i dokumentów, wiekowanie rozrachunków, zarządzania windykacją należności, wystawianie kompensat, potwierdzenia sald, noty korygujące i inne.

Przelewy i wyciągi bankowe: dzięki rozszerzeniu funkcjonalnemu AltPiW, możliwa jest automatyzacja płatności oraz obsługa transakcji bankowych i wymiana danych z bankiem. Zarówno poprzez bezpośrednie połączenie z systemem bankowym (komunikacja przez web service), jak i poprzez eksport pakietów przelewów oraz import wyciągów bankowych (wymiana plików w formacie MT940). Płatności przychodzące i wychodzące są automatycznie księgowane i rozliczane z fakturami sprzedaży/zakupu na podstawie transakcji bankowych (wyciąg bankowy).

Rozliczenia i rozrachunki: system zapewnia łatwy dostęp do śledzenia i kontrolowania rozrachunków. Umożliwia zarówno automatyczne, jak i ręczne uzgadnianie i rozliczanie transakcji dotyczących Partnerów handlowych lub kont. Większość rozliczeń wewnętrznych odbywa się automatycznie, na przykład podczas tworzenia płatności przychodzących i wychodzących połączonych z fakturami.

Windykacja należności: system umożliwia generowanie wezwań do zapłaty (monitów) oraz not odsetkowych. Możliwe jest wykorzystanie funkcji kreatora monitów, który weryfikuje wszystkich odbiorców, sprawdza zaległe faktury sprzedaży oraz transakcje związane z zadłużeniem oraz umożliwia wydruk/pdf i wysłanie odpowiednich pisemnych/elektronicznych przypomnień na różnych poziomach monitowania. Ponadto system umożliwia automatyczne księgowanie not odsetkowych i opłat naliczanych z tytułu windykacji.

Kompensaty: system zapewnia elastyczną ewidencję saldowania wzajemnych należności i zobowiązań wynikających z dokumentów sprzedaży i zakupu, zarówno w odniesieniu do tego samego podmiotu, jak i różnych podmiotów.

Potwierdzenia sald: system automatyzuje proces generowania potwierdzeń sald odbiorców i dostawców (zestawienia należności i zobowiązań w celu ich potwierdzenia) oraz umożliwia wydruk lub wysyłkę w formie elektronicznej.

Okresy sprawozdawcze: SAP umożliwia elastyczne definiowanie okresów sprawozdawczych (np. roczne, miesięczne, kwartalne) oraz roku obrotowego, który niekoniecznie musi być zgodny z rokiem kalendarzowym.

Procedura zamknięcia roku: za pomocą wbudowanych narzędzi możliwe jest przyspieszenie wykonania zamknięcia na koniec miesiąca oraz zamknięcie ksiąg rachunkowych na koniec każdego okresu sprawozdawczego. Funkcja zamknięcia okresu służy do tworzenia księgowań w momencie zakończenia roku obrotowego lub okresu sprawozdawczego. Zamknięcie roczne powoduje wyzerowanie wszystkich sald kont przychodowych i kosztowych (wynikowych) poprzez przeniesienie na konto bilansowe ‘Wynik finansowy’. Ponieważ procedura zamknięcia roku finansowego naturalnie wymaga czasu, rok może pozostać otwarty do chwili, aż wprowadzone zostaną wszystkie księgowania korygujące.

Środki Trwałe: SAP B1 pozwala na kompleksową obsługę środków trwałych, składników majątku trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, czy wyposażenia dodatkowego. Umożliwia prowadzenie ewidencji wszystkich zdarzeń gospodarczych, związanych z zarządzaniem majątkiem trwałym, np. przyjęcie środka trwałego (OT), przekazanie środka trwałego (PT), modernizacja – zwiększenie lub zmniejszenie wartości (MT), likwidacja środka trwałego (LT), oraz pełną amortyzację. Program pozwala na uwzględnianie wartości przeszacowania środków trwałych, sezonowości generowania odpisów amortyzacyjnych, ulg inwestycyjnych. Umożliwia podwójne ujęcie amortyzacji, zarówno podatkowej, jak i bilansowej oraz zastosowanie różnych metod amortyzacji (liniowa, degresywna, jednorazowa, naturalna). Automatyzuje proces naliczania i księgowania odpisów amortyzacyjnych.

Przedpłaty, faktury zaliczkowe: system wspiera obsługę zaliczek. Dokumenty ‘Żądanie zaliczki’ i ‘Faktura zaliczkowa’ usprawniają rozliczanie przedpłat. Dzięki wbudowanym alarmom, zaksięgowanie przedpłaty do ‘Żądania zaliczki’ (Faktura proforma) może uruchomić automatyczny proces dostawy towaru, usługi, za które wpłynęła wpłata.
Faktura zaliczkowa jest automatycznie powiązana z końcową fakturą sprzedaży, co ułatwia jej rozliczenie.

Intrastat: dzięki dostępnym w SAP narzędziom możliwe jest przygotowanie i dostarczenie organom podatkowym niezbędnych deklaracji Intrastat.  Jest obsługiwany we wszystkich europejskich wersjach lokalizacyjnych systemu SAP Business One.

Koszty dostawy: importerzy towarów ponoszą koszty dodatkowe, takie jak cła, opłaty transportowe i ubezpieczeniowe, czy podatki. Te koszty dodatkowe mogą być przypisywane do towarów, wliczane do wartości zapasów i uwzględniane w wycenie oraz kalkulacji kosztów własnych. Utworzenie dokumentu kosztów dostawy powoduje jednocześnie automatyczne zaksięgowanie zapisu księgowego w systemie księgowym.

Koszty transportu: SAP Business One umożliwia zarządzanie kosztami transportu, tak aby możliwe było śledzenie dodatkowych kosztów transakcji sprzedaży i zakupu. Koszty transportu mogą obejmować ubezpieczenie, wysyłkę i inne koszty występujące w przypadku towarów. Koszty transportu można doliczać do całego dokumentu lub do pozycji dokumentu. Po dodaniu kosztów transportu, łączna wartość dokumentu jest odpowiednio aktualizowana, a koszty transportu są wliczane do wartości zapasów w przypadku zakupu. Koszty dodatkowe sprzedaży są kosztami niewliczanymi do wartości zapasu, które rejestruje się jako wydatki sprzedaży w celu poprawnej kalkulacji zysku.

Automatyczna weryfikacja kontrahenta: dzięki rozszerzeniu AltBP możliwe jest automatyczne sprawdzenie danych kontrahentów (NIP, dane adresowe) w bazach GUS, VIES oraz weryfikacja ich rachunków bankowych na Białej liście.

KSeF: wraz z wejściem obowiązku KSeF ustrukturyzowane eFaktury będą przesyłane do Centralnego Repozytorium Faktur Elektronicznych bezpośrednio z programu SAP. Co więcej, możesz również pobierać faktury z KSeF bezpośrednio do Elektronicznego Obiegu Dokumentów SPUMA, by następnie zaksięgować je w SAP.

Wielowalutowość: system umożliwia rejestrowanie i rozliczanie transakcji w wielu walutach, automatyczne pobieranie kursów walut oraz automatyczne rozliczanie różnice kursowych. System SAP Business One rejestruje każdą transakcję walutową, jednocześnie w walucie obcej (WO) i w walucie lokalnej (WL – to jest w walucie, w której rozliczamy się z US), zgodnie z kursem wymiany waluty w dniu transakcji oraz obowiązującymi przepisami.
Każda płatność przychodząca i wychodząca w walucie obcej, automatycznie rozlicza i księguje dodatnie i ujemne różnice kursowe, wynikające z różnic pomiędzy kursem dnia faktury, a kursem z dnia zapłaty. Funkcja ‘Różnice kursowe’ umożliwia przeliczanie salda walutowego zgodnie z kursem na dzień obliczenia różnic i jest wykorzystywana m. in. procedurze zamknięcia roku do księgowania wyceny rozrachunków w walucie obcej na dzień bilansowy.

Wielofirmowość: SAP Business One zapewnia zintegrowane zarządzanie firmami posiadającymi wiele jednostek biznesowych, spółek zależnych i oddziałów.
Jednostki powiązane mogą mieć wspólny Plan kont, wspólną bazę kontrahentów, wspólne kartoteki materiałowe, towarowe i usługowe. Wielofirmowość umożliwia automatyzację transakcji międzyfirmowych oraz konsolidację danych finansowych we wszystkich obszarach operacyjnych dla celów sprawozdawczych (np. skonsolidowane bilanse partnerów biznesowych, skonsolidowana analiza sprzedaży, wielopoziomowa konsolidacja finansowa).