Zakupy, magazyn, dystrybucja i logistyka w SAP Business One
Usprawnij zarządzanie magazynem i zaopatrzeniem. Optymalizuj zapasy dzięki efektywnemu zarządzaniu łańcuchem dostaw.
Zakupy
Monitoruj procesy zakupowe – od bieżącego zapotrzebowania po zakupy strategiczne. Wyeliminuj błędy i pomyłki dzięki mechanizmom elektronicznej wymiany danych (EDI) i automatyzacji procesów.
Zarządzanie zasobami
Korzystaj z wbudowanych mechanizmów MRP, które pomogą zaplanować na czas (just-in-time) dostawy materiałów i towarów oraz uruchomić zlecenia produkcyjne wyrobów. Ogranicz powierzchnię magazynową poprzez zmniejszenie zapasów.
Powiadomienia i alerty
Korzystaj z informacji on-line o stanie zapasów, reaguj i decyduj odpowiednio szybko dzięki automatycznym powiadomieniom i wbudowanym alarmom.
Dystrybucja i logistyka
Dotrzymuj terminów dostaw i skróć czas realizacji zleceń dzięki sprawnej koordynacji procesów sprzedażowych, zakupowych, produkcyjnych i logistycznych. Zautomatyzuj procesy dzięki obiegowi dokumentów magazynowych: kontrola dostaw i wydań, polecenia kompletacji, listy przewozowe (CMR), integracja z firmami kurierskimi.
Zarządzanie magazynem
Zarządzaj przestrzenią magazynową (obsługa magazynu wysokiego składowania – WMS), optymalizując rozmieszczenie towarów w lokalizacjach (regał, pólka, sektor ) z możliwością wykorzystania numerów partii/serii oraz definiowania wielu rodzajów opakowań i jednostek miar dla jednego indeksu materiałowego.
Identyfikacja za pomocą kodów
Zwiększ wydajność pracy magazynierów wykorzystując urządzenia mobilne, etykiety logistyczne, system kodów (kreskowych, QR, RFID, DataMatrix). Monitoruj ruchy magazynowe i postęp realizacji dyspozycji magazynowych.
Zaopatrzenie i kontrola zapasów w SAP Business One
SAP Business One oferuje zaawansowane funkcje zarządzania magazynem, zapasami oraz logistyką i dystrybucją, które pomagają firmom efektywnie realizować, kontrolować i optymalizować procesy magazynowe. System integruje wszystkie kluczowe informacje dotyczące dostawców, odbiorców, towarów, produktów, materiałów oraz transakcji, co zapewnia pełną przejrzystość i spójność danych. SAP Business One zapewnia pełny obraz łańcucha dostaw – od planowania zaopatrzenia, zakupów, przez zarządzanie przestrzenią magazynową i logistykę, śledzenie ruchów towarów, aż po kompletację, wysyłkę i sprzedaż. Automatycznie wyceniając każdy ruch towarów i dostosowując koszty i ceny, eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych i zmniejsza związane z tym błędy i koszty.
[Program przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji magazynowej, wartościowo-ilościowej w firmach handlowych, usługowych i produkcyjnych o różnym profilu działalności.
Zawiera wszystkie narzędzia do pełnej automatyzacji pracy osób obsługujących magazyn.]
Gospodarka magazynowa
SAP Business One umożliwia precyzyjne zarządzanie zaopatrzeniem, dystrybucją, przestrzenią magazynową, zapasami, ruchami magazynowymi (przyjęciami, przesunięciami i wydaniami). System automatycznie śledzi każdy ruch towarów oraz zmiany kosztów i cen nabycia, eliminując potrzebę ręcznej kalkulacji. Dzięki temu unikniesz błędów i związanych z nimi kosztów. To zaawansowane oprogramowanie jest nieocenione dla firm chcących zoptymalizować zarządzanie magazynem i gospodarką materiałową.
Zarządzanie łańcuchem dostaw
SAP Business One dzięki wbudowanym procesom oraz narzędziom integracyjnym w prosty sposób umożliwia zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM). SAP automatyzuje cały proces zarządzania przepływem towarów i materiałów – od zaopatrzenia, przez logistykę magazynową, logistykę produkcji, po dostawę do klienta końcowego (procesy end-to-end).
Zarządzanie zapasami - Baza towarów, produktów, materiałów
SAP Business One umożliwia zarządzanie wszystkimi towarami, które kupujesz, sprzedajesz, przechowujesz; wyrobami gotowymi, które produkujesz; surowcami, materiałami, które zużywasz w procesie produkcji oraz usługami, które realizujesz dla klientów lub na potrzeby własne. Kluczowym elementem w definiowaniu towarów, produktów, usług i w sposobie ich obsługi jest rekord danych podstawowych, identyfikowany unikalnym kodem – tzw. Indeks.
Dane podstawowe towaru - Indeks
Dane podstawowe towaru to rozbudowana kartoteka Indeksu magazynowego, która zawiera wszystkie informacje, niezbędne do zarządzania surowcem, towarem, produktem czy usługą. Dane te są automatycznie wykorzystywane w procesach zakupu, planowania zapotrzebowania MRP, sprzedaży, produkcji, zarządzania magazynem, księgowości.
Co zawiera kartoteka Indeksu – Dane podstawowe towaru:
- Parametry logistyczne – do głównych parametrów logistycznych, zarówno po stronie zakupu, jak i sprzedaży, należą wymiary fizyczne (długość, szerokość, wysokość, objętość, waga), jednostki miar, ilości rodzaje opakowań, opakowania zbiorcze (np. sztuka, karton, paleta itp.).
- Jednostki miary sprzedaży i zakupu – do każdego towaru, produktu, możesz zdefiniować jednostki miary zakupu oraz jednostki miary sprzedaży, np. szt., kg, l, m, op. Itd. Wybór jednostki zależy od rodzaju towaru i branży. W transakcjach zakupu lub sprzedaży system automatycznie przelicza ilość towaru na odpowiednią jednostkę miary. W przypadku gdy towary są kupowane, sprzedawane i przechowywane w różnych jednostkach miary, SAP Business One ułatwia ich przeliczanie. Możesz np. określić, że dany towar jest kupowany w kartonach, ale sprzedawany w sztukach. System automatycznie przeliczy ilości zgodnie z ustalonymi zasadami przeliczania.
- Zamienniki (towary zastępcze) – dla każdego Indeksu możesz zdefiniować towary zastępcze o podobnych właściwościach. Gdy dana pozycja nie jest dostępna w momencie sprzedaży, system może automatycznie zasugerować towary alternatywne. Jeśli brakuje określonego materiału, można użyć zamiennika, aby kontynuować proces produkcji.
- Numery katalogowe Dostawców/Odbiorców – równolegle z wewnętrznymi, unikalnymi numerami Indeksów, możesz stosować numery katalogowe dostawców bądź odbiorców. Umożliwia to jednoznaczną identyfikację towarów w transakcjach sprzedaży lub zakupu z konkretnym partnerem handlowym. Możesz również używać kodów kreskowych/QR/inne, dostawców i odbiorców.
- Domyślni dostawcy – na karcie towaru możesz przypisać jednego lub więcej domyślnych dostawców, u których zamawiasz i kupujesz dany towar. Dzięki temu proces tworzenia dokumentów zakupowych będzie łatwiejszy i szybszy, ponieważ system automatycznie zasugeruje zamówienie u domyślnego dostawcy.
- Reguły planowania – dla każdego indeksu możesz określić reguły planowania i wybrać metodę nabycia. Planowanie MRP w oparciu o zdefiniowane reguły, uwzględniające m.in., czasy dostawy czy produkcji, pozwala określić z odpowiednim wyprzedzeniem, zarówno harmonogram dostaw, jak i harmonogram uruchamiania zleceń produkcyjnych czyli ile, kiedy i na kiedy zamawiać lub produkować, aby zaspokoić prognozowane lub faktyczne zapotrzebowanie. Dodatkowe parametry takie jak: częstotliwość zleceń, wielokrotność zleceń, minimalna ilość zamówienia, czas dostawy, dni tolerancji, pomagają zarządzać procesami zakupu i produkcji, zapewniając, że odpowiednie ilości towarów, produktów, bądź surowców są dostępne w magazynie w odpowiednim czasie.
- Stany magazynowe – kartoteka Indeksu dostarcza kompleksowych i dynamicznie aktualizowanych informacji na temat stanów magazynowych w każdym magazynie. Możesz na bieżąco kontrolować zapasy, w tym ilości, które faktycznie znajdują się na stanie, ilości, które zostały zamówione przez klientów, ale jeszcze nie zostały wysłane, ilości zamówione u dostawców, ilości dostępne do sprzedaży.
- Minima, maksyma magazynowe – na karcie indeksu możesz określić minimalny, maksymalny i wymagany poziom zapasów w każdym z magazynów. Dzięki temu system może np. wysyłać automatyczne powiadomienia (alerty) lub generować rekomendacje zamówień zakupu do domyślnych dostawców, w momencie gdy poziom zapasów osiągnie minimalny poziom.
- Kody kreskowe, QR, inne – każdy produkt w magazynie może być oznaczony unikalnym kodem, który umożliwia jego jednoznaczną identyfikację. Skanowanie kodów za pomocą kolektora danych lub czytnika kodów kreskowych, pozwala szybko zlokalizować odpowiedni produkt w magazynie, zarejestrować transakcje magazynowe (takie jak przyjęcie dostawy, przesunięcie mm, wydanie towarów czy inwentaryzacja) oraz monitorować stan zapasów. Oprócz kodu indeksu kody kreskowe, czy QR mogą zawierać dodatkowe informacje takie jak np.: nr serii, nr partii, data ważności, opakowanie zbiorcze, ilość w opakowaniu zbiorczym i inne.
Zarządzanie magazynem
Zarządzanie magazynem w SAP Business One umożliwia zarządzanie magazynami fizycznymi, w tym zlokalizowanymi w różnych miejscach geograficznych, magazynami konsygnacyjnymi (depozytowymi/komisowymi), oraz lokalizacjami składowania. Żeby przyspieszyć m.in. przyjęcia, wydania, kontrolę jakości, czy mieć informacje gdzie znajdują się towary, części zamienne, narzędzia, możesz zdefiniować magazyny logiczne/wirtualne (np. strefa przyjęć towarów, strefa kompletacji i wysyłek, strefa kwarantanny, strefa reklamacji, samochód serwisanta itp.).
Kluczowe funkcje zarządzania magazynem:
- Zarządzanie wieloma magazynami – zdefiniowane magazyny stanowią podstawę zarządzania gospodarką magazynową w SAP Business One. Magazyny mogą znajdować się w różnych miejscach geograficznych i mogą być całkowicie rozdzielnie zarządzane (kalkulacja kosztów, reguły planowania itp.).
- Magazyny fizyczne i logiczne (wirtualne) – magazyny utworzone w SAP Business One niekoniecznie muszą być fizycznie od siebie oddzielone. Podczas gdy magazyny fizyczne to rzeczywiste miejsca przechowywania towarów, produktów, materiałów, magazyny logiczne reprezentują np. różne kategorie lub cele przeznaczenia towarów (np. magazyn handlowy, magazyn surowców, części zamiennych, magazyn klienta itd.). Magazyny te mogą znajdować się w jednej przestrzeni, ale są oddzielone logicznie ze względów logistycznych lub dla lepszej efektywności operacyjnej.
- Lokalizacje magazynowe – lokalizacje składowania to konkretne miejsca w magazynach fizycznych, gdzie przechowywane są produkty. Lokalizacje mogą być zorganizowane hierarchicznie, z dokładnością do regału, półki, sekcji, czy pojedynczego pojemnika. Każda lokalizacja składowania jest identyfikowana za pomocą unikalnego numeru i może być oznaczona kodem QR/kreskowym, który jednoznacznie określa konkretne miejsce przechowywania w magazynie. Zastosowanie kodów kreskowych/QR do oznaczenia lokalizacji składowania umożliwia ich skanowanie i odczytywanie za pomocą skanera kodów kreskowych lub kolektora danych, a to z kolei automatyzuje i przyspiesza pracę magazyniera i eliminuje ewentualne pomyłki.
- Pojemność lokalizacji magazynowych – SAP Business One pozwala na określenie wymiarów każdego miejsca składowania (długość, szerokość, wysokość) oraz monitorowanie w czasie rzeczywistym informacji o dostępnej pojemności danej lokalizacji. Dzięki temu możesz na bieżąco śledzić ile miejsca jest dostępne w poszczególnych lokalizacjach, co pozwala na optymalne wykorzystanie dostępnej przestrzeni i bardziej efektywne planowanie i zarządzanie zapasami.
- Zarządzanie dopuszczalną ilością i wagą – system umożliwia także określenie maksymalnej dopuszczalnej wagi oraz ilości towarów, które mogą być składowane w danym miejscu. Dzięki temu możesz m.in uniknąć przeciążenia miejsc składowania.
- Warunki i ograniczenia przechowywania – kolejną możliwością jest przypisanie do lokalizacji składowania kategorii towarów, które mogą lub nie mogą być tam składowane. Można wydzielić strefy dla niektórych towarów (np. niebezpieczne, łatwopalne, alergeny, przeterminowane, wycofane itp.), czy wprowadzić ograniczenia dot. partii, serii – co umożliwia m.in. bezpieczne składowanie różnych typów towarów oraz ich szybsze identyfikowanie i lokalizowanie w magazynie. Określenie specyficznych warunków przechowywania jak np. temperatura, pozwala na przechowywanie towarów w optymalnych warunkach, co jest kluczowe dla towarów wrażliwych na temperaturę, takich jak żywność, mrożonki, leki czy chemikalia.
Zakup i zaopatrzenie
Moduł Zakup w SAP Business One to nie tylko przyjmowanie faktur od dostawców i obsługa płatności za zakupione towary. To kluczowy proces zarządzania zapasami i płynnością finansową, który zapewnia Twojej firmie stały dopływ potrzebnych materiałów dokładnie wtedy, kiedy ich potrzebujesz, uwzględniając bieżący cashflow. Począwszy od wyboru dostawcy, który oferuje najkorzystniejsze warunki, przez planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP), które analizuje m.in. dane historyczne i prognozy sprzedaży, po rejestrowanie wszystkich informacji na każdym etapie zakupu – od zamówienia i przyjęcia dostawy po fakturę zakupu i płatność. Dzięki integracji zamówień z magazynem i księgowością oraz dostępności danych w czasie rzeczywistym, masz pełną kontrolę nad całym procesem zakupowym. Zawsze masz aktualny obraz tego, co znajduje się w magazynie i jaki jest stan finansowy Twojej firmy. Widok w czasie rzeczywistym umożliwia szybkie zidentyfikowanie potencjalnych braków materiałowych, zanim one wystąpią, co pozwala na proaktywne zarządzanie zapasami.
Kluczowe elementy zarządzania procesem zakupu i zaopatrzenia:
- Dostawcy – na kartotece dostawcy możesz przechowywać wszystkie istotne informacje, których potrzebujesz do zarządzania relacjami z dostawcami (SRM), takie jak: dane kontaktowe, warunki płatności, historia transakcji, faktury i płatności, numery katalogowe, terminowość i jakość dostaw, cenniki i inne
- Cenniki zakupu – SAP Business One wykorzystuje cenniki jako podstawę ustalania cen w procesie zakupów i sprzedaży. Możliwie jest automatyczne pobieranie i aktualizacja cenników dostawców w czasie rzeczywistym.
- Zlecenie zakupu (zapotrzebowanie wewnętrzne) – dokument zlecenia zakupu umożliwia pracownikom inicjowanie procesu zaopatrzenia poprzez przesyłanie informacji o swoim zapotrzebowaniu, ze wskazaniem konkretnych towarów, usług lub ich rodzaju. Zlecenie może trafiać do Działu Zakupów, który zbiera zlecenia z różnych działów, od różnych osób, zatwierdza je, grupuje zamówienia i wybiera najlepszych dostawców.
- Oferty zakupu, wybór dostawcy – proces zakupowy może rozpocząć się od przygotowania zapytania ofertowego do dostawców. W dokumencie Oferta zakupu możesz zapytać o konkretne towary, ich cenę oraz ilość, termin dostawy. W odpowiedzi dostawca potwierdza ilość lub podaje ilość możliwą do zrealizowania, określa cenę i termin dostawy. Na tej podstawie raportu porównawczego ofert zakupu, możesz wybrać najkorzystniejszego dostawcę.
- Zamówienie zakupu (zamówienie do dostawcy) – w dokumencie Zamówienia zakupu określasz listę towarów, surowców bądź usług, które zamierzasz nabyć od dostawcy. Dokument ten zawiera uzgodnione ilości i ceny zakupu. Zamówienie do dostawcy może być generowane np. bezpośrednio ze zlecenia sprzedaży 1:1, może być również wynikiem planowania MRP. Zamówienie może być wysłane do dostawcy bezpośrednio z systemu, jako email z załącznikiem (np. pdf, xml) lub automatycznie formacie EDI (wymaga połączenia z systemem dostawcy).
Planowanie zapotrzebowania materiałowego MRP
Wbudowany kreator MRP to narzędzie umożliwiające dynamiczne zarządzanie zapasami, w odróżnieniu od tradycyjnego uzupełniania stanów do minimów magazynowych, które często są określane ręcznie na podstawie wiedzy logistyka, czy zaopatrzeniowca. MRP prognozuje zapotrzebowanie na podstawie m.in. bieżących zleceń, umów ramowych z dostawcami i odbiorcami, prognoz, aktualnych stanów magazynowych, dostaw zamówionych i w drodze, uwzględniając czasy dostawy i czasy produkcyjne oraz reguły logistyczne. Na tej podstawie kreator MRP rekomenduje harmonogram uruchomienia zleceń produkcyjnych, zamówień zakupu, żądań przesunięć magazynowych, uwzględniając wymagane terminy i ilości.
Umowy ramowe zakupu
Umowy ramowe zakupu to krótko lub długoterminowe kontrakty z dostawcami na dostawę towarów lub świadczenie usług w określonym czasie i na ustalonych warunkach. Umowy ramowe służą do śledzenia realizacji warunków dostaw lub określania harmonogramu dostaw, np. przez definiowanie i kontrolowanie częstotliwości, z jaką odpowiednie ilości towarów powinny być dostarczane.
Dokumenty i ruchy magazynowe
SAP to oprogramowanie, które pomaga firmom sprawnie zarządzać i kontrolować codzienne operacje magazynowe. Dzięki temu systemowi możesz łatwo generować i monitorować dokumenty takie jak przyjęcia towaru, przesunięcia magazynowe, wydania magazynowe, kompletację dostaw, inwentaryzację i inne:
- Dokument Pz – przyjęcie na magazyn – dokument Pz jest używany do przyjęcie dostawy towarów na magazyn. To pierwszy krok w procesie magazynowym, który polega na fizycznym i systemowym potwierdzeniu, że zamówione towary zostały dostarczone
- Żądania przesunięć magazynowych – żądania przesunięć są używane do inicjowania i planowania przesunięć towarów w ramach firmy. Mogą być tworzone przez różne działy w celu zapewnienia dostępności towarów, bądź surowców do produkcji, tam, gdzie są potrzebne. Żądania przesunięć są następnie realizowane przez magazynierów poprzez dokumenty MM.
- Dokument MM – przesunięcie międzymagazynowe – dokument MM służy do rejestrowania przesunięć pomiędzy różnymi, fizycznymi bądź logicznymi magazynami tej samej firmy, bądź tez do przesunięć pomiędzy wewnętrznymi lokalizacjami składowania w ramach magazynu.
- Dokument Wz – wydanie zewnętrzne – dokument Wz jest używany do rejestrowania wydania towarów z magazynu do klienta. To końcowy etap w procesie magazynowym, który obejmuje przygotowanie i wysyłkę zamówionych towarów.
- RW – Rozchód wewnętrzny – dokument RW służy do rejestrowania wydania towarów na potrzeby wewnętrzne firmy lub rejestrowania zużycia materiałów i surowców w procesie produkcyjnym. RW aktualizuje również stan magazynowy, zmniejszając dostępne zapasy.
- PW – Przyjęcie wewnętrzne – dokument PW służy do rejestrowania wewnętrznych przychodów towarów do magazynu. Po zakończonym procesie produkcji wyroby gotowe są wprowadzane na magazyn dokumentem Pw.
- Wniosek o zwrot do Pz/Wz – to dwa różne dokumenty, używane w procesie reklamacji do dostawcy/odbiorcy. Celem dodania wniosku o zwrot jest zarejestrowanie uzgodnionych ilości, cen oraz przyczyny zwrotu przed faktycznym zwrotem towarów
- Zwrot do Pz – dokument Zwrotu do Pz jest wykorzystywany do rejestrowania zwracanych towarów do dostawcy. Podczas tworzenia zwrotu zakupu towary są wydawane z magazynu a ilość jest odpowiednio redukowana.
- Zwrot do Wz – dokument Zwrotu do Wz jest używany w przypadku, klient zwraca dostarczone towary lub wycofuje transakcję, całkowicie lub częściowo.
Kompletacja dostaw (Pick and Pack)
Kompletacja dostaw w SAP Business One to proces, który pomaga w przygotowaniu zamówionych przez klientów towarów do wysyłki i umożliwia monitorowanie stanu kompletacji. Proces kompletacji dostaw obejmuje: tworzenie listy pobrań na podstawie otwartych zleceń sprzedaży, faktur rezerwujących sprzedaży, zleceń produkcyjnych i/lub żądań przesunięcia magazynowego, pobieranie towarów zgodnie z listą pobrań, pakowanie towarów do wysyłki, tworzenie dokumentów wydania (Wz) oraz faktur sprzedaży. Na kompletację dostaw w SAP B1 składa się kilka elementów, które wspierają realizację zamówień:
- Menedżer kompletacji dostaw – służy do automatyzacji procesu kompletacji dostaw. Umożliwia tworzenie list pobrań na podstawie odpowiednich dokumentów, z uwzględnieniem odpowiednich parametrów, takich jak wybór magazynu, priorytet klienta, terminy realizacji.
- Listy pobrań (packing list) – to kluczowy element procesu kompletacji. Lista pobrań stanowi szczegółową instrukcję dla magazyniera, dzięki której dokładnie wie jakie produkty i w jakich ilościach pobrać z magazynu by zrealizować zamówienia. Magazynier może używać listy do zaznaczania pozycji, które już pobrał. Jeśli pracownicy magazynu używają kolektorów danych, mogą wyświetlać listy pobrań i zarządzać nimi bezpośrednio na swoich urządzeniach mobilnych, co dodatkowo usprawnia proces kompletacji.
Etykiety logistyczne
Wykorzystanie etykiet logistycznych/transportowych, to kolejny element, ułatwiający lepszą i sprawniejszą obsługę procesów magazynowych. Możesz używać etykiet do oznaczania różnych indeksów, jednostek miar, opakowań i ich zawartości itd. Etykieta zawiera zestaw określonych informacji, zakodowanych najczęściej w formie kodu paskowego, QR lub innego. SAP Business One automatycznie wygeneruje odpowiednią etykietę na podstawie danych dostępnych w systemie i umożliwi jej wydrukowanie na drukarce etykiet. Każdy towar w magazynie może mieć swój unikalny wzór etykiety.
Etykieta logistyczna zawiera np.:
- Kod towaru, GTIN jednostki handlowej, na palecie lub innym opakowaniu zbiorczym
- Ilość towarów
- Termin ważności
- Oznaczenie partii, serii produkcyjnej
- Seryjny Numer Jednostki Logistycznej
Kody GS1
SAP Business One obsługuje kody o dowolnej specyfice i formacie, również globalne standardy GS1 (Global System, Global Solution i Global Standard). GS1 to międzynarodowy, jednolity systemu kodowania. Wykorzystanie etykiet logistycznych w standardzie GS1 usprawnia procesy logistyczne i ułatwia współpracę w łańcuchach dostaw.
Traceability - Identyfikowalność i śledzenie
Traceability, czyli śledzenie produktów, jest kluczowe w zarządzaniu łańcuchem dostaw i operacjami magazynowymi. Traceability oznacza możliwość śledzenia pełnej historii, lokalizacji i przepływu: towarów od momentu ich zakupu lub wyrobów gotowych od momentu ich produkcji, do momentu gdy trafią do odbiorcy końcowego. Na identyfikowalność w SAP Business One składają się m.in.: numery seryjne i numery partii, lokalizacje składowania w magazynie, dane indeksu, rejestrowanie wszelkich transakcji sprzedaży, zakupu i ruchów magazynowych.
Numery seryjne, numery partii
Numery seryjne, unikalne kody pojedynczych sztuk towarów lub produktów, ułatwiają śledzenie konkretnej jednostki, od momentu zakupu lub produkcji aż do sprzedaży, a w niektórych branżach, również w procesie posprzedażnym np. w przypadku serwisowania, czy obsługi gwarancyjnej. Dzięki numerom seryjnym dokładnie wiesz, który produkt został sprzedany komu i kiedy.
Numery partii przypisane są do grupy towarów, produktów, które np. zostały zakupione w tym samym czasie lub wyprodukowane z tej samej partii/dostawy surowca. Ułatwiają zarządzanie zapasami, kontrolą jakości, terminami przydatności. Jeśli np. okaże się, że partia produktów ma wadę, można szybko zidentyfikować i wycofać wszystkie produkty z tej partii. Numery partii znajdują zastosowanie m.in. w monitorowaniu dat ważności, szczególnie dla produktów spożywczych lub farmaceutycznych.
Wycena magazynowa
Ważnym elementem zarządzania zapasami w SAP Business One jest wycena magazynowa. W systemie dostępne są różne metody wyceny, które wpływają na sposób obliczania wartości towarów w magazynie oraz księgowania operacji magazynowych.
Dostępne metody wyceny:
- średnia ważona – cena jednostkowa jest obliczana przez podzielenie całkowitej wartości zapasów przez ilość w magazynie. Każda nowa transakcja zakupu lub sprzedaży aktualizuje średnią cenę jednostkową. Metoda średniej ważonej jest popularna w wielu branżach ze względu na jej prostotę i dokładność w bieżącej aktualizacji wartości zapasów
- FIFO (First In, First Out / pierwsze weszło, pierwsze wyszło) – wartość jednostkowa jest określana na podstawie kosztu najstarszej partii towaru. Każda kolejna transakcja zakupu tworzy nową warstwę kosztów, a sprzedaż pobiera wartość najstarszego kosztu zakupu do najnowszego. Metoda FIFO jest szczególnie popularna w branżach, w których ważne, by w pierwszej kolejności sprzedawane były starsze towary.
- stała cena ewidencyjna – zapasy wyceniane są na podstawie stałej ceny, która nie zmienia się w zależności od cen nabycia. Metoda stałej ceny sprawdza się w przypadku małej zmienności cen zakupu czy nabycia materiałów, ale głównie do wyceny wyrobów gotowych.
- metoda wyceny serii/partii – koszt jednostkowy towaru jest dokładnym kosztem przyjęcia dostawy danego surowca, stosowany szczególnie ze wskazaniem partii lub serii
Inwentaryzacja
Inwentaryzacja zapasów to proces, który umożliwia dokładne zliczenie i weryfikację ilości towarów w magazynie. Kluczowe jest uzgodnienie fizycznych stanów magazynowych z danymi systemowymi. SAP Business One oferuje różne scenariusze inwentaryzacji oraz zapewnia zaawansowane funkcje i narzędzia, które ułatwią Ci przeprowadzenie dokładnej i sprawnej inwentaryzacji zapasów. Możesz wybrać odpowiedni cykl inwentaryzacji – uruchamiany co roku, co miesiąc, co tydzień, a nawet codziennie.
Metody inwentaryzacji:
- Inwentaryzacja cykliczna w systemie ciągłego zarządzania zapasami – to proces zliczania pozycji zapasów w regularnych odstępach czasu, w oparciu o ustalony harmonogram, co najmniej raz w roku. Umożliwia bieżące monitorowanie stanów magazynowych bez konieczności zamykania magazynu na dłuższy czas.
- Inwentaryzacja okresowa – tradycyjna metoda polegająca na liczeniu wszystkich pozycji magazynowych raz w roku. Pomaga w pełnej weryfikacji stanów magazynowych, jednak może wymagać zamknięcia magazynu na czas inwentaryzacji.
Dodatkowe opcje w procesie inwentaryzacji:
- Zarządzanie zliczaniem lokalizacji składowania
- Zliczanie numerów seryjnych i partii
- Liczenie różnych jednostek miary
- Możliwość wykorzystanie kolektorów danych i skanowania kodów (kreskowych, QR, RFID) w celu usprawnienia i zautomatyzowania inwentaryzacji
Raporty magazynowe
Jedną z prawdziwych wartości SAP Business One jest możliwość śledzenia w trybie ciągłym dynamicznie zmieniającego się zarówno stanu, jak i wartości, poszczególnych towarów, a w konsekwencji wartość magazynów. System natychmiast zapisuje każdą transakcję, niezależnie od obszaru biznesowego, z którego pochodzi (sprzedaży, zakupów, produkcji, przesunięć, wydań-wysyłki), dzięki temu na bieżąco możesz monitorować stan oraz wartość księgową magazynu.
Zarządzanie zapasami wspierają przekrojowe raporty przedstawiające całą historię każdej transakcji i umożliwiające dotarcie (drill-down) do dowolnego dokumentu, który miał wpływ na saldo pozycji, w ujęciu zarówno księgowym jak i logistycznym.
Raporty zapasów umożliwiają przeglądanie informacji o wszystkich towarach w magazynie, zarówno aktywnych, jak i nieaktywnych. Możesz sprawdzać m.in. informacje o ostatnich cenach zakupu, seriach lub partiach, stanie zapasów i wycenie zapasów.
Używając „Raportu symulacji wyceny zapasów”, możesz porównać różne metody wyceny zapasów tego samego towaru – FIFO, średnia ważona, cena ewidencyjna – i wybrać najkorzystniejszą. Dzięki możliwości wyceny każdego towaru według wybranej metody, możesz bardziej elastycznie i precyzyjnie zarządzać zapasami.
Raport śledzenia partii i serii, możesz wykorzystać w procesie identyfikacji i śledzenie surowca, towaru, czy produktu, co jest istotne np. w branżach, wobec których narzucone są restrykcyjne normy i przepisy, takich jak spożywcza, obronna, motoryzacyjna czy medyczna. Jednak bez względu na branżę, traceability – proces identyfikacji i śledzenia, pozwoli Ci uzyskać informację np. jaka partia półproduktów i surowców (w tym również numery seryjne i nazwa dostawcy) użyta została do wyprodukowania konkretnego wyrobu, oraz również komu został on sprzedany.
SAP Business One HANA oferuje wiele dodatkowych możliwości raportowania takich jak np. Zarządzanie harmonogramem dostaw, co pozwoli Ci dynamicznie zarządzać dostawami do klientów. Zestaw narzędzi graficznych zapewnia widok wszystkich zleceń sprzedaży, dzięki czemu łatwo możesz zmieniać harmonogram zamówień w oparciu np. o priorytety.
Lista zawartości lokalizacji składowania w SAP Business One zapewnia Ci pełną kontrolę nad zapasami w ich miejscach przechowywania. Umożliwia ona przeglądanie stanu zapasów lokalizacji składowania, dostęp do listy księgowań zapasów, uzupełnianie zapasów w lokalizacjach składowania, usuwanie zapasów z lokalizacji składowania itd.
Chcesz dowiedzieć się więcej o SAP Business One?
- Zapisz się na bezpłatną konsultację – umów się z nami na krótką rozmowę
- Zobacz demo – przetestuj pełną wersję SAP Business One 10.0 w wersji HANA – wypełnij formularz
- Umów się na bezpłatną prezentację online – spotkaj się z nami w wybranym przez Ciebie terminie i poznaj możliwości SAP Business One – zarejestruj się
- Zadzwoń (12 333 45 01) lub napisz (sap@altab.pl) – porozmawiaj z nami, opowiedz o swoim biznesie, a my pomożemy Ci rozwinąć skrzydła przy pomocy SAP Business One!
Przygotowujemy