Rozwój sieci sprzedaży impulsem do inwestycji w sprawdzone rozwiązanie do zarządzania

Szybki rozwój spowodował, że spółka Provalliance Poland – zarządzająca największą siecią salonów fryzjerskich w Polsce potrzebowała nowego systemu ERP. Dotychczas wykorzystywane oprogramowanie okazało się przestarzałe i mało elastyczne. Nowy system miał za zadanie usprawnić zarządzanie, zautomatyzować pracę i być na tyle elastyczny, aby można było go łatwo integrować z zewnętrznymi aplikacjami, a także działać bezawaryjnie i być łatwy w obsłudze, ponieważ mieli z niego korzystać fryzjerzy we wszystkich salonach w Polsce. Zarząd firmy podjął decyzję o inwestycji w nowoczesne oprogramowanie, w system SAP Business One. W efekcie, w oparciu o SAP Business One został zbudowany kompleksowy mechanizm do zarządzania największą siecią salonów fryzjerskich w Polsce.

Sieć salonów fryzjerskich z SAP Business One

Największa sieć fryzjerska w Polsce

Spółka Provalliance Poland jest właścicielem sieci salonów fryzjerskich Lovely Look oraz Jean Louis David. Jean Louis David jest największą siecią fryzjerską w Polsce i w Europie oraz drugą w skali światowej – marka zarządza ponad 1000 salonów fryzjerskich na całym świecie. Firma posiada ponad 200 punktów usługowych własnych i franczyzowych, mieszczących się we wszystkich większych miastach Polski. Każdego miesiąca z usług salonów korzysta ponad 40 000 klientów.

Wyzwania przed wdrożeniem systemu

Przed wdrożeniem SAP Business One największym problemem było dostosowanie dotychczas używanego systemu informatycznego do rosnących potrzeb. Przy rozwijaniu sieci salonów i zwiększaniu liczby magazynów, firmie potrzebna była pełna automatyzacja procesów, np. w obszarze zaopatrzenia i tego brakowało. Pracownicy byli zmuszeni do ręcznego tworzenia dokumentów, czyli do wielokrotnego wykonywania tych samych czynności. Również Integracja dotychczas używanego systemu z zewnętrznymi aplikacjami nie była możliwa. Z tego powodu pojawiały się liczne komplikacje na poziomie operacyjnym, co powodowało, że firma nie mogła się rozwijać.

Sieć salonów fryzjerskich z SAP Business One

 Integracja wielu różnych rozwiązań w jeden spójny system

W oparciu o SAP Business One został zbudowany kompleksowy mechanizm do zarządzania. Elastyczność i otwartość systemu spowodowały, że dzięki integracji z różnymi aplikacjami – od 2010 roku do dziś – proces automatyzacji w przedsiębiorstwie ciągle postępuje. System zintegrowano między innymi z Salesforce – do zarządzania relacjami z klientami salonów. We współpracy z SAP Business One działa Centrum Obsługi Telefonicznej i wirtualny asystent do obsługi infolinii. W oparciu o SAP Business One powstał też dedykowany do obsługi salonów fryzjerskich system POS, który jest źródłem danych do analiz biznesowych (Business Intelligence). SAP Business One wykorzystywany jest też w procesie rezerwacji, działaniach marketingowych i sprzedażowych.

Zaawansowany proces zaopatrzenia salonów

Po wdrożeniu SAP Business One pełnej automatyzacji uległ proces zaopatrzenia salonów. Zamówienia są generowane automatycznie, a koordynator zaopatrzenia – w oparciu o analizę stanów zużycia – zamawia i wysyła zamówienie, które bezpośrednio trafia do punktów usługowych. Co istotne, mimo wciąż rosnącej liczby salonów, całą logistyką w firmie wciąż zarządza tyle samo osób.

Zaawansowana analityka i raportowanie

SAP Business One umożliwia dostęp do raportów zbiorczych, jak i dla pojedynczego salonu. Użytkownicy w każdej chwili mogą skorzystać z analiz w wielu przekrojach i wymiarach. Na przykład sprawdzić rentowność każdego punktu czy progresję kwotową, wygenerować zestawienie sprzedaży czy analizę zużycia surowców. Dzięki szczegółowym raportom sprzedaży i płynnemu przepływowi informacji pomiędzy centralą, a wszystkimi salonami, możliwe stało się też centralne zarządzanie. Firma planuje wszystkie działania w oparciu o aktualne dane, mając jednocześnie stały nadzór nad wszystkimi procesami oraz możliwość monitorowania zwrotu z inwestycji.

Możliwość ciągłego wprowadzania kolejnych automatyzacji

Dzięki SAP Business One działalność firmy z dnia na dzień staje się coraz bardziej zautomatyzowana. Wprowadzane funkcjonalności znacząco przyspieszają pracę, co znajduje odzwierciedlenie w otwieraniu kolejnych salonów.Cały czas wprowadzamy kolejne automatyzacje. I to przekłada się na realną pracę osób we wszystkich działach firmy. Na przykład, kilka lat temu mieliśmy 25 salonów i dwie osoby w logistyce. Teraz mamy 73 salony i nadal zarządzają nimi dwie osoby.

SAP Business One usprawnił wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi działami w firmie, a także uporządkował przepływ danych, pozwalając użytkownikom systemu na korzystanie z nich w każdej chwili. Na przykład do danych finansowych ma teraz dostęp nie tylko dział księgowości, ale też Kadra Zarządzająca. W oparciu o nie, członkowie zarządu mogą z pełną odpowiedzialnością podejmować strategiczne decyzje.

Podniesienie jakości Obsługi Klienta

Każdego roku, salony fryzjerskie zarządzane przez Provalliance odwiedza prawie 500 000 osób. SAP Business One pomógł uporządkować kontakty z klientami. Dzięki programom lojalnościowym i systemowi Kart Stałego Klienta, pracownicy salonów mają dostęp do kompletnej informacji o kliencie. Osoba wchodząca do dowolnego zakładu fryzjerskiego w Polsce nie musi pamiętać szczegółów dotyczących wcześniej wykonanych usług.

Zainteresowany?

Znajdź nas na: