Faktury w KSeF – od kiedy są obowiązkowe?

Wprowadzenie Krajowego Systemu Faktur Elektronicznych (KSeF) to kolejny krok w cyfryzacji rozliczeń przedsiębiorstw z Urzędem Skarbowym. Termin obowiązku korzystania z e-faktur w Polsce wielokrotnie ulegał zmianie. Pierwotnie zakładano wprowadzenie KSeF w 2023 roku, jednak 17 czerwca 2022 roku Rada Unii Europejskiej ogłosiła projekt, zgodnie z którym fakturowanie elektroniczne w Polsce byłoby obowiązkowe od 1 stycznia 2024 roku. Ten termin następnie przesunięto na 1 lipca tego roku. Była to odpowiedź na prośby przedsiębiorców, którzy alarmowali, że potrzebują więcej czasu na przygotowania do wdrożenia nowego rozwiązania. Na tym jednak zmiany się nie zakończyły i ostatecznie cały proces został znacznie przesunięty.

Od kiedy obowiązkowy KSeF? Co wiadomo w 2024 roku?

W momencie, w którym pojawiły się informacje dotyczące obowiązku e-fakturowania, najważniejsze pytanie dotyczyło tego, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy. Korzystanie z tego narzędzia wymaga wprowadzenia wielu zmian i dostosowania całej struktury organizacyjnej w firmie do nowych wytycznych. W związku z tym ta kwestia nadal budzi wiele emocji.

Polskie firmy w większości nie są jeszcze w pełni gotowe na nałożenie na nie nowego obowiązku – zwłaszcza w obliczu tego, że ostatnie lata nie były łaskawe pod względem legislacyjnym. Zarówno mali i średni przedsiębiorcy, jak i ci duzi musieli mierzyć się z kolejnymi nowelizacjami i ustawami, których efektem bardzo często było obciążanie budżetu oraz działów administracyjnych i księgowych. Kolejne kwestie związane z rozliczeniami trzeba więc wprowadzać z dużą rozwagą, na co zwracają uwagę zarówno pracownicy Ministerstwa Finansów, jak i sami przedsiębiorcy.

19 stycznia 2024 roku na konferencji prasowej minister finansów Andrzej Domański poinformował, że w 2024 roku nie zostanie uruchomiony obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Minister stwierdził, że ze względu na obecny stan przygotowań wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania nie jest możliwe ani od 1 lipca 2024 roku, ani nawet do końca tego roku. Dodał, że obowiązkowy KSeF jest potrzeby w polskim systemie podatkowym i dlatego zostanie wprowadzony najszybciej jak to możliwe, ale jedynie z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Poprawki do projektu miały zostać wprowadzone po konsultacjach społecznych.

Z początkiem marca 2024 roku zapowiadane przez Ministerstwo Finansów konsultacje dotyczące KSeF zostały zakończone. Około 10 000 osób wzięło udział w rozmowach o funkcjonowaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Po nich odbyły się wspomniane konsultacje, które miały być kluczowe dla podjęcia ostatecznych decyzji w zakresie terminu na wprowadzenie nowego obowiązku.

Ostatnie doniesienia wskazywały na to, że być może już od 2025 roku w Polsce zostanie wprowadzony obowiązek rejestrowania faktur sprzedaży (ustrukturyzowanych) w KSeF. Termin ten uległ jednak kolejnemu przesunięciu.

Od kiedy obowiązuje KSeF? Aktualne informacje

W kwietniu 2024 roku oficjalnie ogłoszono, od kiedy obowiązuje KSeF. Aktualne wytyczne w tym zakresie na pewno zdejmą ciężar z barków wielu przedsiębiorców. Zgodnie z nimi ani rok 2024, ani 2025 nie będą tymi, w których korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe. Na jego wdrożenie, zintegrowanie z innymi programami i dostosowanie struktury firmy do potrzeb oraz możliwości własnego przedsiębiorstwa będzie znacznie więcej czasu.

Od kiedy KSeF dla wszystkich? 2026 rok to ostateczny termin rozpoczęcia obowiązkowego korzystania z systemu. Co jednak ważne, nie dojdzie do tego z dnia na dzień. Ministerstwo Finansów wyznaczyło terminy dla konkretnych grup przedsiębiorców.

Zgodnie z nimi od 1 lutego 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy dla dużych podmiotów, które przekroczyły 200 mln zł obrotów rocznych. Z kolei od 1 kwietnia 2026 roku system będzie obowiązywał również wszystkich innych przedsiębiorców.

Faktury KSeF – od kiedy zacząć się przygotowywać do wdrożenia systemu w swojej firmie?

Każdy przedsiębiorca wkrótce będzie musiał wystawiać i przesyłać faktury przez KSeF. Od kiedy warto zacząć się do tego przygotowywać? Najlepiej jak najszybciej. Wiążące się z tym zmiany są duże, a więc wymagają podjęcia szeregu działań, aby wdrożenie przebiegło skutecznie i nie wywołało problemów organizacyjnych czy dotyczących samego obrotu gospodarczego. Jeśli rozpoczniesz przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem, to nowy obowiązek nie będzie nadmiernie obciążać Twojej firmy. Ponadto szybko zaczniesz dostrzegać zalety KSeF i czerpać korzyści związane z ujednoliconym systemem fakturowania oraz związaną z tym łatwością w rozliczeniach.

Co warto zrobić już dzisiaj? Przede wszystkim zalogować w KSeF, sprawdzić, jakie opcje są w nim dostępne i w jaki sposób można z nich korzystać. Dobrze jest też przejść do integracji systemu z programem do zarządzania, z którego na co dzień korzystasz w swojej firmie. Najlepiej robić to wszystko przy wsparciu specjalistów – dla zwiększenia efektywności i ograniczenia ryzyka błędów.