Moduł Zakup

Jakie funkcje i dokumenty zawiera moduł Zakup w SAP Business One

W SAP B1 możesz zarządzać całym procesem zakupu, począwszy od zapotrzebowania wewnętrznego, Ofert zakupu i Zamówień, przez Dokument PZ, po Fakturę zakupu i ewentualne Zwroty. Moduł ‘Sprzedaż’ i ‘Zakup’ działają podobnie. Poniżej najczęściej używane funkcje:

• ‘Umowy ramowe‘ – jeżeli masz długoterminową umowę z dostawcą na dostawę określonej ilości i cenie towarów oraz w sprecyzowanym czasie możesz zdefiniować te warunki w ramach umowy ramowej. Dzięki powiązaniu dokumentów zakupu z umową możesz kontrolować realizację warunków tej umowy 
• ‘Zlecenie zakupu‘ – to wewnętrzna prośba o zakup, którą wysyła konkretny użytkownik. Przygotowanie zlecenia do działu zakupów uruchamia ‘Proces zatwierdzania’ czy konieczność autoryzacji np. po przekroczeniu określonej kwoty. Możesz dodatkowo podać adres e-mail, aby otrzymać informację o dostarczeniu zamówienia. Takie elementy definiowane są w module ‘Administracja‘. Po zatwierdzeniu prośby o zakup ‘Zlecenie zakupu’ można skopiować do ‘Oferty zakupu’ lub ‘Zamówienia zakupu’. 
• ‘Oferta zakupu’ – zapytanie ofertowe, które możesz wysłać do kilku dostawców, aby porównać ceny lub terminy. ‘Ofertę zakupu’ możesz utworzyć na podstawie ‘Zlecenia zakupu’ lub niezależnie od tego dokumentu.

Możesz przygotować oferty zakupu dla różnych dostawców. Zapytania możesz wysłać klasycznym mailem. Po otrzymaniu informacji od dostawców uzupełniasz zaproponowane przez nich warunki. W ‘raporcie z porównania ofert zakupu’ możesz sprawdzić jaki dostawca zaoferował najniższą cenę. Wówczas wybierasz tego, który zaproponował najlepsze warunki. 

• ‘Zamówienie zakupu’ – kolejny dokument utworzony na podstawie oferty zakupu lub niezależnie od niej. To dokument, który wysyłasz do dostawcy z zapotrzebowaniem na konkretne towary, surowce, w uzgodnionej cenie. W danych nagłówkowych uzupełniasz informacje o dostawcy, daty, w pozycjach towary, które chcesz zamówić. Dane z zamówienia nie wpływają na system księgowy, ale będą widoczne np. w danych magazynowych indeksu jako propozycje zamówione. Zamówienia możesz wysyłać bezpośrednio z systemu do dostawcy. Proces wysyłki zamówień do dostawców można zautomatyzować, np. poprzez mechanizm EDI (dowiedz się więcej 🔗 Elektroniczna wymiana danych W chwili kiedy przyjeżdża dostawa ‘Zamówienie zakupu’ przekształcasz w dokument PZ wprowadzając faktyczne ilości. Mając te same ilości na zamówieniu możesz dodać PZ a to spowoduje zamknięcie ‘Zamówienia zakupu’. W przypadku, gdyby były różnice w ilości ‘Zamówienie zakupu’ pozostałoby otwarte i niedostarczone ilości mógłbyś przyjąć kolejną dostawą. Przyjęcie dostawy i potwierdzenie ilości możesz zrobić na terminalu mobilnym z uproszczonym interfejsem 🔗link Jeśli chcesz zwrócić towar do dostawcy, masz do dyspozycji dwa rodzaje dokumentu: ‘Wniosek o zwrot do PZ‘ i ‘Zwrot do PZ‘.

Gdyby były różnice w ilości ‘Zamówienie zakupu’ pozostałoby otwarte i niedostarczone ilości mógłbyś przyjąć kolejną dostawą. Przyjęcie dostawy i potwierdzenie ilości może odbywać się także na terminalu mobilnym z uproszczonym interfejsem 🔗link Jeżeli chcesz zwrócić towar do dostawcy masz do dyspozycji dwa rodzaje dokumentu: ‘Wniosek o zwrot do PZ’ i ‘Zwrot do PZ’. 

Podczas tworzenia zwrotu zakupu towary są wydawane z magazynu i redukowana się ilość. W tym przypadku jednak zwrot nie jest konieczny zatem z dokumentu ‘PZ’ możesz utworzyć ‘Fakturę zakupu’. Faktura będzie otwarta do momentu realizacji płatności. 

Następnie możesz otworzyć ‘Mapę relacji’ aby móc zobaczyć już przygotowane dokumenty. Rozpocząłeś od zlecenia zakupu czyli zapotrzebowania wewnętrznego, następnie zostały wysłane oferty zakupu do dostawców, kolejno wybór dostawcy, zamówienie zakupu, przyjęcie dostawy i faktura zakupu. Do czasu wykonania płatności faktura będzie miała status otwarta i będzie podświetlała się na czerwono. 

Moduł Zakup w SAP Business One – tutorial video

Z tego video dowiesz się:

• jakie funkcje zawiera moduł Zakup
• do czego służy Zlecenie zakupu, Oferta zakupu i Zamówienie zakupu
• jak przekształcić Zamówienie zakupu w Dokument Pz
• jak dodać Fakturę zakupu na podstawie zamówienia