KSeF — jak zacząć?​

KSeF to system, który umożliwia wystawianie, odbieranie oraz archiwizowanie faktur. Mimo, że obecnie korzystanie z systemu jeszcze nie jest obowiązkowe, to warto wcześniej przetestować jego działanie. Dostępne są wersje testowe, dzięki którym można przetestować funkcjonalności tego systemu, sprawdzić jak się zalogować oraz zobaczyć jakie informacje zawiera.

Przygotowania do KSeF warto rozpocząć jak najwcześniej. Kluczowe kroki to: przetestowanie platformy, sprawdzenie poziomu dostosowania używanych systemów informatycznych(FK, ERP) do wymogów KSeF oraz przygotowanie organizacyjne (narzędzia, ludzie, procedury).  

Przetestowanie platformy: Już dziś warto zalogować się do KSeF i poznać jego funkcje. Ministerstwo Finansów umożliwia bezpłatne narzędzia testowania:

• środowisko testowe KSeF
• środowisko przedprodukcyjne (Demo) KSeF

Środowisko testowe KSeF – umożliwia testowanie funkcji i procedur systemu bez konieczności uwierzytelniania, aby się zalogować wystarczy wpisać NIP firmy. Proces uwierzytelnienia w tym przypadku jest „symulowany” przez system.

Środowisko przedprodukcyjne (Demo) KSeF – opiera się o faktyczne dane uwierzytelniające zgodne z rejestrem informacji o właścicielach firm. Aby się zalogować konieczne jest posiadanie faktycznych uprawnień, takich jakie będą wymagane w przypadku środowiska produkcyjnego (czyli tego, które będzie obowiązywało po wejściu KSeF w życie i w którym będą przetwarzane rzeczywiste dane firm i faktyczne transakcje). Uwierzytelnienie odbywa się przez przez profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany (podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana).

W ramach środowiska testowego oraz przedprodukcyjnego (Demo) należy używać zanonimizowanych danych. Działanie środowiska przedprodukcyjnego (Demo) jest analogiczne do systemu produkcyjnego z tą różnicą, że znajdujące się tam dane nie są dokumentami księgowymi. Faktury wystawione w środowisku testowym i przedprodukcyjnym (Demo) nie będą wywierały żadnych skutków prawnych i po określonym czasie zostaną usunięte z systemu. 

Jednocześnie funkcjonuje już wersja produkcyjna KSeF, z  której można dobrowolnie korzystać, pamiętając jednak, że każdy wystawiony w systemie dokument jest już dokumentem rodzącym skutki prawne. 

Sprawdzenie dostosowania systemów: poza przetestowaniem KSeF, warto sprawdzić czy używane w firmie systemy informatyczne (FK, ERP, DMS) do obsługi finansów, księgowości, fakturowania, czy obiegu dokumentów, są dostosowane do obsługi e-fakturowania i czy można je zintegrować z Krajowym Systemem e-Faktur. 

Przygotowanie organizacyjne: Wprowadzenie KSeF może też wiązać się z koniecznością przeorganizowania wewnętrznych procesów, np. poprzez wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wystawianie/odbieranie faktur, nadanie im odpowiednich uprawnień, szkolenie personelu. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio wcześniej zweryfikować istniejące procesy i dostosować je do nowych wymagań związanych z e-fakturowaniem.

KSeF — jak zacząć korzystać z tego systemu?

Aby zacząć korzystać z KSeF, niezbędne jest przejście procedury logowania. Jest to konieczne do uzyskania dostępu do aplikacji. Proces ten wymaga uwierzytelnienia, czyli potwierdzenia deklarowanej tożsamości. Jeśli chcesz zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, musisz wykonać następujące kroki:

• zarejestrować się w KSeF,
• uwierzytelnić swoje konto,
• nadać uprawnienia do konta,
• rozpocząć wystawianie faktur w systemie.

Nieco bardziej szczegółowe omówienie każdego z etapów znajdziesz poniżej.

Jak zalogować się do KSeF?

Proces logowania różni się w zależności od tego, czy korzystasz z wersji testowej, wersji przedprodukcyjnej (demo) czy produkcyjnej.

1. Środowisko testowe:
   • Wejdź na stronę ksef-test.mf.gov.pl/web/login
   • Wybierz identyfikator: NIP firmy
   • Wprowadź NIP i kliknij przycisk ‘Uwierzytelnij’
   • W kroku ‘Wybierz sposób logowania’ – kliknij ‘Certyfikat kwalifikowany’
   • Potwierdź, że certyfikat jest podpisem z numerem NIP klikając ‘Dalej’
   • Na liście ‘Typ identyfikatora’ wybierz ‘pieczęć NIP, wprowadź NIP ponownie i kliknij ‘Uwierzytelnij do aplikacji testowej’ (! Uwierzytelnienie w tym przypadku jest „symulowane” przez system)
2. Środowisko przedprodukcyjne (Demo):
   • Wejdź na stronę: ksef-demo.mf.gov.pl/web/login
   • Wybierz identyfikator: NIP firmy
   • Wprowadź NIP i kliknij przycisk ‘Uwierzytelnij’
   • Wybierz sposób logowania: profil zaufany (zaloguj się np. przy pomocy banku) lub certyfikat kwalifikowany (pobierz i podpisz żądanie autoryzacyjne pieczęcią kwalifikowaną lub podpisem kwalifikowanym)
3. Środowisko produkcyjne
   • W przypadku firm przed pierwszym zalogowaniem do KSeF wymagane jest uzyskanie uprawnień dla jednego reprezentanta firmy. Żeby to zrobić złóż zawiadomienia ZAW-FA do właściwego Urzędu Skarbowego (w sposób tradycyjny (pocztą) lub przez ePUAP z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) ! Ważne: w zawiadomieniu może być wpisana była tylko JEDNA osoba reprezentująca firmę – pozostałe osoby mogą zostać dodane po uzyskaniu dostępu, bezpośrednio na portalu KSeF
   • Wejdź na stronę ksef.mf.gov.pl/web/login ( ! Uwaga: to jest wersja produkcyjna, w której każda wystawiona faktura jest dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego. W celu wstępnego przetestowania można używać wersji testowej ksef-test.mf.gov.pl )
   • Po aktywacji konta zaloguj się do KSeF i wybierz jedną z metod uwierzytelnienia:
     • Profil Zaufany – dla osób fizycznych reprezentujących firmę, upoważnionych do korzystania z KSeF (m.in. ZAW-FA)
     • Certyfikat kwalifikowany – jeśli posiadasz kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną
     • Token – jeśli wcześniej wygenerowałeś token za pomocą jednej z powyższych metod i chcesz go używać do szybkiego logowania

Pamiętaj! Opcja elektronicznej rejestracji jest dostępna również dla podatników niebędących osobami fizycznymi, jeśli dysponują elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną z numerem NIP.

W przypadku pozostałych podmiotów niezbędne jest złożenie ZAW-FA we właściwym Urzędzie Skarbowym. Trzeba w nim wskazać osobę delegowaną do obsługi systemu.

Ważne! Druk ZAW-FA dotyczy także osób fizycznych, jeśli ich elektroniczne podpisy kwalifikowane nie zawierają numeru PESEL lub NIP. Za jego pomocą zgłasza się tzw. odcisk palca podpisu.

Po zalogowaniu do indywidualnego konta można rozpocząć korzystanie z systemu. Użytkownicy zgłoszeni przy rejestracji mogą dodawać kolejne osoby do KSeF. Mogą to być zarówno pracownicy firmy, jak i podmioty zewnętrzne, np. biura rachunkowe. Muszą otrzymać odpowiednie uprawnienia, które umożliwią im wystawianie faktur. Można to zrobić na dwa sposoby:

• korzystając z aplikacji KSeF przygotowanej przez Ministerstwo Finansów (dostępnej na stronie internetowej),
• za pomocą programów komercyjnych (wykorzystujących API).

Korzystanie z systemu nie jest na razie obowiązkowe, ale za jakiś czas będzie to wymogiem dla większości przedsiębiorców. Warto więc zacząć zapoznawanie się z nim z odpowiednim wyprzedzeniem. KSeF ma przede wszystkim zautomatyzować proces przesyłania dokumentów oraz zminimalizować ryzyko popełnienia błędu podczas wystawiania faktur.