Jak policzyć zwrot z inwestycji (ROI) w system ERP taki jak SAP Business One? Czynniki wpływające na maksymalizację ROI
Zakup i wdrożenie systemu ERP (Enterprise Resources Planning) to ważne przedsięwzięcie dla Twojej firmy, wymagające pewnych nakładów finansowych. O ile nakłady inwestycyjne są stosunkowo proste do obliczenia, o tyle określenie wymiernych korzyści, wpływających na ROI (Return on investment), jest już bardziej skomplikowane. Dlatego dokładne policzenie ROI wymaga szczegółowej analizy danych rzeczywistych. Natomiast warto zwrócić uwagę na elementy wpływające na zwrot z inwestycji. Przeczytaj poniższy tekst i poznaj czynniki, które wpływają na maksymalizację ROI w system SAP.
Lepsze prognozowanie z systemem SAP
Prognozowanie jest bardzo istotnym elementem funkcjonowania każdego biznesu. Funkcjonalności systemu SAP Business One umożliwiają między innymi prognozowanie popytu, zapewnienie odpowiedniego poziomu zapasów, a także kontrolę dostępności towaru oraz optymalne planowanie wydatków. Lepsze prognozowanie zapewniają między innymi poniższe elementy:
- Prognoza Cash flow – daje pełny, precyzyjny i aktualny obraz przepływu środków pieniężnych. Umożliwia optymalnie planowanie wydatków, przewidywanie zagrożeń związanych z utratą płynności finansowej, ale też ocenę bieżącego potencjału inwestycyjnego. Dzięki cash-flow forecasting wiesz na co cię stać.
- Kontrola dostępności towaru – pozwala kontrolować stany magazynowe w czasie rzeczywistym, sprawdzać czy ilość towaru wymagana przez zlecenie sprzedaży jest dostępna oraz czy zamówienie może być dostarczone do odbiorcy w określonym terminie. System minimalizuje sprzedaż utraconą, dając możliwość przeplanowania dat realizacji zamówień i dynamicznego alokowania towaru, np. według priorytetu klienta.
- Inteligentna prognoza – wykorzystująca metody statystyczne. System automatycznie podpowiada najlepszy algorytm, prognozujący sprzedaż w wybranym okresie. Wyniki prognozy sprzedaży można wykorzystać planując zarówno zaopatrzenie jak i produkcję, korzystając z kreatora MRP.
- Zarządzanie harmonogramem dostaw – pozwala na bieżąco planować wysyłkę towarów, kontrolować ilość i planowane daty dostaw i wysyłek, a także relokować towary, żeby zapewnić ich dostępność i realizację dostaw w terminie.
Efektywne zarządzanie zapasami z nowoczesnym ERP
Efektywne zarządzanie zapasami to kolejna z funkcjonalności systemu, wpływająca na zwrot z inwestycji w ERP. System SAP Business One umożliwia inteligentne zarządzanie magazynem. Oprogramowanie daje szersze możliwości zarządzania zapasami niż popularna, najczęściej stosowana zasada zapasu minimalnego/maksymalnego. Funkcjonalności systemu, wpływające na uniknięcie dodatkowych kosztów oraz optymalne zarządzanie zapasami:
- Raport wiekowania zapasów/rotacji magazynowej – analiza czasu, jaki towar znajduje się w magazynie.
- Raport stanu zapasów – kontrola planowanych ruchów magazynowych dla wybranego towaru.
- Raport kontroli zapasów – łączna wartość zapasu towarów wg. wybranych kryteriów.
- Raport zapasów magazynowych – analiza zapasów jednego lub kilku wybranych towarów, w jednym bądź wielu magazynach, z informacją o lokalizacjach składowania.
Wyższa wydajność i oszczędność czasu dzięki SAP Business One
Wyższa wydajność i więcej produktywnego czasu to kolejne zalety wykorzystania oprogramowania ERP, wpływające na zwiększenie zwrotu z inwestycji. System SAP automatyzuje procesy, umożliwia szybki dostęp do dużej ilości danych, poprawia przepływ informacji. Co więcej, minimalizuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, a to znacząco podnosi wydajność pracy i wpływa na wyeliminowanie błędów i pomyłek. Zwiększenie produktywności i wyższą wydajność zapewniają między innymi:
- automatyzacja procesów logistycznych i magazynowych (WMS) – zwiększenie wydajności pracy magazynierów, szybkie lokalizowanie towarów znajdujących się w magazynie, szybka identyfikowalność towarów wg. partii i numerów seryjnych (traceability)
- usprawnienie obiegu dokumentów (SPUMA) – cyfrowe zarządzanie dokumentami z wykorzystaniem technologii OCR, swobodne wyszukiwanie, przeglądanie, komentowanie, autoryzowanie i archiwizowanie dokumentów (faktur, umów, protokołów i innych),
- szybki i łatwy dostęp do danych w czasie rzeczywistym (również za pomocą urządzeń mobilnych) – umożliwia podejmowanie decyzji, autoryzowanie transakcji, zatwierdzenie budżetów nawet będąc poza biurem.
Lepsze zarządzanie i kontrola nad procesami w SAP Business One
System SAP Business One daje szerokie możliwości raportowania. Umożliwia tym samym zarówno szczegółową analizę wybranych procesów jak i kompleksowe spojrzenie na biznes. Użytkownicy, korzystając między innymi z wielowymiarowych raportów generowanych w czasie rzeczywistym może podejmować trafne decyzje. Umożliwiają to między innymi:
- elastyczne i czytelne kokpity menadżerskie – zawierające dashboardy, wskaźniki KPI (Key Performance Indicators) – umożliwiające szybką ocenę stanu przedsiębiorstwa dzięki miernikom sygnalizującym odpowiednie poziomy, np.: satysfakcjonujący, zagrożenia czy krytyczny,
- BI (Business Intelligence) – oparty na technologii In-Memory w środowisku SAP HANA; wspiera identyfikację, integrację i analizę danych pochodzących z różnych źródeł, ułatwiając podejmowanie trafnych decyzji biznesowych,
- Workflow – automatyzuje przepływ informacji i zadań między pracownikami, usprawniając zlecanie i kontrolę działań wykonywanych w ramach danego procesu zamodelowanego w systemie SAP Business One.
Zadowolenie pracowników – użytkowników SAP Business One
System SAP Business One zwiększa komfort wykonywania codziennych obowiązków poprzez narzędzia do efektywnej współpracy i szybkiej komunikacji. Użytkownicy mają łatwy i przejrzysty dostęp do najważniejszych informacji na temat sprzedaży, klientów, operacji i finansów (zob.: personalizowane pulpity w SAP Fiori). Alerty oparte na przepływie zadań ułatwiają koncentrację na najważniejszych zdarzeniach biznesowych. System ułatwia też proces przekazywania wiedzy, skracając czas wdrożenia nowych pracowników. Codzienną pracę z system SAP Business One wspierają:
- personalizowane interfejsy, które pracownicy mogą samodzielnie dostosowywać do indywidualnych potrzeb, aby mieć szybki dostęp do najbardziej potrzebnych danych, tak, aby praca była wygodna i efektywna (UX),
- plan dnia porządkujący codzienne obowiązki – umożliwiający stały dostęp do kalendarza zadań, ułatwiający weryfikację celów do zrealizowania,
- płynny przepływ informacji i dobra komunikacja pomiędzy pracownikami różnych działów w firmie (czat wewnętrzny, wbudowana poczta, system powiadomień i alarmów).
Utrzymywanie dobrych relacji z klientami z pomocą CRM będącego częścią SAP
SAP Business One wspiera codzienną współpracę z klientami. Automatyzuje procesy oraz umożliwia efektywną obsługę działań w ramach całego cyklu sprzedaży – od pierwszego kontaktu, po finalizację transakcji i obsługę posprzedażną. Utrzymywanie dobrych relacji z kontrahentami wspierają między innymi:
- Ocena Klienta 360 – umożliwia dostęp do informacji z zakresu sprzedaży, logistyki i finansów na dedykowanych, personalizowanych kokpitach. Wprowadza do firmy nowoczesny model zarządzania, opierający się na wiedzy o klientach,
- System powiadomień – przypomina o zaplanowanych działaniach takich jak: (telefon, mail, spotkanie),
- Rekomendacje sprzedaży – podpowiadają produkty, którymi konkretny klient może być zainteresowany. Rekomendacje generowane są z historii zakupów tego klienta i innych klientów.
Czynniki zwrotu z inwestycji w system SAP Business One – podsumowanie
Wszystkie powyższe czynniki wpływające na zwrot z inwestycji w system ERP wskazują, że przedsiębiorstwa po wdrożeniu SAP Business One zyskują zupełnie nową jakość zarządzania biznesem. W działalności każdej firmy istnieje wiele obszarów, które należy uwzględnić, chcąc określić potencjalny ROI. Realne korzyści są zauważane dopiero po uruchomieniu systemu i bardzo często okazuje się, że niektóre funkcjonalności przekładają się na konkretne usprawnienia w obszarach, które wcześniej nie były uznawane za problematyczne. Doskonale widać to na przykładzie naszych klientów, którzy nie tylko bardzo szybko zauważają, że działają sprawniej i efektywniej, ale także dostrzegają szanse i perspektywy dalszego rozwoju, jakie daje im połączenie automatyzacji procesów, inteligentnych technologii, potencjału danych i best practises. Najlepszym potwierdzeniem są słowa jednego z naszych klientów:
„Po roku pracy na SAP Business One wiem, że inwestycja w ten system to była dobrą decyzja. Rok czasu to wystarczająco dużo, aby przekonać się jak wiele możliwości nam daje… i jak wiele do zrobienia przed nami, aby wykorzystać jego potencjał” – Krzysztof Szokal-Egird – Chief Process Officer w Novamed Sp. z o.o.
