Kiedy NIE wybierać SAP Business One? Konkretne scenariusze z praktyki Altab

SAP Business One jest systemem ERP dla małych i średnich firm, który dobrze sprawdza się w wielu firmach produkcyjnych, handlowych, dystrybucyjnych czy usługowych. Nie oznacza to, że będzie właściwym wyborem dla każdej firmy. O tym, czy wdrożenie ma sens, nie decyduje wyłącznie wielkość firmy, liczba pracowników, czy wysokość obrotów. Ważne jest to, czy SAP Business One rzeczywiście pasuje do sposobu działania firmy, jej potrzeb i gotowości do zmian organizacyjnych.

Po ponad 20 latach pracy z SAP Business One wiemy również, że są sytuacje, w których lepiej powiedzieć klientowi: to nie jest rozwiązanie dla Was. Poniżej opisujemy sytuacje, które z naszego doświadczenia warto sprawdzić, zanim firma zdecyduje się na wdrożenie.

SAP Business One nie sprawdzi się w każdej firmie — wybór ERP powinien zależeć od realnych potrzeb, złożoności procesów i gotowości firmy do zmian.

Kiedy firma szuka prostego programu magazynowo – sprzedażowego lub księgowego
Kiedy chcesz odtworzyć stary system 1:1
Kiedy potrzebujesz tylko jednej funkcjonalności
Kiedy jesteś mikroprzedsiębiorstwem
Kiedy sposób organizacji firmy wymaga systemu klasy enterprise
Gdy firma nie jest gotowa organizacyjnie na wdrożenie
Czerwone flagi, które Altab rozpoznaje jeszcze przed rozpoczęciem projektu
Kiedy SAP Business One rzeczywiście dobrze pasuje?
Jak Altab sprawdza, czy SAP Business One pasuje do firmy?
Zanim wybierzesz SAP Business One – odpowiedz na te pytania
SAP Business One nie zawsze będzie właściwym wyborem
FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jednym z powodów, kiedy SAP Business One niekoniecznie jest najlepszym wyborem, jest bardzo wąski zakres potrzeb.

Jeżeli firma potrzebuje przede wszystkim narzędzia do wystawiania faktur, prowadzenia niewielkiego magazynu i podstawowej obsługi sprzedaży, wdrożenie rozbudowanego, zintegrowanego ERP może być nieproporcjonalne do zakresu i nie mieć uzasadnienia ekonomicznego.

Dotyczy to również sytuacji, w której firma oczekuje bardzo dużej swobody w poprawianiu dokumentów i modyfikowaniu ich po wykonaniu kolejnych operacji. SAP Business One działa według określonej logiki powiązanych dokumentów i procesów. Jeżeli organizacja oczekuje sposobu pracy charakterystycznego dla prostych programów magazynowo-fakturowych, może okazać się, że ERP wymaga od niej zmiany przyzwyczajeń.

W takim przypadku prostszy system może lepiej odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy.

To jedna z sytuacji, które już podczas wstępnych rozmów zwracają naszą szczególną uwagę.

Potencjalny klient przychodzi czasem z tabelą XLS zawierającą listę dziesiątek funkcji obecnego systemu. Każda funkcja jest oznaczona jako wymagana, a celem wyboru nowego ERP staje się znalezienie rozwiązania, które odtworzy obecny program możliwie dokładnie.

Sam powód zmiany systemu może być oczywiście bardzo konkretny: dotychczasowy system nie jest już rozwijany i wspierany lub stał się zbyt mały wraz z jej rozwojem.

Jeśli tak, być może lepszym kierunkiem będzie napisanie systemu dedykowanego. Natomiast jeśli chęć odwzorowania systemu wynika tylko z przyzwyczajeń, wówczas łatwo przeoczyć szansę na poprawę sposobu działania firmy. Wdrożenie ERP może być okazją do:

Nie oznacza to, że każdy proces należy zmienić. Nie chodzi również o to, żeby dostawca narzucał firmie sposób pracy. Chodzi o rozróżnienie między wymaganiem, które rzeczywiście wynika z biznesu, a przyzwyczajeniem do sposobu działania starego programu. Jeżeli firma nie chce żadnej zmiany i oczekuje odtworzenia starego systemu 1:1, wdrożenie nowego ERP może nie przynieść oczekiwanej wartości.

SAP Business One jest systemem zintegrowanym. Jego wartość wynika między innymi z połączenia wielu obszarów firmy w jednym środowisku. Jeżeli natomiast potrzebujesz tylko jednej, wybranej funkcjonalności, warto sprawdzić, czy nie istnieje prostsze rozwiązanie przeznaczone właśnie do tego celu.

Przykłady?

W takich przypadkach wdrażanie całego ERP tylko po to, aby wykorzystać jeden jego fragment, może być nieproporcjonalne do potrzeby.

W naszej historii mieliśmy przykłady kancelarii adwokackich, która potrzebowały przede wszystkim uporządkowania obiegu dokumentów. Innym przypadkiem były małe firmy cross-sellingowe, która szukały rozwiązania mającego zastąpić BaseLinkera. Podobnie wyglądała sytuacja małych warsztatów usługowych, np. wulkanizacyjnych, samochodowych, czy innych, potrzebujących niewielkiego magazynu i prostego fakturowania.

W każdym z tych przypadków pytanie nie brzmiało: „Czy SAP Business One potrafi to zrobić?”

Potrafi. Ale pytanie powinno być inne: „Czy potrzebujemy całego systemu ERP, żeby rozwiązać ten konkretny problem?”

To dwie różne rzeczy. Nie chodzi więc o to, że SAP Business One coś ma, czy czegoś nie ma, tylko czy warto „strzelać z armaty do muchy”. Różnica polega na skali i złożoności procesów.

W przypadku bardzo małej firmy warto przede wszystkim sprawdzić, czy skala działalności rzeczywiście uzasadnia wdrożenie ERP.

Nie chodzi wyłącznie o liczbę pracowników czy użytkowników systemu. Mała firma może mieć bardzo intensywną sprzedaż, rozbudowaną logistykę, produkcję albo dużą liczbę operacji, które wymagają integracji i automatyzacji. W takiej sytuacji niewielka liczba użytkowników systemu nie jest wyznacznikiem.

Przykładem może być jeden z klientów Altab – Taimen – sklep z wędkarstwem muchowym obsługuje tysiące transakcji e-commerce. Pracuje tam 4 użytkowników SAP Business One połączony z 10 kolektorami magazynowymi (SAKOL WMS). Tutaj automatyzacja skomplikowanych procesów w SAP B1 dała potężny zwrot z inwestycji.

Inaczej wygląda sytuacja mikrofirmy, która ma prosty model działalności, niewielką liczbę operacji i nie potrzebuje rozbudowanego połączenia sprzedaży, magazynu, finansów czy innych procesów. W takim przypadku prostszy system może być wystarczający, tańszy i łatwiejszy do utrzymania.

Znaczenie ma również budżet. Przy SAP Business One trzeba brać pod uwagę nie tylko licencje, ale cały koszt projektu: wdrożenie, konfigurację, ewentualne dodatki i integracje, infrastrukturę oraz późniejsze utrzymanie. Minimalny poziom inwestycji dla wdrożenia z licencjami on-premise bez infrastruktury sprzętowej, zaczyna się orientacyjnie od około 50–70 tys. zł, zależnie od zakresu projektu. Dla części mikrofirm taki poziom kosztów będzie po prostu niewspółmierny do skali działalności i potrzeb.

Dlatego przy bardzo małej firmie pytanie powinno brzmieć: „Czy nasze procesy są na tyle złożone lub intensywne, że potrzebujemy możliwości, jakie daje zintegrowany ERP – i czy skala działalności uzasadnia koszt takiego rozwiązania?”.

Istnieje również odwrotna sytuacja: firma może być zbyt rozbudowana organizacyjnie, aby SAP Business One był dla niej właściwym rozwiązaniem.

Nie ma jednak sensu wyznaczać prostej granicy typu „powyżej 500 użytkowników SAP Business One się kończy”.

Ważniejsza jest struktura organizacyjna i sposób działania firmy.

SAP Business One jest przeznaczony dla specyfiki małych i średnich firm, gdzie występuje duża zastępowalność ról i zdań przez pracowników. Jest to rozwiązanie kompaktowe i elastyczne, a jego procesy są ze sobą mocno powiązane. W praktyce jedna osoba może wykonywać zadania znajdujące się na styku kilku obszarów.

Inaczej może wyglądać organizacja korporacyjna, w której:

W takich warunkach rozwiązanie klasy enterprise, takie jak SAP S/4HANA, może lepiej odpowiadać sposobowi organizacji firmy.

Dlatego nie warto sprowadzać porównanie B1 i S/4HANA wyłącznie do wielkości firmy. Istotna jest również architektura organizacji i sposób zarządzania procesami.

ERP nie wdraża wyłącznie dostawca. Po stronie klienta potrzebna jest osoba, która zna firmę, rozumie cel projektu, ma odpowiednie umocowanie i może podejmować decyzje. Potrzebne jest również wsparcie zarządu oraz gotowość pracowników do zaangażowania się w zmianę. Brak tych elementów może poważnie zagrozić projektowi. W historii Altab mieliśmy dwa wdrożenia, które zakończyły się niepowodzeniem.

Firma z branży metalowej, hutniczej oraz hurtowego handlu stalą

Pierwszy przypadek dotyczył dużej firmy z branży konstrukcji stalowych, która planowała wdrożenie dla około 100 użytkowników. Problemem nie była liczba użytkowników ani brak możliwości technicznych SAP Business One.

Firma chciała w dużym stopniu przenieść funkcjonalności starego programu do nowego systemu, nie była skłonna do kompromisów, a po stronie klienta brakowało zdecydowanego kierownictwa projektu.

Dodatkowo próbowano spełniać oczekiwania kolejnych użytkowników końcowych, zamiast podejmować decyzje z perspektywy całego procesu i celu wdrożenia. W efekcie wdrożenie zakończyło się niepowodzeniem.

Firma z branży opakowaniowej i tworzyw sztucznych

Drugi przykład to firma produkująca folie do tuneli szklarniowych w Chinach, która lokalnie w Polsce zajmowała się sprzedażą i księgowością.

Mimo dużych obrotów i dużej liczby użytkowników firma nie była gotowa uporządkować struktury i zmienić przyzwyczajeń handlowców. Ostatecznie wycofała się z wdrożenia SAP Business One i wybrała prostsze, lokalne rozwiązanie.

Oba przypadki pokazują coś istotnego:

ERP nie poukłada firmy sam. Może pomóc ją uporządkować, ale potrzebna jest gotowość organizacji do przeprowadzenia tej zmiany.

Niektóre sygnały pojawiają się już podczas pierwszych rozmów. Nie oznaczają automatycznie, że projekt się nie powiedzie. Są jednak powodem, żeby dokładniej sprawdzić, czy firma jest gotowa do wdrożenia i czy właściwie określiła swoje potrzeby.

Często taka tabela powstaje na podstawie funkcjonalności poprzedniego systemu. Nie jest to problem sam w sobie. Problem pojawia się wtedy, gdy lista funkcji staje się celem wyboru systemu, a firma nie potrafi określić, które wymagania są rzeczywiście kluczowe. Łatwo wtedy zacząć porównywać systemy punkt po punkcie, choć w rzeczywistości porównuje się rozwiązania o zupełnie innej filozofii działania.

Zewnętrzny doradca może pomóc w procesie wyboru ERP, ale nie powinien zastępować firmy w określeniu jej rzeczywistych potrzeb i priorytetów.

To kluczowi pracownicy firmy najlepiej znają jej procesy, problemy i ograniczenia. Jeżeli organizacja całkowicie deleguje wybór systemu komuś z zewnątrz, może to być również sygnał, że nie jest jeszcze gotowa do wystarczającego zaangażowania w cały proces.

Zbyt duża liczba osób zaangażowanych w wybór systemu może utrudnić podjęcie decyzji. Przykładowo, zaangażowanie pięciu osób z jednego działu może prowadzić do mnożenia oczekiwań, konfliktu interesów i skupienia na szczegółach zamiast na celu wdrożenia. Potrzebna jest jedna osoba odpowiedzialna za dany obszar oraz jasno określona osoba decyzyjna po stronie firmy.

To kolejny sygnał ostrzegawczy. Osoby pracujące na co dzień z procesami są bardzo potrzebne, ale projekt wymaga również osoby, która ma odpowiednie umocowanie do podejmowania decyzji i rozstrzygania sporów pomiędzy poszczególnymi obszarami firmy.

Takie pytanie może oznaczać, że firma postrzega wdrożenie jako projekt realizowany przede wszystkim przez dostawcę. Tymczasem klient musi poświęcić czas na analizę, podejmowanie decyzji, testowanie, przygotowanie danych i zaangażowanie użytkowników.

– Paweł Matejko, CEO Altab

SAP Business One dobrze sprawdza się tam, gdzie firma potrzebuje połączyć wiele procesów w jednym zintegrowanym środowisku, zamiast obsługiwać je oddzielnymi programami. Właśnie wtedy znaczenie ma jedna baza danych i możliwość automatyzowania przepływu informacji między procesami. Dotyczy to między innymi firm:

Mała liczba użytkowników również nie wyklucza SAP Business One

Przykład Taimen pokazuje, dlaczego liczba użytkowników nie powinna być podstawowym kryterium. Czterech użytkowników SAP Business One może obsługiwać biznes, w którym realizowane są setki transakcji internetowych, a magazyn pracuje z wykorzystaniem 10 kolektorów SAKOL WMS. W takim przypadku wartość systemu wynika nie z liczby stanowisk, ale z tego, jak wiele procesów trzeba połączyć i zautomatyzować.

Doświadczenie Altabu obejmuje ponad 300 wdrożeń SAP Business One i ponad 6500 użytkowników. Wśród naszych klientów najmniejsza instalacja SAP Business One obejmuje jednego użytkownika, a największa 366 użytkowników. Średnia wśród około 300 klientów wynosi około 35 użytkowników.

Nie każda brakująca funkcja oznacza, że należy zrezygnować z SAP Business One.

W praktyce można rozpatrywać kilka poziomów rozwiązania: najpierw standard systemu i obsługa kluczowych procesów, następnie, jeśli to konieczne – integracja z zewnętrznym rozwiązaniem lub odpowiedni addon (dodatek – rozszerzenie funkcjonalne).

Przykładem jest APS (Advanced Planning and Scheduling). SAP Business One nie ma natywnego modułu do zaawansowanego planowania produkcji. Jeżeli firma potrzebuje takich funkcji, możliwa jest integracja z zewnętrznym systemem APS. Dopiero analiza konkretnego przypadku pozwala odpowiedzieć na pytanie, czy takie rozwiązanie ma sens, czy też wymagania firmy wykraczają poza to, co warto budować wokół B1.

Sam fakt, że czegoś nie ma w standardzie, nie oznacza jeszcze, że SAP Business One jest złym wyborem. Istotne jest to, ile dodatkowej złożoności trzeba wprowadzić, aby uzyskać oczekiwany efekt.

Opieramy tę ocenę na doświadczeniu z ponad 300 wdrożeń SAP Business One i codziennym wsparciu ponad 6500 użytkowników.

Nie zaczynamy od założenia, że każda firma, która zgłasza się do Altabu, powinna wdrożyć SAP Business One. Już podczas pierwszych rozmów i prezentacji mówimy zarówno o możliwościach systemu, jak i o jego ograniczeniach. Zwracamy uwagę między innymi na sposób integracji procesów w jednej bazie danych oraz na stopień ich wzajemnego powiązania. Istotne jest również to, aby możliwie szeroko korzystać ze standardowych rozwiązań SAP Business One. Każde dodatkowe rozszerzenie oznacza nie tylko koszt jego przygotowania, ale również późniejszego utrzymania.

Demo i warsztaty

Udostępniamy demo i proponujemy warsztaty, podczas których przyszły użytkownik może przejść przez system ze swojego punktu widzenia.

Klient powinien móc wejść ze swoim biznesem „w buty” Business One i sprawdzić, czy sposób pracy oraz interfejs są dla niego odpowiednie.

Analiza przedwdrożeniowa

W kolejnym kroku proponujemy analizę przedwdrożeniową. Jej celem jest między innymi sprawdzenie, jak SAP Business One odpowiada na rzeczywiste potrzeby firmy, gdzie wystarczy standard, gdzie potrzebna będzie integracja, a gdzie należy zastanowić się, czy oczekiwania wobec systemu są właściwie zdefiniowane. Dopiero na tej podstawie klient może podjąć decyzję o dalszym wdrożeniu.

Pełny koszt rozwiązania

Precyzyjnie informujemy o wszystkich kosztach związanych z zakupem. Przy ocenie inwestycji warto uwzględnić między innymi:

Klient powinien znać te koszty przed podjęciem decyzji.

Przed rozpoczęciem wyboru systemu warto odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań.

Czy potrzebujemy całego ERP, czy tylko jednej funkcjonalności? Jeżeli potrzebny jest wyłącznie CRM, serwis, obieg dokumentów albo prosty magazyn, warto porównać SAP Business One z rozwiązaniami wyspecjalizowanymi w tym obszarze.

Czy mamy osobę odpowiedzialną za projekt po naszej stronie? Powinna znać firmę, mieć czas na udział w projekcie i odpowiednie umocowanie do podejmowania decyzji.

Czy zarząd jest gotowy wspierać projekt? Wdrożenie może wymagać decyzji dotyczących procesów, zakresu projektu i sposobu pracy poszczególnych działów.

Czy pracownicy są gotowi na zmianę? Nowy system nie będzie skuteczny, jeżeli firma oczekuje, że wszyscy będą pracować dokładnie tak samo jak wcześniej.

Czy znamy pełny koszt rozwiązania? Nie tylko licencji i wdrożenia, ale również infrastruktury, utrzymania, aktualizacji i dodatkowych rozwiązań.

Wybór systemu ERP nie powinien zaczynać się od pytania: „Który system jest najlepszy?”.

Powinien zacząć się od pytania: „Co nasza firma chce osiągnąć, wdrażając nowy system”

Czasami odpowiedzią będzie SAP Business One. Czasami prostszy system SaaS lub rozwiązanie półkowe. W innych przypadkach system wyspecjalizowany w jednym obszarze albo rozwiązanie klasy enterprise.

Z perspektywy Altab najważniejsze jest to, aby decyzja wynikała z rzeczywistych procesów, celów i możliwości organizacji, a nie z samej nazwy systemu, jego marki czy liczby funkcji w prezentacji.

Dobrze przeprowadzona analiza powinna również pokazać, kiedy SAP Business One nie jest dobrym wyborem. Taka odpowiedź może być równie wartościowa jak rekomendacja wdrożenia.

Katarzyna Dulik, Specjalistka ds. marketingu i sprzedaży w Altab S.A.