SUKCES S.A. to firma realizująca złożone kontrakty techniczne i inwestycyjne – od przygotowania oferty, przez planowanie i logistykę, aż po realizację w terenie i końcowe rozliczenie.
W tego typu działalności największym wyzwaniem nie jest samo wykonanie prac, ale utrzymanie kontroli nad kosztami, terminami i zakresem projektu. Każda zmiana, dodatkowy koszt czy opóźnienie wpływa bezpośrednio na rentowność kontraktu.
W tym scenariuszu pokazujemy, jak SAP Business One wspiera współpracę Handlowca, Kierownika Projektu, Logistyka, Brygadzisty i Dyrektora Finansowego, zapewniając im bieżący dostęp do tych samych, aktualnych danych – od pierwszej oferty aż po analizę wyniku finansowego projektu.
Kluczowe punkty kontrolne procesu:
Od oferty do budżetu: Dane handlowe, zakres prac, budżet i harmonogram są ze sobą powiązane od samego początku, dzięki czemu projekt od startu opiera się na rzeczywistych założeniach biznesowych, a nie na odrębnych, niespójnych informacjach.
Kontrola kosztów pracy (SAKOL): Czas pracy ekip, postęp zadań oraz dokumenty odbioru są rejestrowane bezpośrednio w trakcie realizacji. Kierownik projektu na bieżąco widzi postęp prac i rzeczywiste koszty, bez konieczności oczekiwania na raporty po zakończeniu etapu.
Logistyka i zaopatrzenie powiązane z projektem: Zakupy materiałów, produkcja, wydania z magazynu i dostawy do klienta są przypisane do projektu, co pozwala precyzyjnie kontrolować koszty i zapewnić terminową realizację.
Pełne podsumowanie finansowe projektu: Po zakończeniu realizacji dyrektor finansowy ma dostęp do kompletnego obrazu: kosztów, przychodów, marży i odchyleń od budżetu. Te dane stanowią podstawę do oceny rentowności i podejmowania lepszych decyzji przy kolejnych projektach.
Plan to Bill – od planu projektu do rozliczenia
Usługi techniczne
Projekty inwestycyjne
Projekty inżynieryjne
Zarządzanie projektami
SAP Business One HANA
Handlowiec
Handlowiec
Odpowiadam za kontakt z klientami i obsługę procesu sprzedaży. Zapytania rejestruję jako szanse sprzedaży, gdzie gromadzę ustalenia, historię działań, wartość oferty i prawdopodobieństwo jej wygrania. Przygotowuję wstępne wyceny, konsultuję zakres prac z zespołem technicznym i wysyłam oferty. Po wygraniu szansy przekształcam ofertę w zlecenie sprzedaży, które stanowi podstawę uruchomienia projektu w SAP Business One, zapewniając ciągłość danych i spójny kontekst handlowo-finansowy.
Kierownik Projektu
Kierownik Projektu
Odpowiadam za harmonogram projektu, kontrolę wydatków oraz bieżący nadzór nad postępem prac. Koordynuję codzienną pracę zespołu projektowego, przypisuję zadania do zasobów i dbam o realizację projektu zgodnie z planem. W SAP Business One definiuję etapy, zadania i budżet projektu, a następnie na bieżąco porównuję koszty planowane z rzeczywistymi. Dzięki aktualnym danym mogę szybko reagować na ryzyka i odchylenia oraz raportować postępy bezpośrednio w systemie.
Logistyk projektowy
Logistyk projektowy
Odpowiadam za dostarczenie i wydawanie materiałów potrzebnych w projektach oraz za kontrolę stanów magazynowych. Korzystam z aplikacji SAKOL WMS, która pozwala mi przypisywać każde wydanie materiałów do konkretnego projektu. Wszystko rejestruję mobilnie na kolektorze danych, więc mam pewność, że dane trafiają od razu do SAP Business One i są aktualne. Dzięki temu eliminuję papierowe listy, błędy i niepotrzebne przestoje w realizacji projektów.
Brygadzista
Brygadzista
Realizuję zadania w ramach projektów i rejestruję czas swojej pracy. Korzystam z aplikacji SAKOL, która umożliwia mi prostą i wygodną rejestrację czasu pracy przypisanego do konkretnego projektu i zadania. Wybieram projekt i zadanie bezpośrednio z poziomu telefonu, mam pewność, że dane są zapisane i automatycznie trafiają do SAP Business One. Dzięki temu nie muszę wypełniać papierowych list ani ręcznych formularzy.
Dyrektor Finansowy
Dyrektor Finansowy
Patrzę na projekty z perspektywy finansowej i dbam o ich rentowność oraz minimalizację ryzyka. W SAP Business One mam bieżący wgląd w koszty rzeczywiste, mogę porównywać planowane koszty z wykonaniem oraz śledzić marżę projektu w trakcie realizacji. Dzięki temu mogę szybko identyfikować odchylenia i podejmować decyzje, które zwiększają efektywność finansową projektów.
Pełna kontrola nad kosztami i rentownością projektów
SAP Business One pozwala na bieżąco śledzić koszty projektu na każdym etapie jego realizacji. Wszystkie wydatki – czas pracy, materiały, zakupy i usługi obce – są automatycznie przypisywane do projektu, zadań i centrów kosztów. Kierownictwo oraz project managerowie mają natychmiastowy wgląd w aktualny budżet, wykonanie oraz marżę projektu, co umożliwia szybkie reagowanie na odchylenia.
Spójny proces od sprzedaży do realizacji projektu
Dzięki wykorzystaniu szans sprzedaży i ofert w SAP Business One projekt zaczyna się już na etapie handlowym. Dane z procesu sprzedaży – zakres, budżet, założenia i harmonogram – płynnie przechodzą do realizacji projektu bez potrzeby ręcznego przepisywania informacji. To skraca czas uruchomienia projektu, ogranicza ryzyko błędów i zapewnia pełną ciągłość danych handlowo-finansowych.
Precyzyjne rozliczanie czasu pracy i zasobów
Rozwiązanie SAKOL umożliwia szybkie i wygodne rejestrowanie czasu pracy bezpośrednio do projektów i zadań – z telefonu, tabletu lub komputera. Dzięki temu koszty pracy są dokładne i aktualne. Kierownik projektu zyskuje realny obraz zaangażowania zespołu, a firma eliminuje ręczne raporty i nieścisłości w rozliczeniach.
Uporządkowane wydania materiałów i logistyka projektowa
SAKOL WMS wspiera projekty wymagające bieżącego wydawania materiałów z magazynu. Każde wydanie jest rejestrowane mobilnie i przypisywane do konkretnego projektu, zadania oraz centrum kosztów. System zapewnia aktualne stany magazynowe, pełną identyfikowalność zużytych materiałów i natychmiastową aktualizację kosztów projektu, eliminując chaos i „kartki magazynowe”.
Lepsza przewidywalność i decyzje oparte na danych
Dzięki połączeniu danych projektowych, finansowych i operacyjnych SAP Business One dostarcza rzetelnych raportów i analiz w czasie rzeczywistym. Zarząd i kierownicy projektów mogą porównywać plan z wykonaniem, analizować rentowność projektów, zespołów i podejmować decyzje w oparciu o aktualne, spójne dane.
Handlowiec
Odpowiadam za kontakt z klientami i obsługę procesu sprzedaży. Zapytania rejestruję jako szanse sprzedaży, gdzie gromadzę ustalenia, historię działań, wartość oferty i prawdopodobieństwo jej wygrania. Przygotowuję wstępne wyceny, konsultuję zakres prac z zespołem technicznym i wysyłam oferty. Po wygraniu szansy przekształcam ofertę w zlecenie sprzedaży, które stanowi podstawę uruchomienia projektu w SAP Business One, zapewniając ciągłość danych i spójny kontekst handlowo-finansowy.
Kierownik Projektu
Odpowiadam za harmonogram projektu, kontrolę wydatków oraz bieżący nadzór nad postępem prac. Koordynuję codzienną pracę zespołu projektowego, przypisuję zadania do zasobów i dbam o realizację projektu zgodnie z planem. W SAP Business One definiuję etapy, zadania i budżet projektu, a następnie na bieżąco porównuję koszty planowane z rzeczywistymi. Dzięki aktualnym danym mogę szybko reagować na ryzyka i odchylenia oraz raportować postępy bezpośrednio w systemie.
Logistyk projektowy
Odpowiadam za dostarczenie i wydawanie materiałów potrzebnych w projektach oraz za kontrolę stanów magazynowych. Korzystam z aplikacji SAKOL WMS, która pozwala mi przypisywać każde wydanie materiałów do konkretnego projektu. Wszystko rejestruję mobilnie na kolektorze danych, więc mam pewność, że dane trafiają od razu do SAP Business One i są aktualne. Dzięki temu eliminuję papierowe listy, błędy i niepotrzebne przestoje w realizacji projektów.
Brygadzista
Realizuję zadania w ramach projektów i rejestruję czas swojej pracy. Korzystam z aplikacji SAKOL, która umożliwia mi prostą i wygodną rejestrację czasu pracy przypisanego do konkretnego projektu i zadania. Wybieram projekt i zadanie bezpośrednio z poziomu telefonu, mam pewność, że dane są zapisane i automatycznie trafiają do SAP Business One. Dzięki temu nie muszę wypełniać papierowych list ani ręcznych formularzy.
Dyrektor Finansowy
Patrzę na projekty z perspektywy finansowej i dbam o ich rentowność oraz minimalizację ryzyka. W SAP Business One mam bieżący wgląd w koszty rzeczywiste, mogę porównywać planowane koszty z wykonaniem oraz śledzić marżę projektu w trakcie realizacji. Dzięki temu mogę szybko identyfikować odchylenia i podejmować decyzje, które zwiększają efektywność finansową projektów.
Zobacz
jak to działa
Kasia z Działu Sprzedaży otrzymuje maila z zapytaniem ofertowym. W SAP Business One otwiera CRM, sprawdza historię kontaktów z klientem oraz aktualną Szansę sprzedaży, aby przypomnieć sobie wcześniejsze ustalenia. Następnie przygotowuje ofertę dla klienta.
Klient jest zainteresowany kompleksową realizacją projektu, obejmującego zakup i montaż wiaty rowerowej oraz produkcję i dostawę spersonalizowanych rowerów firmowych.
Kasia analizuje Szansę sprzedaży i ustalenia z klientem w CRM. Na tej podstawie przygotowuje ofertę obejmującą kompleksową realizację projektu: zakup i montaż wiaty rowerowej oraz produkcję i dostawę spersonalizowanych rowerów. Po akceptacji klienta oferta zostaje przekształcona w zamówienie do realizacji, a zadanie przygotowania projektu trafia do kierownika projektu.
Handlowiec
„Wszystkie ustalenia z klientem mam w jednym miejscu. Po akceptacji jednym kliknięciem przekazuję projekt do realizacji i nic nie ginie po drodze.”
Paweł otrzymuje w SAP Business One powiadomienie o nowym projekcie i przechodzi do szczegółów zamówienia, gdzie sprawdza uzgodnienia z klientem oraz dokumentację. Na tej podstawie tworzy kartę projektu, definiuje etapy, zadania, budżet oraz przypisuje osoby odpowiedzialne za ich realizację. Przypisuje również dokumenty sprzedaży do etapów, aby kontrolować ich fakturowanie po zakończeniu prac. Zleca zadania logistykowi i brygadziście, by zapewnili odpowiednie zasoby i ludzi do realizacji. Dzięki jednemu, spójnemu systemowi, kierownik projektu ma pełną kontrolę nad harmonogramem, kosztami i rozliczeniem projektu.
Kierownik Projektu
„Mam wszystkie informacje i dokumenty w jednym miejscu, dzięki czemu mogę od razu zaplanować projekt i kontrolować jego realizację.”
Odpowiadam za zapewnienie materiałów, usług oraz uruchomienie produkcji niezbędnych do realizacji projektów. W SAP Business One otrzymuję zadania od Kierownika Projektu i na ich podstawie przygotowuję odpowiednie dokumenty –zamówienia zakupu do dostawców oraz zlecenia produkcyjne dla wyrobów wytwarzanych we własnym zakresie. Wszystkie dokumenty tworzę bezpośrednio na podstawie zamówienia klienta, dzięki czemu mam pewność, że wszystko jest zgodne z założeniami projektu i gotowe na czas.
Logistyk
„Od razu widzę, co trzeba zamówić, a co uruchomić w produkcji - wszystko w bezpośrednim powiązaniu z zamówieniem klienta.”
Odpowiadam za organizację pracy zespołu w terenie i realizację zadań projektowych. W aplikacji mobilnej SAKOL przypisuję pracowników do konkretnych etapów projektu oraz rejestruję czas pracy – swój i zespołu. Dzięki temu wszystkie informacje o wykonanych pracach trafiają bezpośrednio do SAP Business One i są od razu widoczne w rozliczeniu projektu.
Brygadzista
„Przypisuję ludzi do konkretnych zadań w terenie i rejestruję czas pracy - wszystko trafia do projektu na bieżąco.”
Paweł, kierownik projektu, otrzymuje informację, że etap przygotowania podłoża został zakończony przez zespół terenowy. Otwiera kartę projektu w SAP Business One i potwierdza realizację etapu. System automatycznie przekazuje informację do handlowca, co umożliwia wystawienie faktury za zrealizowaną część projektu.
Kierownik projektu
„Potwierdzam zakończenie etapu, dzięki czemu projekt jest gotowy do częściowego rozliczenia.”
Kasia otrzymuje w SAP Business One automatyczne powiadomienie o możliwości wystawienia faktury za zrealizowany etap projektu. Bezpośrednio z alertu przechodzi do zlecenia sprzedaży, gdzie widzi zakres prac gotowych do rozliczenia. Jednym kliknięciem dodaje fakturę sprzedaży, zachowując pełną zgodność z projektem i wcześniejszymi ustaleniami.
Handlowiec
„System informuje mnie, kiedy etap jest gotowy do rozliczenia – wystarczy jedno kliknięcie, żeby wystawić fakturę.”
Grzegorz realizuje ostatni etap projektu obejmujący usługi w terenie – regulację wiaty. Na tablecie w aplikacji SAKOL rejestruje czas pracy tego etapu. Następnie dodaje protokół zakończenia prac, dzięki czemu kierownik projektu i biuro mają natychmiastową informację o zakończeniu realizacji.
Brygadzista
„Po zakończeniu prac od razu zapisuję czas i dodaję protokół – biuro od razu widzi informacje na projekcie”
Iza otrzymuje w SAP Business One powiadomienie o konieczności przygotowania wysyłki gotowych rowerów do klienta. Tworzy listę pobrań, na podstawie której magazyn kompletuję wysyłkę. Po potwierdzeniu kompletacji Iza generuje dokument wydania Wz, finalizując proces logistyczny projektu.
Logistyk
„Widzę, co jest gotowe do wysyłki i mogę szybko przygotować wszystkie dokumenty.”
Do Elektronicznego Obiegu Dokumentów trafiają faktury kosztowe dotyczące realizowanego projektu, automatycznie pobrane z KSeF. Kasia weryfikuje dane, sprawdza ich powiązanie z zamówieniami i projektem, a następnie zatwierdza dokumenty. Dzięki temu koszty są od razu przypisane do właściwego projektu i przekazane do dalszej akceptacji oraz księgowania.
Handlowiec
„Faktury trafiają do mnie automatycznie, a system podpowiada ich powiązanie z projektem, Pz, czy zamówieniami zakupu.”
Paweł weryfikuje końcowe etapy projektu w SAP Business One, sprawdzając postęp prac, załączone protokoły odbioru, zarejestrowany czas pracy oraz wszystkie powiązane dokumenty kosztowe i sprzedażowe. Porównuje koszty planowane z rzeczywistymi, aby upewnić się, że projekt został zrealizowany zgodnie z założeniami. Po zakończeniu weryfikacji oznacza ostatnie zadanie jako wykonane, co automatycznie zamyka projekt.
Kierownik projektu
„Mam w jednym miejscu wszystkie koszty, rozliczenia, dokumenty i zrealizowane prace, więc mogę bez problemu zamknąć projekt.”
Pełna kontrola nad kosztami, dokumentami i realizacją projektu w jednym systemie
Możliwość bezpiecznego zamknięcia projektu na podstawie kompletnych i aktualnych danych
Anna otwiera w SAP Business One podsumowanie finansowe projektu. Analizuje budżet, koszty rzeczywiste, przychody oraz aktualną marżę, a także sprawdza odchylenia od założeń. Dzięki temu może ocenić rentowność projektu i porównać jego wyniki z innymi realizacjami.
Dyrektor Finansowy
„Na bieżąco widzę rentowność projektu i wiem, czy osiągnęliśmy zakładany wynik.”
Pełna kontrola nad kosztami, przychodami i marżą projektu w jednym miejscu
Możliwość szybkiej oceny rentowności i podejmowania trafnych decyzji biznesowych
Skuteczne zarządzanie projektami to więcej niż realizacja kolejnych zadań – to koordynacja całego cyklu: od pozyskania kontraktu, przez planowanie i przydział zasobów, po kontrolę kosztów i analizę wyników.
W systemie SAP Business One wszystkie dane – sprzedażowe, projektowe, operacyjne i finansowe – są ze sobą powiązane. Dzięki temu każdy uczestnik projektu korzysta z tych samych, aktualnych informacji, a procesy płynnie przechodzą od jednego etapu do kolejnego.
Najważniejszą zaletą jest ciągłość danych: informacje z fazy sprzedaży trafiają do planowania, realizacji i finansów, a każda godzina pracy, wydanie materiału czy koszt są od razu przypisane do projektu i widoczne w czasie rzeczywistym.
Dzięki temu projekty można prowadzić w sposób uporządkowany i transparentny, bez ryzyka utraty kontroli nad kosztami czy rentownością.
Udostępnij
SAP Business One gotowy na KSeF
Dwukierunkowa integracja z KSeF i automatyzacja obiegu faktur z SPUMA DMS. Zobacz, jak działa to w praktyce.
SAP zapowiada nową wersję 11.0 systemu Business One – to kolejne potwierdzenie dynamicznego rozwoju rozwiązania.
SAP Business One zyskał odświeżone logo, które odzwierciedla jego dynamiczny rozwój i gotowość na przyszłość.
Prezentacja on-line 
