Jako jeden z największych dystrybutorów publikacji językowych w Polsce, Platforma Dystrybucyjna Edu-Książka potrzebowała systemu, który pozwoli sprawnie zarządzać procesami sprzedaży. Wdrożenie SAP Business One pozwoliło na szybki przegląd i monitorowanie procesów handlowych, przekrojowe raportowanie oraz sprawną analizę danych. System zoptymalizował proces sprzedaży, skracając czas realizacji zamówień i ograniczając błędy, a dzięki narzędziom do analizy szans sprzedaży firma łatwiej identyfikuje nowe możliwości i skutecznie planuje działania handlowe.

Edu-Książka dystrybucją książek zajmuje się od blisko ćwierć wieku. Początki firmy to 1990 rok. Przedsiębiorstwo obecnie jest jedynym z wiodących dystrybutorów podręczników, z bardzo dobrze rozwiniętą siecią sprzedaży – magazynem centralnym i oddziałami regionalnymi. Firma współpracuje z księgarniami tradycyjnymi, internetowymi oraz sieciami sprzedaży książek. Publikacje z oferty Edu-Książki trafiają do wielu punktów sprzedaży hurtowej i detalicznej w Polsce i za granicą. Aby móc obsługiwać jeszcze więcej zamówień, zwłaszcza w obszarze e-commerce, Edu-Książka w 2021 uruchomiła kolejne Centrum Dystrybucyjne w Lublinie.    

Platforma Dystrybucyjna Edu-Książka, działająca na szeroką skalę na rynku dystrybucji publikacji językowych, stanęła przed wyzwaniem usprawnienia obsługi sprzedaży. Dynamiczny charakter działalności wymagał wdrożenia rozwiązania, które zapewni płynność procesów nawet w okresach wzmożonego popytu. Kluczowe znaczenie przy wyborze SAP Business One miała możliwość automatyzacji i uporządkowania sprzedaży oraz bezproblemowe połączenie systemu z kanałami sprzedaży online – zarówno B2B, jak i B2C.

Wdrożenie SAP Business One przyniosło szereg wymiernych korzyści dla codziennej pracy firmy. System umożliwia szybki przegląd i stałą obserwację wszystkich procesów handlowych, co pozwala na bieżąco monitorować przebieg sprzedaży i reagować na pojawiające się wyzwania. Dzięki przekrojowemu raportowaniu możliwe jest dokładne analizowanie danych z różnych obszarów działalności, co wspiera podejmowanie świadomych decyzji biznesowych. Optymalizacja procesu sprzedaży skraca czas realizacji zamówień i minimalizuje błędy, a wbudowane narzędzia do analizy szans sprzedaży pomagają identyfikować najbardziej obiecujące okazje i skuteczniej planować działania handlowe.

Zmiany na rynku, rozwój e-commerce w Polsce i na świecie, do którego przyczyniła się między innymi pandemia, spowodowały podjęcie przez Edu-Książkę strategicznej decyzji o uruchomieniu kolejnego magazynu – Centrum Dystrybucyjnego w Lublinie. Magazynu, który pozwoli firmie sprostać rosnącym oczekiwaniom klientów. Zarówno w obszarze B2C jak i B2B.

W związku z tym przedsiębiorstwo potrzebowało nowoczesnego, skalowalnego rozwiązania, które nie będzie powodowało ograniczeń technologicznych, umożliwi dostosowanie się do zmian na rynku i obsługę rosnącej liczby zamówień składanych przede wszystkim przez klientów detalicznych. Dodatkowo, zautomatyzuje i uporządkuje procesy magazynowe, a także zminimalizuje liczbę błędów podczas wydania oraz przyjęcia. W skali nawet 30 000 wydań z magazynu dziennie.

WMS SAKOL tak uporządkował procesy, że operatorzy na magazynie prowadzeni są praktycznie „za rękę”. System dokładnie wskazuje, „podpowiada” operatorom co dokładnie mają robić i w którym momencie. Na przykład, ile mają odłożyć sztuk do pojemnika podczas kompletacji czy przyjęcia. To wszystko powoduje, że czynności pracowników na magazynie są szybsze i bardziej precyzyjne, a błędy i pomyłki praktycznie wyeliminowane do zera.

WMS umożliwił Edu-Książce pracę przy pomocy terminali mobilnych i stacjonarnych z systemem Android. Dzięki temu pracownicy firmy korzystają z przyjaznego i przejrzystego, łatwego w obsłudze interfejsu, zgodnego z najnowszymi trendami (UX Friendly).

WMS, a tym samym SAP Business One, został zintegrowany nie tylko z automatyką magazynową (co całkowicie wyeliminowało pracę ręczną), ale także z urządzeniami zewnętrznymi, między innymi z:

WMS SAKOL daje możliwość wyboru strategii kompletacji w zależności od rodzaju i liczby zamówień, co w świecie e-commerce jest bardzo istotne. Rozwiązanie polega na tym, aby odpowiednią strategię kompletacji wykorzystywać w oparciu o ilość linii w zamówieniach danego dnia. Inna strategia jest wykorzystywana w przypadku jednego zamówienia zawierającego 200 linii, a inna w przypadku 200 zamówień jednopozycyjnych. W konsekwencji pozwala to na szybszą obsługę zleceń.

WMS daje też możliwość automatycznego przydzielania lokalizacji dla towaru wg. jego wymiaru/pojemności i wagi. W efekcie maksymalnie optymalizuje to wykorzystanie powierzchni magazynowej. Rozłożenie towaru na magazynie w odpowiednich miejscach znacznie obniżyło koszty związane z wykorzystywaną przestrzenią magazynową.

Dzięki WMS SAKOL dla e-commerce w danym miesiącu, można określić klasę rotowalności dla wybranych towarów – w zależności od spodziewanego zapotrzebowania. Związanego np. z sezonowością. Takie grupowanie towarów według klas rotowalności oraz wymiarowanie podczas przyjęcia optymalizuje rozmieszczenie towaru na magazynie, aby jak najszybciej wydawać zamówienia.  

WMS SAKOL jest bardzo elastyczny pod kątem zmian funkcjonalnych. Co to znaczy? System pozwala na rozbudowę o coraz to nowe funkcjonalności. Przy wykorzystaniu Low-Code Developement Edu-Książka ma nieograniczone możliwości dostosowywania do indywidulanych potrzeb. Może dowolnie układać procesy w taki sposób, aby system był efektywny i wydajny.

Wdrożenie zintegrowanego systemu SAP Business One wraz z rozwiązaniem WMS SAKOL znacząco usprawniło pracę Platformy Dystrybucyjnej Edu‑Książka, automatyzując procesy magazynowe i sprzedażowe oraz integrując je z kluczowymi aplikacjami zewnętrznymi. Dzięki temu firma zyskała większą wydajność operacyjną, wyższą jakość realizacji zamówień oraz możliwość obsługi rosnącej liczby zleceń e‑commerce – nawet w sezonach o natężonym popycie. Całość rozwiązania zapewnia solidne podstawy do dalszego rozwoju biznesu i daje możliwość elastycznego dopasowania do przyszłych wyzwań.