W sektorze dystrybucji materiałów budowlanych przewaga konkurencyjna jest determinowana nie tylko przez ofertę produktową, lecz przede wszystkim przez efektywność procesów operacyjnych, w tym zarządzanie łańcuchem dostaw, optymalizację gospodarki magazynowej oraz zdolność do terminowej realizacji zamówień i szybkiego reagowania na zmieniające się potrzeby klientów. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa rośnie złożoność procesów związanych z obsługą coraz większej liczby indeksów materiałowych, dokumentów magazynowych i handlowych oraz danych, które muszą być dostępne i spójne w skali całej organizacji. Z takimi wyzwaniami operacyjnymi mierzyła się spółka Metbud Sp. z o.o., która zdecydowała się na wdrożenie systemu SAP Business One w celu integracji kluczowych obszarów działalności, standaryzacji procesów biznesowych oraz stworzenia skalowalnej platformy wspierającej dalszy rozwój przedsiębiorstwa.

Metbud Sp. z o.o. działa na rynku dystrybucji materiałów budowlanych od wielu lat, obsługując zarówno klientów indywidualnych, jak i przedsiębiorstwa wykonawcze. Funkcjonując w otoczeniu charakteryzującym się dużą dynamiką sprzedaży i wysokimi wymaganiami dotyczącymi dostępności towarów, firma musiała zapewnić płynny przepływ informacji pomiędzy wszystkimi obszarami działalności.

Dodatkowym wyzwaniem była konieczność zarządzania rozbudowaną ofertą produktową oraz zapewnienia sprawnej współpracy pomiędzy sprzedażą, zakupami i magazynem. Jako akcjonariusz Grupy Polskie Składy Budowlane Metbud działa w środowisku, w którym efektywność operacyjna ma bezpośredni wpływ na poziom obsługi klientów i konkurencyjność firmy.

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa dotychczasowy sposób zarządzania informacją przestał odpowiadać potrzebom organizacji. Jednym z największych wyzwań była obsługa bardzo dużej liczby indeksów magazynowych oraz dokumentów związanych z przepływem towarów.

Utrzymanie aktualnych cenników wymagało dużego zaangażowania pracowników, a zapewnienie spójności danych pomiędzy poszczególnymi działami stawało się coraz trudniejsze. Informacje były wielokrotnie rejestrowane i przekazywane pomiędzy różnymi obszarami działalności, co generowało dodatkowe nakłady pracy oraz zwiększało ryzyko błędów.

W praktyce oznaczało to konieczność poświęcania czasu na czynności administracyjne zamiast działań wspierających rozwój biznesu. Firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłoby zintegrować procesy i zapewnić wszystkim użytkownikom dostęp do tych samych, aktualnych informacji.

Wybór SAP Business One był odpowiedzią na konkretne potrzeby biznesowe Metbud. Kluczowe znaczenie miała możliwość połączenia najważniejszych procesów w ramach jednego systemu ERP i stworzenia wspólnego źródła danych dla całej organizacji.

Z perspektywy zarządu szczególnie istotne było usprawnienie przepływu informacji, zwiększenie kontroli nad gospodarką magazynową oraz wsparcie procesów planistycznych. Firma poszukiwała rozwiązania, które nie tylko uporządkuje bieżącą działalność, ale również umożliwi dalszy rozwój bez konieczności rozbudowy wielu odrębnych narzędzi informatycznych.

SAP Business One pozwolił spojrzeć na organizację całościowo, integrując działania poszczególnych działów i eliminując bariery informacyjne.

„Z Altab współpracujemy od 2010 roku, korzystając z usług serwisowych i outsourcingowych w zakresie IT. Jako Złoty Partner SAP Altab gwarantuje nam bezpieczeństwo użytkowania systemu SAP Business One. Między innymi poprzez bieżące dostosowanie tej aplikacji do naszych potrzeb np. zmiany w VAT, modyfikacje wydruków. Polecamy usługi firmy Altab, poświadczając tym samym ich wysoką jakość i zaangażowanie pracowników ich Centrum Serwisowego” – Franciszek Brodziak – współwłaściciel Metbud S.J.

Projekt objął najważniejsze obszary operacyjne przedsiębiorstwa. Szczególną uwagę poświęcono procesom sprzedaży, zakupów oraz zarządzaniu magazynem i logistyką.

System został również wykorzystany do prowadzenia analiz sprzedaży oraz wspierania procesów planowania materiałowego MRP. Dzięki temu firma zyskała narzędzie pozwalające nie tylko obsługiwać bieżące operacje, ale również planować działania w oparciu o rzeczywiste dane biznesowe.

W obszarze sprzedaży użytkownicy uzyskali dostęp do aktualnych informacji niezbędnych do sprawnej obsługi klientów. Wspólna baza danych pozwoliła ograniczyć ryzyko rozbieżności i usprawnić realizację zamówień.

W procesach zakupowych większy nacisk położono na planowanie i kontrolę zapasów. Informacje pochodzące z różnych obszarów działalności zaczęły wspierać podejmowanie decyzji dotyczących uzupełniania stanów magazynowych.

Istotne usprawnienia objęły również gospodarkę magazynową. SAP Business One umożliwił skuteczniejsze zarządzanie dużą liczbą indeksów oraz lepszą kontrolę nad przepływem dokumentów magazynowych. W rezultacie zwiększyła się przejrzystość procesów logistycznych i dostępność informacji o stanach magazynowych.

Duże znaczenie miało także wdrożenie funkcjonalności analitycznych. Dostęp do aktualnych danych sprzedażowych stworzył podstawy do prowadzenia bardziej świadomych analiz i podejmowania decyzji opartych na faktach.

Zastosowanie mechanizmów MRP wsparło natomiast proces planowania zapotrzebowania, umożliwiając lepsze dostosowanie zakupów do rzeczywistych potrzeb biznesowych.

Największym wyzwaniem była złożoność procesów charakterystyczna dla firm działających w branży materiałów budowlanych. Zarządzanie dużą liczbą produktów, dokumentów i informacji wymaga odpowiednio zaprojektowanych procesów oraz narzędzi zapewniających spójność danych.

Kluczowe znaczenie miało uporządkowanie przepływu informacji pomiędzy działami i wyeliminowanie sytuacji, w których te same dane musiały być wielokrotnie rejestrowane. Wdrożenie zintegrowanego systemu ERP pozwoliło ograniczyć tego typu działania i stworzyć jednolite środowisko pracy.

Wdrożenie SAP Business One przełożyło się na szereg usprawnień odczuwalnych w codziennej działalności firmy. Organizacja zyskała możliwość automatycznego udostępniania informacji pomiędzy działami bez konieczności ich wielokrotnego wprowadzania. Usprawniono procesy logistyczne oraz gospodarkę magazynową, zwiększając przejrzystość i kontrolę nad realizowanymi operacjami.

Poprawiła się dostępność danych wykorzystywanych do analiz sprzedażowych i planowania działań zakupowych. Firma może efektywniej wykorzystywać dostępne zasoby oraz poświęcać mniej czasu na czynności administracyjne.

Choć firma nie publikuje szczegółowych wskaźników liczbowych dotyczących projektu, już same jakościowe efekty wdrożenia pokazują, jak duże znaczenie dla sprawnego funkcjonowania organizacji ma integracja procesów i dostęp do aktualnych danych.

Historia Metbud pokazuje, że wdrożenie systemu ERP nie musi być odpowiedzią wyłącznie na bieżące problemy operacyjne. Dobrze przeprowadzone wdrożenie to uporządkowanie procesów, zwiększenie efektywności i przygotowanie organizacji na dalszy wzrost.

SAP Business One umożliwił firmie stworzenie spójnego środowiska wspierającego kluczowe obszary działalności – od sprzedaży i zakupów po magazyn, logistykę i planowanie. Dzięki temu Metbud może rozwijać swoją działalność, opierając decyzje biznesowe na rzetelnych i aktualnych informacjach.

Jak podkreśla przedstawiciel Metbud: