KSeF od 1 lutego 2026 – co musisz wiedzieć jako odbiorca faktur

Wraz ze zbliżającym się uruchomieniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wiele firm skupia się przede wszystkim na przygotowaniach do wysyłania faktur sprzedaży. Tymczasem równie ważny, a często pomijany aspekt, to konieczność pobierania faktur zakupowych z KSeF. Już od 1 lutego 2026 roku część dostawców zacznie wystawiać faktury wyłącznie w KSeF – co oznacza, że ich odbiorcy będą musieli je pobrać z systemu, aby móc je zaksięgować.

Harmonogram wejścia KSeF w życie

Ministerstwo Finansów zapowiedziało wprowadzenie obowiązkowego KSeF w dwóch etapach:

Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie największe przedsiębiorstwa (o rocznych przychodach powyżej 200 mln zł).
Od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe podmioty gospodarcze również będą musiały wystawiać faktury w systemie KSeF.

W praktyce oznacza to, że już od lutego 2026 r. wielu kontrahentów – w szczególności dużych dostawców – zacznie wysyłać faktury wyłącznie w formacie KSeF. Dlatego nawet jeśli Twoja firma nie jest jeszcze objęta obowiązkiem wystawiania faktur, będzie musiała być gotowa na ich odbiór z systemu.

Faktura w KSeF = faktura dostarczona

Od 1 lutego 2026 roku część dostawców zacznie wystawiać faktury wyłącznie w KSeF. Warto pamiętać, że faktura przesłana do KSeF jest traktowana jako doręczona. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów:

„W przypadku obowiązku wystawienia faktury w KSeF, podatnik nie ma obowiązku przekazywania jej nabywcy w żaden dodatkowy sposób”.

Niektórzy dostawcy – dla wygody klientów – mogą równolegle z KSeF wysyłać faktury również w tradycyjnej formie (np. w PDF e-mailem), jednak nie będą mieli takiego obowiązku.

Co istotne, data wprowadzenia faktury do KSeF jest uznawana za datę jej wpływu do odbiorcy.

Jeśli więc Twoja firma nie pobierze faktury na czas, może przeoczyć dokument, który z punktu widzenia przepisów już został doręczony i powinien zostać ujęty w ewidencji księgowej.

Brak przygotowanego procesu odbioru może prowadzić do sytuacji, w której faktury formalnie wystawione i dostarczone do KSeF nie trafią do systemu księgowego – co grozi opóźnieniami w rozliczeniach i błędami w ewidencji kosztów.

Jak się przygotować jako odbiorca faktur?

Aby od 1 lutego 2026 roku bez problemu odbierać faktury z KSeF, warto już teraz przeprowadzić kilka prostych kroków przygotowawczych:

Zaloguj się do środowiska testowego KSeF
Wejdź na Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 – wersja testowa i sprawdź, czy możesz zobaczyć faktury przypisane do swojego NIP-u. To najprostszy sposób, aby zapoznać się z działaniem systemu i formą wystawianych dokumentów.
Przeprowadź pierwsze uwierzytelnienie w KSeF
Zaloguj się do Krajowego Systemu e-Faktur (https://ksef.podatki.gov.pl) przy użyciu profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej. Pierwsze uwierzytelnienie jest niezbędne, aby uzyskać dostęp do konta firmy i móc nadawać uprawnienia innym osobom.
Nadaj uprawnienia odpowiednim osobom
Po zalogowaniu przypisz dostęp do KSeF pracownikom (np. księgowym, działowi zakupów) lub biuru rachunkowemu, które będzie odpowiedzialne za pobieranie i przeglądanie faktur w imieniu firmy.
Ustal wewnętrzną procedurę pobierania faktur z KSeF
Warto określić, kto i jak często będzie pobierał faktury z KSeF — ręcznie, przy użyciu aplikacji ministerialnej, lub automatycznie z pomocą narzędzi integrujących, takich jak SPUMA DMS.
Rozważ automatyzację pobierania i przetwarzania faktur
Ręczne pobieranie dokumentów jest możliwe, lecz czasochłonne. Automatyczne rozwiązania (np. SPUMA DMS) umożliwiają bieżące pobieranie faktur z KSeF, konwersję do czytelnego widoku oraz przygotowanie dokumentów do zaksięgowania w SAP Business One – bez udziału użytkownika (dowiedz się więcej …)
Przetestuj proces na środowisku testowym KSeF Skorzystaj z wersji testowej systemu, aby sprawdzić, czy proces odbioru i rejestracji faktur działa poprawnie. Dzięki temu po uruchomieniu obowiązkowego KSeF w lutym 2026 r. Twoja firma będzie w pełni przygotowana na automatyczny odbiór dokumentów.

Jak może pomóc SPUMA DMS?

Dla użytkowników SAP Business One rozwiązaniem jest SPUMA DMS – platforma elektronicznego obiegu dokumentów, która została rozszerzona o integrację z KSeF. SPUMA DMS automatycznie:

pobiera faktury zakupowe z KSeF,
przekształca je do czytelnego widoku zgodnego z krajowym wzorcem graficznym, generowanym na podstawie transformaty FA(3) – oficjalnej struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej w KSeF
uzupełnia dane kontrahenta, kwoty i pozycje,
przypisuje odpowiednią ścieżkę akceptacji i przygotowuje dokument do księgowania w SAP Business One.

Dzięki temu proces pobierania i przygotowania faktury do zaksięgowania przebiega w pełni automatycznie – bez konieczności ręcznego logowania się do portalu KSeF i pobierania plików XML.

Dlaczego warto działać już teraz?

Już od 1 lutego 2026 r. faktury wystawiane przez dużych dostawców będą trafiały wyłącznie do KSeF.
Jeśli Twój system nie będzie gotowy, konieczne będzie ręczne pobieranie dokumentów – co oznacza dodatkową pracę i ryzyko błędów. Testując integrację z KSeF już dziś – np. przy użyciu wersji testowej systemu – możesz spokojnie przygotować proces odbioru i przetwarzania faktur, a po starcie KSeF po prostu przełączyć się na środowisko produkcyjne.

Podsumowanie

KSeF to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur – to także istotna zmiana w ich odbieraniu.
Już od lutego 2026 roku część faktur zakupowych Twojej firmy będzie dostępna wyłącznie w systemie Ministerstwa Finansów.

Warto przygotować się wcześniej — nie tylko od strony formalnej, ale także organizacyjnej.
Dobrze jest już teraz przetestować odbieranie faktur z KSeF i zastanowić się nad automatyzacją całego procesu, zwłaszcza jeśli firma przetwarza dużą liczbę faktur zakupowych.

Rozwiązanie takie jak SPUMA DMS pozwala zautomatyzować proces odbierania i przetwarzania faktur, ograniczyć ryzyko błędów i zaoszczędzić czas nie tylko działu księgowości.