Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF w SAP Business One dzięki SPUMA DMS

Standardowy system SAP Business One w pełni realizuje ustawowy obowiązek wysyłki faktur sprzedaży do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nie posiada on jednak natywnej funkcji automatycznego pobierania faktur zakupowych (kosztowych) od dostawców, ponieważ przepisy nie nakazują automatyzacji tego procesu po stronie odbiorcy. W praktyce ręczne pobieranie plików XML z rządowego portalu i ich ręczne wprowadzanie do systemu ERP generuje ogromne opóźnienia operacyjne w działach księgowości. Rozwiązaniem tego wąskiego gardła jest dodatek SPUMA DMS – autorski system obiegu dokumentów stworzony wyłącznie dla SAP Business One, który w pełni automatyzuje odbiór, wizualizację i księgowanie faktur zakupowych z KSeF.
(dowiedz się więcej co musisz wiedzieć jako odbiorca faktur…)

Podsumowanie rozwiązania (TL;DR):

Pełna automatyzacja inboundu: SPUMA DMS bez udziału użytkownika cyklicznie łączy się z bramką KSeF, pobiera przypisane do firmy faktury zakupowe XML i importuje je do bazy.
Wizualizacja struktur XML: System automatycznie konwertuje surowy kod XML [schema FA(3)] na czytelny dla człowieka podgląd graficzny (HTML) bezpośrednio w oknie programu.
Automatyczne mapowanie danych: Narzędzie natychmiast rozpoznaje kluczowe dane: dane kontrahenta, stawki VAT, wartości oraz pozycje asortymentowe dokumentu.
Cyfrowy Workflow akceptacyjny: Przed zaksięgowaniem system automatycznie uruchamia zdefiniowaną ścieżkę akceptacji (np. dział zakupów $\rightarrow$ kierownik $\rightarrow$ główna księgowa).
Bezpośrednie księgowanie w ERP: Po zatwierdzeniu kosztu, faktura automatycznie tworzy dokument zakupu w SAP Business One, trwale wiążąc go z oficjalnym numerem identyfikacyjnym KSeF.

SPUMA DMS + KSeF = pełna automatyzacja procesu zakupowego

Rozszerzenie SPUMA DMS, zintegrowane z SAP Business One, zostało rozbudowane o obsługę faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Kluczowe funkcjonalności modułu KSeF obejmują:

Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF – system cyklicznie sprawdza dostępne dokumenty i importuje je bez udziału użytkownika.
Konwersja plików XML na czytelny widok – faktury są prezentowane w ujednoliconym graficznie formacie [schema FA(3)], zgodnym ze wzorcem obowiązującym dla wszystkich faktur KSeF w Polsce.
Automatyczne rozpoznawanie danych – SPUMA identyfikuje kontrahenta, wartości, stawki VAT oraz pozycje dokumentu.
Uruchomienie ścieżki akceptacji – system automatycznie przypisuje dokument do odpowiedniego procesu akceptacji w organizacji.
Przygotowanie do księgowania w SAP Business One – po akceptacji dokument jest gotowy do zaksięgowania z zachowaniem powiązania z fakturą z KSeF.

Jak to działa krok po kroku?

Pobranie faktury z KSeF
SPUMA DMS łączy się z KSeF i automatycznie pobiera faktury zakupowe przypisane do firmy.
Podgląd i weryfikacja danych
Użytkownik nie musi analizować kodu XML. SPUMA generuje czytelną strukturę HTML, prezentując pozycje faktury w sposób identyczny z tradycyjnym dokumentem.
Elektroniczna ścieżka akceptacji
Zdefiniowany proces workflow automatycznie kieruje dokument do osób decyzyjnych (np. dział zakupów → kierownik → księgowość) Odpowiedni użytkownicy otrzymują natychmiastowe powiadomienia o zadaniach w systemie.
Automatyczne księgowanie w SAP Business One
Po uzyskaniu kompletnych akceptacji merytorycznych i finansowych, dokument jest automatycznie wprowadzany do systemu SAP jako gotowa do rozliczenia faktura zakupu. Wszelkie metadane (w tym oficjalny numer KSeF) zostają trwale zapisane w bazie ERP.
Centralna archiwizacja i audyt
Oryginalny plik XML, jego wizualizacja oraz pełna historia ścieżki akceptacji (kto, kiedy i z jakim komentarzem zatwierdził wydatek) zostają zarchiwizowane w centralnym rejestrze SPUMA DMS, gotowe do natychmiastowego wyszukiwania.

Dlaczego automatyzacja pobierania faktur z KSeF to konieczność?

Wprowadzenie powszechnego obowiązku fakturowania w KSeF oznacza, że papierowe i tradycyjne faktury PDF odeszły do przeszłości. Odbiorcy e-faktur stoją przed prostym wyborem: mogą ręcznie pobierać faktury z KSeF lub zautomatyzować ten proces.

Eliminacja błędów ludzkich: Automatyczny import danych bezpośrednio ze struktur XML wyklucza ryzyko pomyłek przy ręcznym przepisywaniu kwot, dat czy numerów NIP.
Optymalizacja czasu pracy: SPUMA DMS na bieżąco pobiera dokumenty z KSeF. Po wstępnej weryfikacji uruchamiane zostaje właściwie workflow, kierując dokument do odpowiednich osób.
Kontrola i płynność obiegu: Faktura kosztowa trafia do procesu akceptacji w kilka minut po jej wystawieniu przez dostawcę, co pozwala na bieżąco kontrolować zobowiązania firmy i budżety projektowe w SAP Business One..
Spójność danych i bezpieczeństwo audytowe: Trwałe zmapowanie zapisu księgowego w SAP z numerem identyfikacyjnym KSeF i źródłowym plikiem XML gwarantuje pełną identyfikowalność ścieżki dokumentu podczas kontroli.