Jak CFO powinien patrzeć na ERP w 2026 roku? Stabilność zamiast projektu IT

W wielu firmach z sektora MŚP wybór systemu ERP wraca dopiero wtedy, gdy „coś przestaje działać”. System nie nadąża za rozwojem firmy, raporty powstają w Excelu, ilość pracy ręcznej rośnie. Dane są rozproszone, a wiedza o tym, co naprawdę dzieje się w firmie, często znajduje się w głowach pojedynczych osób.

Jednocześnie otoczenie biznesowe robi się coraz trudniejsze. Zmiany regulacyjne, rosnące koszty, presja na marżę i większe wymagania wobec raportowania sprawiają, że błędy i brak kontroli kosztują dziś znacznie więcej niż kilka lat temu.

W takich warunkach ERP przestaje być tylko systemem do wystawiania dokumentów, czy systemem księgowym. Staje się narzędziem, które pozwala utrzymać porządek w danych, kontrolę nad kosztami i daje możliwość szybkiej reakcji na zmiany rynkowe, regulacyjne, czy organizacyjne.

W tym artykule przyjrzymy się, jak CFO powinien patrzeć na ERP w 2026 roku. Omówimy, co naprawdę powinno być punktem odniesienia przy wyborze systemu, na co zwrócić uwagę w kontekście kosztów, technologii i ryzyka oraz jak ocenić, czy wybrane rozwiązanie pozwoli firmie się rozwijać, zamiast ograniczać jej możliwości.

Jeszcze kilka lat temu wybór ERP był często traktowany jak projekt informatyczny. System miał działać, wystawiać dokumenty, prowadzić księgowość i magazyn. Główne pytania dotyczyły ceny wdrożenia i miesięcznego kosztu utrzymania.

Dziś to za mało.

System ERP wpływa bezpośrednio na:

Dla CFO oznacza to jedno: ERP to nie jest już tylko koszt IT. To element zarządzania ryzykiem i stabilnością finansową firmy.

Jednym z najczęstszych błędów przy wyborze systemu jest myślenie o nim jak o projekcie, który ma się kiedyś zakończyć. W praktyce ERP to infrastruktura, która zostaje z firmą na 10, 15 lat i dłużej.

Dlatego przed rozmową o funkcjach warto odpowiedzieć sobie na prostsze, ale ważniejsze pytania:

To zmienia sposób patrzenia na wybór dostawcy i samego rozwiązania.

Z naszej perspektywy właśnie tak wygląda dobrze wybrany i dobrze wdrożony ERP. Wielu naszych klientów pracuje na jednym systemie od ponad 10 lat, a zamiast go wymieniać – regularnie go rozwija. System jest aktualizowany, rozbudowywany o nowe funkcje i integrowany z kolejnymi narzędziami w miarę rozwoju firmy oraz zmian rynkowych i regulacyjnych.

Dzięki temu ERP nie staje się przestarzałym obciążeniem, które co kilka lat trzeba wymieniać, lecz stabilną platformą, która rośnie razem z firmą. I to właśnie powinno być celem przy jego wyborze.

Przy wyborze ERP firmy naturalnie porównują:

To ważne elementy, ale bardzo często nie są najważniejsze.

Z punktu widzenia CFO warto pamiętać, że najdroższe systemy to często nie te z najwyższą ceną na starcie, ale te, które później generują ukryte koszty:

Problem w tym, że na etapie wyboru systemu rzadko ma się świadomość tych kosztów i nie bierze się ich pod uwagę. Ujawniają się dopiero w codziennej pracy z systemem, dlatego warto myśleć o nich już w momencie podejmowania decyzji.

Widzimy to szczególnie w firmach, które wybierały system głównie na podstawie ceny i listy funkcji. Na etapie wdrożenia wszystko wygląda podobnie w tabelach porównawczych. Różnice pojawiają się dopiero po 2–3 latach, gdy firma zaczyna się zmieniać, a system nie nadąża za nowymi wymaganiami.

Coraz więcej CFO patrzy dziś na ERP przez pryzmat TCO (Total Cost of Ownership), czyli całkowitego kosztu systemu w całym okresie jego życia.

W praktyce samo wdrożenie to tylko część wydatków. Przez kolejne lata pojawiają się koszty:

System, który na początku wydaje się tańszy, po kilku latach może okazać się droższy w utrzymaniu niż rozwiązanie droższe na starcie, ale stabilniejsze i bardziej przewidywalne.

Z naszych doświadczeń projektowych wynika, że największe koszty rzadko pojawiają się w momencie zakupu systemu. Najczęściej narastają później – w postaci dodatkowej pracy ludzi, ręcznych obejść procesów, kosztownych integracji realizowanych „na skróty” oraz zmian, które w nowoczesnym systemie wdraża się szybko i bezpiecznie, a w źle zaprojektowanym potrafią ciągnąć się tygodniami lub okazują się niemożliwe.

W kilku firmach, z którymi pracowaliśmy, roczny koszt pracy wynikający z ograniczeń starego systemu był wyższy niż roczny koszt utrzymania nowego ERP po wdrożeniu.

Na etapie wyboru systemu często pojawia się pokusa: „zrobimy to po swojemu”. Dostawca deklaruje, że dopisze brakujące funkcje i dopasuje system idealnie do obecnych procesów.

Dla CFO ważne jest zrozumienie konsekwencji takiego podejścia.

Im więcej indywidualnych przeróbek w systemie:

Dlatego coraz częściej bezpieczniejszym podejściem jest stabilny standard systemu, a dodatkowe potrzeby realizowane przez rozszerzenia i integracje – tak, aby nie burzyć fundamentu.

W praktyce często spotykamy firmy, które przez lata rozwijały system głównie poprzez indywidualne przeróbki. Na początku przyspieszało to wdrożenie, ale po kilku latach każda aktualizacja stawała się osobnym projektem, obarczonym ryzykiem i dodatkowymi kosztami.W takich sytuacjach problemem nie jest już brak funkcji, lecz nadmiar zmian wprowadzonych do standardu – system działa, ale jego rozwój staje się coraz trudniejszy i droższy.

CFO często wyczuwa, że „coś jest nie tak”, ale trudno to ubrać w konkret. Sygnałami ostrzegawczymi są m.in.:

To moment, w którym ERP przestaje wspierać zarządzanie, a zaczyna zwiększać ryzyko operacyjne.

To nie są teoretyczne scenariusze. W wielu firmach momentem przełomowym nie był duży błąd systemu, lecz stopniowa utrata zaufania do danych. Zarząd zaczyna opierać decyzje na plikach pomocniczych i zestawieniach poza ERP, bo „tak jest pewniej”. Z punktu widzenia CFO to bardzo niebezpieczna sytuacja – firma formalnie ma system, ale realnie traci nad nim kontrolę.

Zanim pojawią się prezentacje systemów i porównania funkcji, warto odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań:

ERP nie jest już tylko systemem do obsługi procesów. To decyzja o tym, jak stabilne będą finanse, dane i operacje firmy w kolejnych latach.

Z naszej perspektywy projekty ERP, które po latach są oceniane jako udane, rzadko wygrywały najniższą ceną. Wygrywały tym, że po kilku latach nadal dawały firmie porządek w danych, przewidywalność kosztów i możliwość spokojnego rozwoju bez ciągłych „remontów” systemu.

W praktyce wybór ERP powinien sprowadzać się do trzech kluczowych decyzji.

1. System z mocnym, stabilnym rdzeniem

ERP ma porządkować finanse i operacje w jednej bazie danych i być fundamentem na lata. Rozwiązania tej klasy, jak SAP Business One, są projektowane właśnie jako spójna platforma do zarządzania całym przedsiębiorstwem.

2. Rozwój przez integracje, nie przez przeróbki

Najważniejszą przewagą nowoczesnego ERP jest dziś możliwość bezpiecznego łączenia go z innymi systemami. SAP Business One posiada rozbudowane, wbudowane API i SDK, które pozwalają rozwijać funkcjonalność przez dodatki i integracje, bez niszczenia standardu systemu. To podejście wpisuje się w szerszy kierunek, w którym firmy budują dziś ekosystemy współpracujących rozwiązań wokół ERP, zamiast próbować zmieścić wszystkie procesy w jednym systemie.

3. Doświadczony partner wdrożeniowy

Nawet najlepszy system można „zepsuć” złym wdrożeniem. Kluczowe jest doświadczenie partnera, który potrafi utrzymać standard, dobrze zaprojektować integracje i myśleć o ERP jako o długofalowej platformie rozwoju firmy.

ERP w 2026 roku to nie wybór programu – to wybór stabilnej platformy i zespołu, który pomoże ją bezpiecznie rozwijać.

Dowiedz się, jak pomagamy firmom bezpiecznie wdrażać i rozwijać SAP Business One: Wdrożenia SAP B1 – Altab