Zmiany związane z obiegiem dokumentów w firmie po wprowadzeniu KSeF
Termin obowiązkowego Krajowego Systemu eFaktur został odroczony, jednak MF zapowiada, że wprowadzenie centralnego rejestru faktur elektronicznych jest konieczne i projekt zostanie uruchomiony najszybciej jak to możliwe. Obecnie KseF jest rozwiązaniem dobrowolnym, natomiast wkrótce wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT.
Jak zmieni się obieg dokumentów po wprowadzaniu obowiązku e-fakturowania
W tradycyjnym obiegu faktur dokumenty są drukowane, przesyłane pocztą lub kurierem, odbierane, przetwarzane ręcznie, a następnie przechowywane w papierowej formie. Faktury elektroniczne funkcjonują najczęściej w formacie pdf i są przesyłane i odbierane poprzez e-mail. Po wejściu w życie KSeF i obowiązku e-fakturowania, zmieni się standard faktury elektronicznej, a faktury papierowe praktycznie znikną z obiegu. Jedyną dopuszczalną formą faktury będzie faktura elektroniczna, ale ustrukturyzowana, czyli taka, która będzie zawierać konkretne, wymagane dane, w ujednoliconym formacie (xml). Aby faktura miała formę prawną, będzie musiała trafić do KSeF, a wystawić ją będą mogły jedynie osoby upoważnione.
To znacząco zmieni sposób pracy. Wszystkie operacje będą wykonywane elektronicznie, bez konieczności przetwarzania papierowych dokumentów. Tradycyjne archiwum dokumentów zastąpi e-archiwum, z dokumentami w wersji elektronicznej. Podsumowując, KSeF i e-Faktury to spora zmiana, zarówno mentalna jak i organizacyjna, do której warto się przygotować.
Dlaczego firmy będą potrzebowały systemu DMS?
Dla niektórych firm przygotowanie do KSeF może oznaczać konieczność przemodelowania wewnętrznych procesów dotyczących obiegu dokumentów. O ile małe firmy z niewielką liczbą dokumentów będą mogły wystawiać i pobierać dokumenty ręcznie (bezpośrednio poprzez platformę MF), to w przypadku większych firm warto ten proces zautomatyzować. Pobieranie faktur zakupu z KSeF można zautomatyzować wykorzystując system DMS (Document Management System), czyli Elektroniczny Obieg Dokumentów. Dzięki DMS pobieranie e-Faktur z KseF i ich dalsze przetwarzanie może odbywać się w pełni automatycznie.
Ręczne logowanie do KSeF nie będzie konieczne, ponieważ zrobi to aplikacja DMS i po uwierzytelnieniu pobierze faktury i uruchomi obieg dokumentów. Na podstawie zdefiniowanych reguł biznesowych, np. w zależności od kwoty, czy rodzaju wydatku, faktury będą przekazywane do odpowiednich osób w celu weryfikacji, merytorycznego opisania (centra kosztów, projekty, konta księgowe, indeksy magazynowe, komentarze) i zatwierdzenia. Zatwierdzone faktury mogą być automatycznie zaksięgowane w systemie ERP i przekazane do płatności.
Dla przedsiębiorstw, które jeszcze nie korzystają z narzędzi klasy DMS jest to ogromna szansa na przyspieszenie i uporządkowanie obiegu dokumentów. Wykorzystanie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w automatyzacji pobierania faktur z KSeF może przyczynić się do usprawnienia procesów księgowych, zmniejszenia ryzyka popełnienia błędów oraz zwiększenia efektywności pracy związanej z zarządzaniem dokumentami. Zastąpienie tradycyjnych faktur elektronicznymi finalnie będzie stanowiło korzyść organizacyjną dla całej firmy, głównie dzięki możliwości zdanego dostępu do dokumentów.
System DMS jest niezwykle przydatny dla firm z wielu innych powodów, między innymi:
- Centralne, cyfrowe repozytorium dokumentów (eArchiwum) – umożliwia skuteczne zarządzanie wszystkimi rodzajami dokumentów, nie tylko fakturami, np. umowami, dokumentami personalnymi, teczkami pracowniczymi, formularzami i wnioskami itp. Eliminuje to konieczność przechowywania dokumentów papierowych w fizycznych pomieszczeniach
- Szybki dostęp do dokumentów – pozwala na łatwe wyszukiwanie po dowolnej frazie dzięki metadanym dokumentu takim jak np. numer faktury, nazwa dostawcy, data czy kwota
- Weryfikacja zgodności z zamówieniami i umowami – daje możliwość porównania faktur zakupu/PZ – ek z wcześniejszymi umowami, zamówieniami lub innymi dokumentami, aby upewnić się, że kwoty, pozycje, ilości i inne warunki są zgodne
- Skalowalność – daje duże możliwość rozwoju i rozbudowy pod względem nowych użytkowników, dokumentów, ścieżek i etapów autoryzacji czy typów dokumentów.
- Automatyzacja procesów – przyspiesza i usprawnia obieg dokumentów poprzez automatyzację powtarzalnych czynności. Pozwala na przesyłanie dokumentów do akceptacji/opisu zgodnie z zaplanowanymi ścieżkami autoryzacji, ich zatwierdzanie, a w przypadku dokumentów księgowych ich automatyczne księgowanie
- Kontrola zadań, system alarmów i powiadomień – pozwala kontrolować statusy dokumentów, śledzić historię zmian, weryfikować dokumentację na każdym etapie jej obiegu oraz wyznaczać osoby odpowiedzialne za autoryzację dokumentów.
- System alarmów i powiadomień – system powiadomień ułatwia dotrzymanie terminów. Na przykład automatycznie powiadamia użytkowników o dokumentach oczekujących na zatwierdzenie
- Bezpieczeństwo i poufność danych – dzięki mechanizmom zarządzania dostępami umożliwia pełną kontrolę nad przepływem danych. Indywidualne obiegi dla różnych typów dokumentów umożliwiają zarzadzanie uprawnieniami tak, że pracownicy mają dostęp tylko do tych danych/dokumentów, które ich dotyczą
- Kontrola danych i zadań – pozwala kontrolować statusy dokumentów, śledzić historię zmian, weryfikować dokumentację na każdym etapie jej obiegu oraz wyznaczać osoby odpowiedzialne za autoryzację dokumentów.
- Zdalny dostęp do dokumentów – umożliwia pracę zdalną, akceptowanie i podpisywanie dokumentów nie wymaga obecności w biurze – pracownicy mają dostęp do dokumentów w każdym miejscu i czasie
System DMS - "niezbędnik" przedsiębiorcy
Jeżeli do tej pory nie korzystałeś z DMS to rozważ wprowadzenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Rozwiązanie umożliwi uporządkowanie dokumentów w jednej, cyfrowej bazie, eliminując ryzyko zgubienia dokumentu czy opóźnień w jego akceptacji. Co więcej, DMS pozwoli na pracę zdalną, gdzie użytkownicy będą mogli podpisywać/akceptować dokumenty bez konieczności obecności w biurze. Dodatkowo, po wprowadzeniu KSeF rozwiązanie EOD pozwoli w pełni zautomatyzować obieg dokumentów i dostosować firmę do rewolucji cyfrowej związanej z e-fakturami.
