Dynamiczny rozwój firm projektowych w branży chłodniczej i klimatyzacyjnej wymaga pełnej kontroli nad projektami, zasobami i kosztami. Firma Inter-Optima, jeden z liderów rynku HVAC w Polsce, stanęła przed wyzwaniem dalszego skalowania działalności przy rosnącej liczbie zleceń. Wdrożenie SAP Business One pozwoliło stworzyć jedno, spójne środowisko do zarządzania projektami, dokumentacją i czasem pracy, dając firmie solidne podstawy do dalszego rozwoju. 

Inter-Optima  dostarcza nowoczesne rozwiązania konstrukcyjne i technologiczne w branży chłodniczej i klimatyzacyjnej, świadcząc pełen zakres usług: doradztwo, projektowanie, dostawę, montaż urządzeń, serwis gwarancyjny i pogwarancyjny oraz naprawy awaryjne. Firma współpracuje z największymi sieciami handlowymi, przedsiębiorstwami produkcyjnymi oraz instytucjami kultury, realizując zarówno złożone inwestycje, jak i codzienne projekty serwisowe. 

Dynamiczny rozwój Inter-Optimy spowodował znaczący wzrost liczby realizowanych projektów oraz dokumentów, zadań i zasobów do obsługi. Dotychczasowy system nie pozwalał na sprawne zarządzanie czasem pracy, zadaniami, budżetem i alokacją zasobów. Jednocześnie firma potrzebowała wdrożenia specyficznych funkcjonalności branżowych, których implementacja w starym systemie była niemożliwa. W efekcie, rozwój organizacji wymagał nowego, kompleksowego rozwiązania ERP, które umożliwiłoby dalszą ekspansję i sprawną realizację projektów. 

SAP Business One wyróżnia się intuicyjnym i przejrzystym interfejsem, umożliwiającym łatwe odnalezienie informacji bez konieczności kontaktu z innymi działami. System pozwala na samodzielną rozbudowę funkcjonalności i integrację z narzędziami uzupełniającymi. Wbudowana pomoc użytkownika umożliwia szybkie opanowanie systemu i maksymalne wykorzystanie dostępnych narzędzi. 
 

Kluczowym elementem sukcesu wdrożenia był wybór odpowiedniego partnera ERP. Altab od początku procesu był w stanie odpowiedzieć na wszystkie pytania i zapewnić wsparcie na każdym etapie wdrożenia. Partner dostarczył także kompletne rozwiązania uzupełniające, w tym  SPUMA  oraz  SAKOL, które umożliwiły pełną obsługę procesów w przedsiębiorstwie. 

SAP Business One pozwala Inter-Optimie przyjmować więcej zleceń i obsługiwać większą liczbę projektów równocześnie. System umożliwia zarządzanie czasem pracy, zadaniami, budżetem, dostępnymi zasobami oraz dokumentacją projektową, a także monitorowanie działań i analizę ich efektów w czasie rzeczywistym.

Inter-Optima zdecydowała się na wdrożenie SAP Business One w obszarze:

Firma obsługuje teraz wszystkie obszary działalności z pomocą jednej, spójnej, zintegrowanej platformy. 

Dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów SPUMA firma całkowicie wyeliminowała papierową dokumentację. Wbudowany mechanizm OCR automatycznie odczytuje dane z faktur oraz dokumentów magazynowych, umożliwiając ich natychmiastowe wprowadzanie do systemu. SPUMA pozwala również na automatyczne porównywanie dokumentów — zamówień, PZ oraz faktur — pod kątem wartości, ilości zamówionego towaru oraz faktycznie dostarczonych ilości. Proces porównania zamówień, dostaw i faktur, który wcześniej zajmował kilka godzin, dziś trwa zaledwie kilka minut. 

Rozszerzenie SAP Business One o rozwiązanie SAKOL umożliwia mobilną rejestrację czasu pracy dla konkretnych projektów i ich etapów, z wykorzystaniem tabletów oraz smartfonów. System pozwala również na rejestrowanie przyjęć dostaw materiałowych bezpośrednio na miejscu realizacji prac. Wszystkie dane wprowadzone do aplikacji SAKOL są automatycznie przesyłane do SAP Business One, zapewniając ich natychmiastową dostępność w systemie. 

Dzięki takiej formie ewidencji możliwe jest bieżące monitorowanie kosztów robocizny na poziomie projektów i poszczególnych etapów realizacji. Aplikacja wspiera także przydzielanie zadań w projektach oraz obsługę delegacji, nieobecności i urlopów, zapewniając pełną kontrolę nad czasem pracy zespołu oraz efektywne zarządzanie zasobami. 

Wdrożenie SAP Business One, rozszerzone o rozwiązania SPUMA i SAKOL, umożliwiło firmie Inter-Optima kompleksowe zarządzanie projektami, zasobami i dokumentacją w jednym systemie ERP. Firma zyskała realną kontrolę nad kosztami, czasem pracy oraz postępem realizacji projektów, co bezpośrednio przełożyło się na efektywność operacyjną. 

Dzięki wdrożeniu SAP Business One Inter-Optima może dziś sprawnie rozwijać działalność, realizować coraz bardziej złożone projekty oraz skutecznie reagować na potrzeby klientów w branży chłodniczej i klimatyzacyjnej.