Integracja SAP z KSeF – automatyczne przesyłanie faktur ustrukturyzowanych z i do systemu SAP

---

Integracja SAP z KSeF – automatyczne przesyłanie faktur ustrukturyzowanych z i do systemu SAP

Od 1 lipca 2024 przesyłanie dokumentów do KSeF będzie obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. W przypadku systemu SAP Business One ustrukturyzowane faktury będą przesyłane do Centralnego Repozytorium Faktur Elektronicznych bezpośrednio z programu SAP.  Ale nie tylko. Dodatkowo, możliwy będzie także import faktur z KSeF do systemu SAP. 

Krajowy system e – Faktur – na czym polega?

Krajowy system e – Faktur to ogólnopolski system faktur elektronicznych umożliwiający rejestrowanie, wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, czyli takich, które posiadają odpowiedni numer identyfikacyjny, ustandaryzowany format (XML) i dane dodatkowe dotyczące np. rodzaju faktury, pól procedur, kodów GTU, waluty, wartości akcyzy etc. ( -> dowiedz się więcej o fakturze ustrukturyzowanej).

Pobieranie faktur z KSeF do systemu SAP Business One

Dzięki rozszerzeniu funkcjonalności Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SPUMA), import faktur z KSeF, również będzie możliwy. SPUMA zintegrowana z KSeF pozwala jednym kliknięciem (bez konieczności logowania się do strony Ministerstwa Finansów) uzyskać podgląd dokumentu, a następnie zaczytać go do aplikacji i zaksięgować w SAP. Wszystkie dane z dokumentu w formacie xml zaczytują się automatycznie.  

Automatyzacja obiegu faktur w firmie

Elektroniczny obieg dokumentów SPUMA porządkuje cały proces obiegu i obsługi faktur zakupu, ograniczając ryzyko ewentualnych opóźnień. Dokument pobrany z KSeF zostanie automatycznie zarejestrowany i trafi do dalszej obsługi, zgodnie ze zdefiniowanym schematem autoryzacji.

SPUMA umożliwia przejrzysty dostęp i łatwe zarządzanie wszystkimi fakturami ustrukturyzowanymi. Pracownicy np. działu księgowości mogą z poziomu aplikacji ukrywać na liście wczytane już dokumenty i pozostawiać tylko te, które jeszcze wymagają weryfikacji.

Import faktur z KSeF do SAP Business One – jak to działa w praktyce?

Po zalogowaniu do aplikacji SPUMA w zakładce „Sekretariat” dostępna jest opcja: „Dokumenty Elektroniczne”. System łączy się z KSeF. Dzięki temu zobaczysz w tym miejscu listę wszystkich faktur wystawionych przez dostawców. 

Ponieważ dane dotyczące faktury są zapisane w formacie xml jednym kliknięciem w „Pobierz dane z KSeF” uzupełnią się dane dotyczące sprzedawcy, a także samej faktury (wartość, numer, data wystawienia i termin płatności).

W przypadku faktur zawierających kilka pozycji pobierają się także dane dla poszczególnych wierszy dokumentu – opis, ilość, cena, VAT i wartość netto. Po zatwierdzeniu dokumentu zaksięgujesz go jednym kliknięciem.

Dokument po zatwierdzeniu jest dostępny z poziomu systemu SAP Business One.

Więcej o integracji SAP Business One z Krajowym Systemem Faktur Elektronicznych

Szybki dostęp do SAP Business One – poznaj możliwości

Jeżeli chcesz przekonać się w praktyce jak działa SAP Business One masz kilka możliwości do wyboru: 

• Zobacz demo – przetestuj pełną wersję SAP Business One 10.0 w wersji HANA – wypełnij formularz 
• Umów się na bezpłatną prezentację online – spotkaj się z nami w wybranym przez Ciebie terminie i poznaj możliwości SAP Business One – zarejestruj się  
• Zadzwoń (12 333 45 01) lub napisz (sap@altab.pl) –  porozmawiaj z nami, opowiedz o swoim biznesie, a my pomożemy Ci rozwinąć skrzydła przy pomocy SAP Business One!  

Kluczowy dokument do autoryzacji? Zatwierdź go #zdomu

---

Kluczowy dokument do autoryzacji? Zatwierdź go #zdomu

Elektroniczny obieg dokumentów SPUMA umożliwi Ci szybki i wygodny dostęp do faktur, umów i innych dokumentów firmowych, które możesz akceptować z domu.

Jak to działa?

1. Otrzymujesz powiadomienie e–mail z bezpośrednim linkiem do dokumentu, który wymaga np. Twojej autoryzacji, opisu lub komentarza
2. Dzięki funkcji automatycznego, bezpiecznego uwierzytelniania, otwierasz dokument w przeglądarce internetowej bez konieczności dodatkowego logowania
3. W prosty sposób komentujesz, opisujesz lub zatwierdzasz dokument, który po zatwierdzeniu jest automatycznie księgowany w SAP Business One.

SPUMA w praktyce – przykład zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów

1. Na skrzynkę email, dedykowaną obiegowi dokumentów (np. efaktury@abc.pl) otrzymujesz fakturę kosztową
2. Aplikacja automatycznie rozpoznaje m.in. Dostawcę, treść oraz Typ dokumentu ( w tym przykładzie jest to faktura)
3. Na podstawie Typu dokumentu, Dostawcy i treści przypisywany jest schemat autoryzacji (czyli kto, w jakiej kolejności i w jakich krokach będzie zatwierdzał, opisywał, komentował dokument)
4. Jeśli jesteś w schemacie autoryzacji dostajesz powiadomienie email zawierające link do faktury
5. Po kliknięciu w link otwierasz dokument i podejmujesz decyzję np. o zatwierdzeniu lub odrzuceniu faktury

Główne korzyści z autoryzacji dokumentów w SPUMIE

• Szybkie, elektroniczne zatwierdzanie dokumentów online przez WWW, bez konieczności ręcznego podpisywania
• Natychmiastowa informacja o nowych dokumentach, wymagających Twojego działania
• Automatyzacja procesu autoryzacji i księgowania dokumentów w SAP Business One

Dowiedz się wiecej o elektronicznym obiegu dokumentów SPUMA

Chcesz mieć dostęp do dokumentów firmowych? Przeglądaj je #zdomu

---

Chcesz mieć dostęp do dokumentów firmowych? Przeglądaj je #zdomu

Pracując #zdomu możesz mieć łatwy dostęp do dokumentów firmowych. Elektroniczny obieg dokumentów SPUMA ułatwi Ci zarządzanie dokumentami spoza biura.

Jak to działa? 

1. Masz dostęp do obrazu dokumentów z SAP Business One lub logując się do aplikacji przez WWW 
2. Masz dostęp do wszystkich rodzajów dokumentów w wersji elektronicznej, takich jak: faktury, umowy, gwarancje, inne 
3. W prosty sposób możesz wyszukać dokument po dowolnej frazie
4. Widzisz załączniki dokumentu, historię autoryzacji, opisy i komentarze
5. Dokument możesz zapisać, wydrukować lub udostępnić go innej osobie

SPUMA w praktyce – przykład zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów 

1. Chcesz sprawdzić gwarancje urządzenia, które uległo awarii. W tym celu musisz znaleźć fakturę zakupu i umowę gwarancyjną 
2. Logujesz się do SPUMY przez przeglądarkę internetową. W wyszukiwarce aplikacji wpisujesz numer seryjny (odczytany z tabliczki znamionowej urządzenia) 
3. Dzięki funkcji rozpoznawania tekstu (OCR) faktura i gwarancja zawierająca numer seryjny zostaje wyświetlona w wynikach wyszukiwania 
4. Klikając w wybrany dokument możesz sprawdzić warunki i okres gwarancji 

Korzyści z używania SPUMY

• Zdalny, bezpieczny dostęp do elektronicznych wersji dokumentów z SAP Business One lub przez przeglądarkę internetową
• Łatwe i szybkie wyszukiwanie dokumentów po zawartości, dzięki wbudowanemu OCR 
• Prosty dostęp do załączników, komentarzy i opisów  

Dowiedz się więcej o elektronicznym obiegu dokumentów SPUMA