Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF w SAP Business One dzięki SPUMA DMS

Od 1 lutego 2026 roku wszystkie duże firmy w Polsce będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmie pozostałe przedsiębiorstwa. Dla użytkowników SAP Business One oznacza to konieczność zapewnienia zgodności z KSeF w zakresie wysyłania faktur sprzedaży do systemu Ministerstwa Finansów. Standardowy SAP Business One umożliwia wystawianie i wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF, nie pobiera jednak automatycznie faktur zakupowych wystawionych przez dostawców, ponieważ nie jest to wymagane przepisami. W praktyce jednak ręczne pobieranie i przetwarzanie dokumentów z KSeF oznacza dodatkową pracę po stronie użytkowników. Dlatego rozwiązanie SPUMA DMS zostało rozszerzone o integrację z KSeF, dzięki czemu potrafi automatycznie pobierać faktury zakupowe z systemu KSeF, prezentować je w czytelnej formie, uruchamiać ścieżkę akceptacji i przekazywać do księgowania w SAP Business One.
(dowiedz się więcej co musisz wiedzieć jako odbiorca faktur…)

SPUMA DMS + KSeF = pełna automatyzacja procesu zakupowego

Rozszerzenie SPUMA DMS, w pełni zintegrowane z SAP Business One, zostało rozbudowane o obsługę faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowa funkcjonalność pozwala w pełni zautomatyzować proces przetwarzania faktur zakupowych:

Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF – system cyklicznie sprawdza dostępne dokumenty i importuje je bez udziału użytkownika.
Konwersja plików XML na czytelny widok – faktury są prezentowane w ujednoliconym graficznie formacie [schema FA(3)], zgodnym ze wzorcem obowiązującym dla wszystkich faktur KSeF w Polsce.
Automatyczne rozpoznawanie danych – SPUMA identyfikuje kontrahenta, wartości, stawki VAT oraz pozycje dokumentu.
Uruchomienie ścieżki akceptacji – system automatycznie przypisuje dokument do odpowiedniego procesu akceptacji w organizacji.
Przygotowanie do księgowania w SAP Business One – po akceptacji dokument jest gotowy do zaksięgowania z zachowaniem powiązania z fakturą z KSeF.

Jak to działa krok po kroku?

Pobranie faktury z KSeF
SPUMA DMS automatycznie łączy się z KSeF i pobiera faktury zakupowe przypisane do firmy.
Podgląd i weryfikacja
Dokument w formacie XML prezentowany jest w SPUMA w postaci czytelnej struktury (HTML), umożliwiającej szybki przegląd danych.
Ścieżka akceptacji
Zdefiniowany wcześniej proces (np. dział zakupów → kierownik → księgowość) uruchamia się automatycznie, a użytkownicy są powiadamiani o zadaniach.
Księgowanie w SAP Business One
Po akceptacji dokument trafia bezpośrednio do SAP jako faktura zakupu, gotowa do rozliczenia.
Archiwizacja i raporty
Wszystkie dokumenty oraz ich statusy są archiwizowane i widoczne w centralnym rejestrze SPUMA DMS.

Dlaczego warto działać już teraz?

Od 1 lutego 2026 roku część dostawców zacznie wystawiać faktury wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Odbiorcy tych dokumentów będą musieli je pobierać z KSeF – mogą to robić ręcznie, lub w sposób automatyczny, dzięki integracji SPUMA DMS z KSeF. Dlatego już dziś warto przygotować system i użytkowników do nowego sposobu pracy.

Możliwość testów na środowisku KSeF testowym – już teraz można sprawdzić działanie procesu pobierania i księgowania faktur, mimo że w środowisku produkcyjnym faktury nie są jeszcze dostępne.
Bezpieczne przygotowanie systemu i użytkowników – wcześniejsze wdrożenie pozwala na spokojną konfigurację oraz dopasowanie ścieżek akceptacji i księgowania.
Płynne przejście na KSeF w momencie uruchomienia obowiązku – dzięki wcześniejszym testom, po starcie systemu produkcyjnego wszystkie procesy będą działały stabilnie i bez przestojów.
Mniej stresu i błędów – użytkownicy poznają nowe procedury i zyskają pewność, że proces obsługi faktur przebiega prawidłowo.