Monitorowanie postępu zadań, etapów, faz, budżetu, zasobów – efektywne zarządzanie projektami z SAP
Dzięki SAP Business One, Inter-Optima – firma z branży klimatyzacji, wentylacji oraz chłodnictwa, usprawniła zarządzanie i uporządkowała procesy; przyspieszyła przepływ informacji oraz uzyskała pełną kontrolę nad realizacją projektów. Przedsiębiorstwo po wdrożeniu jednego, spójnego systemu SAP jest przygotowane na przetwarzanie większej ilości dokumentów w firmie, rozbudowując system o nowe funkcjonalności skracające prace przy dokumentach.
Dostawca rozwiązań konstrukcyjnych i technologicznych z branży wentylacyjnej, klimatyzacyjnej i chłodniczej
Inter-Optima to dostawca rozwiązań związanych z branżą wentylacji, klimatyzacji oraz chłodnictwa w Polsce. Firma świadczy usługi doradztwa, dostarczania i montażu urządzeń, gwarancyjny i pogwarancyjny serwis instalacji oraz realizuje naprawy awaryjne.
Jaki był powód zmiany dotychczasowego systemu?
Głównym powodem rozpoczęcia poszukiwań nowego systemu do zarządzania był rozwój firmy. Inter-Optima realizowała coraz więcej inwestycji, a tym samym znacząco wrosła liczba obsługiwanych projektów (dokumentów, zadań, zasobów). By móc się rozwijać i skutecznie funkcjonować konieczne było usprawnienie zarządzania: czasem pracy, zadaniami, budżetem czy alokacją zasobów (materiały, ludzie).
Firmie zależało również na wdrożeniu specyficznych, branżowych funkcjonalności, których uruchomienie w używanym wówczas systemie było niemożliwe. Wszystkie te elementy spowodowały, że Inter-Optima zdecydowała o zmianie oprogramowania.
Rozmowy z firmami wdrożeniowymi, specjalizującymi się w systemach ERP prowadzone były przez ponad 3 miesiące. Każde rozwiązanie miało dobre i słabe strony. Ciężko było znaleźć rozwiązanie kompletne. Dopiero SAP Business One oferował wszystko czego potrzebowaliśmy. Dzięki otwartej architekturze systemu możemy rozbudowywać go o nowe funkcjonalności, dostosowane do naszych indywidualnych potrzeb. Praca z nowym systemem to bardzo duży skok w rozwoju naszej firmy. SAP Business One i Altab to był jedyny słuszny wybór” – Wojciech Wiewióra, Wiceprezes Zarządu Inter-Optima Sp. z.o.o.
Co przeważyło na korzyść SAP Business One?
„SAP Business One to intuicyjny, przejrzysty i przemyślany interfejs. To także niespotykana wśród konkurencyjnych systemów możliwość samodzielnej rozbudowy. SAP to niesamowicie otwarte rozwiązanie, które można nieustannie rozwijać. Dane w systemie są czytelne i bardzo łatwo dostępne. Można samodzielnie znaleźć każdą informację, bez konieczności konsultowania się z pracownikami innych działów. Dodatkowo, pracę z systemem bardzo ułatwia możliwość korzystania z wbudowanej pomocy. Tak szczegółowej instrukcji użytkowania systemu nie udostępnia żaden z konkurencyjnych producentów. Dzięki temu pracujemy samodzielnie, swobodnie i wiemy jak maksymalnie wykorzystać dostępne funkcjonalności” – podkreśla Wojciech Wiewióra, Wiceprezes Zarządu Inter-Optima Sp. z.o.o.
Co zdecydowało o wyborze Altab jako Partnera Wdrożeniowego?
„Altab jako jedyny dostawca ERP – już na etapie wyboru oprogramowania – był w stanie odpowiedzieć na każde nasze pytanie. Także podczas wdrożenia nigdy nie zostaliśmy bez odpowiedzi, nigdy nie usłyszeliśmy, że czegoś nie da się zrobić. Altab to firma otwarta na nowe rozwiązania i potrzeby klienta. Ponadto, dostarcza kompletne rozwiązania uzupełniające, w naszym przypadku to SPUMA i SAKOL, które zapewniły nam pełną obsługę wszystkich procesów” – zaznacza Wojciech Wiewióra, Wiceprezes Zarządu Inter-Optima Sp. z.o.o.
Wszystkie procesy w jednym, zintegrowanym systemie SAP
Inter-Optima zdecydowała się na wdrożenie SAP Business One w obszarze:
- finansów, księgowości i kontrolingu,
- analiz i raportowania,
- zarządzania projektami i zasobami; zakupów,
- magazynu, dystrybucji i logistyki; obsługi klienta, sprzedaży i serwisu,
- Kadr i Płac (więcej: R2Płatnik).
Firma obsługuje teraz wszystkie obszary działalności z pomocą jednej, spójnej, zintegrowanej platformy.
„W dzisiejszych czasach, przy sławnym „łańcuchu dostaw”, wiedza totalna jest na wagę złota”.
Sprawne zarządzanie projektami: zadania, etapy, budżet, zasoby, czas
Dzięki SAP Business One Inter-Optima przyjmuje kolejne zlecenia, planuje i obsługuje więcej projektów. Korzystając z jednej bazy danych sprawnie zarządza czasem pracy, zadaniami, budżetem, dostępnymi zasobami i dokumentacją projektową, jak też na bieżąco monitoruje działania i analizuje ich efekty -> więcej o zarządzaniu projektami i zasobami w SAP Business One
SPUMA – unikalne dostosowanie narzędzia do potrzeb klienta - szybki przepływ informacji i uporządkowany obieg dokumentów
Inter-Optima całkowicie wyeliminowała papierową dokumentację i korzysta z Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SPUMA). Mechanizm OCR, wbudowany w rozwiązanie, na podstawie zdefiniowanych kartotek w SAP Business One, automatycznie odczytuje dane, między innymi: numer katalogowy dostawcy, nr zamówienia, ilość, cenę etc.
Dodatkowo, dzięki SPUMIE możliwe jest porównywanie dokumentów (Zamówienia, PZ, Faktura) pod względem kwoty, ilości zamówionego towaru z ilością, która została dostarczona. Kiedyś ręczne porównanie zamówienia zakupu np. z 40 pozycjami, z dostawą i fakturą zakupu trwało godzinę. Teraz dzięki SPUMIE i mechanizmowi OCR te same czynności zajmują kilka minut.
Osiągnięty efekt dzięki SBO jest niesamowity. Dzięki pracy włożonej na uporządkowanie procesu obsługi dokumentów, Jedna godzina pracy w starym systemie, to w SAP Business One niecałe 2 minuty” – podkreśla Wojciech Wiewióra, Wiceprezes Zarządu Inter-Optima Sp. z.o.o.
SAKOL – potężne narzędzie uzupełniające SAP Business One – obsługa magazynu i rejestracja czasu pracy za pomocą urządzeń mobilnych
Rozbudowa SAP Business One o rozwiązanie SAKOL umożliwia, używając tabletu, telefonu komórkowego, rejestrację czasu pracy dla konkretnych projektów i etapów, włącznie z przyjmowaniem dostaw materiałowych. Informacje wprowadzone do SAKOLA automatycznie trafiają do SAP Business One. Dzięki takiej rejestracji czasu pracy znane są bieżące koszty robocizny w konkretnym projekcie i etapie projektu.
