Co to jest KSeF i do czego ma służyć?

Krajowy system e-Faktur, w skrócie KSeF, to ogólnopolski system informatyczny umożliwiający wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych w ustrukturyzowanej formie. Po wprowadzeniu obowiązku e-fakturowania, faktura wystawiona w KSeF będzie jedyną dopuszczalną formą faktury. W związku z tym, aby faktura miała formę prawną, musi zostać wystawiona poprzez KSeF, zgodnie z ustalonymi standardami i procedurami oraz zostać pozytywnie zweryfikowana. W KseF faktura ustrukturyzowana posiada ustandaryzowany format XML – zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury, opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE). Taka faktura, poza standardowymi danymi sprzedaży, jak dane sprzedawcy, nabywcy, daty, będzie zawierała dane dodatkowe dotyczące np. rodzaju faktury (VAT, korekta, zaliczka, rozliczenie), pól procedur, kodów GTU, waluty, wartości akcyzy etc. . Aby umożliwić jednoznaczną identyfikację dokumentu w systemie, każdej fakturze w momencie jej wystawienia w KSeF, nadawany jest unikalny numer identyfikacyjny. Faktury elektroniczne będą przechowywane w scentralizowanym systemie KSeF przez 10 lat. W Krajowym Systemie e-Faktur firmy mogą zarówno wystawić faktury sprzedaży, jak i pobierać faktury zakupu. Jak to działa? Fakturę można wystawić ręcznie, bezpośrednio w KSeF, po zalogowaniu i uwierzytelnieniu w systemie. Podobnie jest z pobieraniem faktur od dostawców, wystawionych poprzez KSeF, można je pobrać na przykład jako pliki pdf lub XML. Jednak w przypadku dużej ilości dokumentów warto ten proces zautomatyzować. KSeF udostępnia narzędzia do integracji z zewnętrznymi systemami ERP (Enterprise Resource Planning), które są wykorzystywane przez firmy do zarządzania procesami biznesowymi. Integracja z systemem ERP eliminuje konieczność manualnego wystawiania bądź pobierania faktury. W uproszczeniu, faktura wystawiona w ERP automatycznie trafia do KSeF w ustrukturyzowanym formacie XML, w drugą stronę, do systemu ERP trafia numer identyfikacyjny faktury z KSeF. Natomiast faktury zakupu mogą być automatycznie pobierane do systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, gdzie następnie są zatwierdzane i przygotowywane do zaksięgowania w systemie ERP. Podsumowując, głównym celem wprowadzenia KSeF jest ułatwienie procesu fakturowania, zwiększenie transparentności transakcji gospodarczych oraz wspomaganie działań urzędów skarbowych. KSeF to znacząca zmiana w procesie wystawiania faktur dla wszystkich podatników. Podmiotem odpowiedzialnym za działanie systemu będzie szef Krajowej Administracji Skarbowej, który automatycznie będzie także administratorem danych w nim zawartych.

System KSeF – jaki jest cel jego wdrożenia?

KSeF ma gwarantować autentyczność e-faktur, ich czytelność i integralność. Głównym celem wdrożenia tego systemu jest centralizacja procesu rejestracji faktur wystawianych i otrzymanych przez przedsiębiorców poprzez skierowanie ich do jednego miejsca – ogólnopolskiej platformy teleinformatycznej. Krajowy System e-Faktur stworzono również m.in. po to, aby:

• analizować i kontrolować prawidłowość danych z faktur ustrukturyzowanych;
• przedsiębiorcy za jego pomocą wystawiali, otrzymali i archiwizowali e-faktury;
• zapewnić stały dostęp do e-faktur – by móc je weryfikować w dowolnym momencie;
• oznaczać faktury ustrukturyzowane numerem identyfikującym nadanym w KSeF;
• przydzielać identyfikator zbiorczy dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez podatnika dla jednego odbiorcy.

Krajowy System e-Faktur – dla kogo będzie obowiązkowy?

Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe podczas fakturowania czynności podlegających w Polsce opodatkowaniu VAT, w tym krajowych dostaw towarów oraz świadczenia usług dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych. Oznacza to, że z Krajowego Systemu e-Faktur będą musieli korzystać:

• zarówno przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, jak i ci zwolnieni z jego płacenia;
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy mają NIP.

Zgodnie z artykułem art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek korzystania z KSeF nie będzie dotyczyć:

• podatników:
  • niemających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
  • niemających siedziby działalności gospodarczej, ale mających stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. W takiej sytuacji stałe miejsce prowadzenia działalności nie może uczestniczyć w dostawie towarów lub w świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
  • korzystających z procedur szczególnych. Jest o nich mowa w dziale XII ustawy o VAT – w rozdziałach 7, 7a i 9. Dotyczą one podmiotów zagranicznych zarejestrowanych dla procedury szczególnej rozliczania VAT, w tym podmiotów z siedzibą poza terytorium Unii Europejskiej.
• faktur wystawianych:
  • na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (B2C);
  • w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług określonych w dodatkowych rozporządzeniach Ministra Finansów. Wydaje się je, uwzględniając np. możliwości techniczno-organizacyjne związane z fakturowaniem.

Krajowy system e-faktur – kiedy będzie obowiązkowy?

Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF) miał być obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Jednak ze względu na błędy w systemie zadecydowano o przesunięciu tego terminu. Wiadomo, że KSeF nie będzie obligatoryjne w 2024 roku. Termin obowiązku fakturowania za pomocą tego systemu zostanie wskazany po zakończeniu audytu prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.

System KSeF – co to jeszcze oznacza dla przedsiębiorców?

Przedsiębiorcy, którzy będą fakturować za pomocą KSeF:

• będą szybciej otrzymywać zwrot podatku VAT – w ciągu maksymalnie 40 dni od momentu wystąpienia o jego zwrot;
• nie będą musieli przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA);
• będą mogli szybciej i w łatwiejszy sposób korygować faktury;
• nie będą musieli przechowywać faktur, gdyż będą one dostępne w KSeF przez 10 lat od momentu ich wystawienia.

KSeF – pytania i odpowiedzi