KSeF w SAP B1 - Dwukierunkowa integracja
System SAP Business One jest przygotowany do pełnej obsługi faktur elektronicznych zgodnie ze standardem KSeF. Umożliwia przesyłanie ustrukturyzowanych faktur sprzedaży z SAP do Krajowego Systemu e-Faktur oraz pobieranie faktur zakupu z KSeF do elektronicznego obiegu dokumentów, zatwierdzenia i księgowania w SAP.
SAP B1 i KSeF: kompleksowa obsługa elektronicznej faktury ustrukturyzowanej
Być może już od 2025 roku w Polsce zostanie wprowadzony obowiązek rejestrowania faktur sprzedaży (ustrukturyzowanych) w Krajowym Systemie e-Faktur – platformie przygotowanej przez Ministerstwo Finansów. KSeF narzuca zakres danych oraz strukturę, w jakiej faktura musi być wysłana do centralnego systemu e-Faktur. Podobnie jak w przypadku JPK, powoduje to konieczność dostosowania systemu finansowo-księgowego do nowych wymagań ustawodawcy.
Z perspektywy SAP wysyłka faktur elektronicznych w uporządkowanym formacie nie jest niczym nowym, ogólnokrajowe sieci e-fakturowania obowiązują już w innych krajach i są obsługiwane przez systemy SAP. SAP Business One jest przygotowany zarówno do generowania faktur z określonym zakresem danych w odpowiednim formacie, jak i do automatycznej wysyłki faktur w formie elektronicznej.
Chociaż konieczność wprowadzenia KSeF jest wyzwaniem, jednocześnie może być szansą na usprawnienia procesu obiegu dokumentów w firmie. Ponieważ faktury zakupowe będziemy mogli pobrać z KSeF w formie elektronicznej, możliwe jest zautomatyzowanie ich przyjmowania, akceptacji, księgowania i e-archiwizacji. W tym celu proponujemy wykorzystanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów – SPUMA z funkcjonalnością obsługi KSeF.
Elektroniczne faktury sprzedaży z SAP
System SAP Business One w standardzie* zapewnia automatyczną wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF. Na podstawie faktury dodanej w SAP generowany jest plik w formacie XML w odpowiedniej strukturze, a następnie wysyłany do KSeF za pośrednictwem modułu komunikacyjnego. Po wpłynięciu faktury do KSeF weryfikowana jest jej zgodność z obowiązującym schematem. Do SAP trafiają komunikaty zwrotne o statusie dokumentu, potwierdzenie poprawnej wysyłki lub informacja o błędzie w przypadku braku pozytywnej weryfikacji pliku w KSeF. Jeśli dokument jest poprawny, otrzymuje unikalny numer referencyjny, identyfikujący go w bazie KSeF, który jest zapisywany w SAP.
*funkcjonalność dostępna w najnowszej wersji SAP Business One 10.0, FP 2308
KSeF a Elektroniczny Obieg faktur zakupowych
Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z Krajowego Systemu eFaktur umożliwia SPUMA – Elektroniczny Obieg Dokumentów, rozwiązanie rozszerzające funkcjonalność podstawową SAP Business One. Faktury wystawione przez dostawców i zarejestrowane w Krajowym Systemie eFaktur są pobierane automatycznie w formacie XML. W aplikacji SPUMA dostępna jest lista wszystkich faktur zakupu zaczytanych z KSeF. Format XML jest konwertowany do HTML, dzięki temu możliwy jest podgląd nagłówka i pozycji dokumentu. Dodatkowo pozycje faktury zakupowej mogą być automatycznie zestawiane, porównywane i łączone z dokumentami SAP, takimi jak zamówienia zakupu czy dokumenty Pz. Po wstępnej weryfikacji procesowanie faktury odbywa się według przyjętej w firmie ścieżki akceptacji. Wysłanie faktury w obieg uruchomi proces zatwierdzania, zgodnie ze zdefiniowanym dla danego rodzaju dokumentu schematem autoryzacji.
Podczas procesu autoryzacji możliwa jest automatyczna lub ręczna dekretacja pozycji faktury zakupu na konto księgowe, centrum zysku lub kosztu (MPK), czy projekt. Po przejściu ścieżki autoryzacji (jeśli jest wymagana) faktura zostaje zaksięgowana w SAP. Użytkownik SAP ma możliwość podglądu obrazu zaksięgowanego dokumentu, wraz z pełnym opisem i historią autoryzacji.
Sztuczna Inteligencja w Elektronicznym Obiegu Dokumentów
Dzięki wykorzystaniu Sztucznej Inteligencji (AI) i mechanizmów uczenia maszynowego (Machine Learnig), program uczy się kojarzyć i mapować dane z faktury z danymi w bazie SAP.
Kluczowa w tym procesie jest automatyczna interpretacja danych, takich jak kontrahent, pozycje faktury, kwoty, daty. Na podstawie tych danych Sztuczna Inteligencja może automatyzować powtarzalne czynności takie jak:
- wybór ścieżki autoryzacji, oparty o zbiór reguł, zbudowany dla każdego typu dokumentu,
- mapowanie pozycji faktury zakupowej z indeksami materiałowymi, towarowymi, czy usługowymi w bazie danych SAP,
- przypisanie centrów zysku lub kosztu (MPK), projektu.
KSeF i SAP Business One - podsumowanie
Jeśli korzystasz z oprogramowania SAP Business One lub zamierzasz je wdrożyć, masz pewność, że system jest gotowy na zmiany związane z KSeF. Co więcej możesz wykorzystać dodatkową funkcjonalność Elektronicznego Obiegu Dokumentów SPUMA do usprawnienia i zautomatyzowania obiegu faktur przychodzących.
