Wdrożenie SAP Business One w firmie Omeko przyniosło podwojenie wartości przychodów, nawet w warunkach kryzysu. Osiągnięcie tego sukcesu wymagało zmiany podejścia do prowadzenia biznesu: bieżącego monitorowania realizacji zamówień i rentowności poszczególnych etapów pracy, szybkiego dostępu do informacji o materiałach niezbędnych do produkcji, a także planowania obsady stanowisk i transportu w oparciu o długofalowe prognozy uwzględniające m.in. zmieniające się potrzeby klientów. Równocześnie kluczowe procesy w dziale finansowo-księgowym, w tym tworzenie dokumentów sprzedażowych, zostały zautomatyzowane, co dodatkowo usprawniło funkcjonowanie firmy.

Omeko to firma papiernicza z ponad trzydziestoletnimi tradycjami i dużym doświadczeniem w branży poligraficznej. Firma działa aktywnie na rynku wydawniczym i rynku agencji reklamowych oferując swoim klientom szeroką gamę produktów poligraficznych – od prostych materiałów marketingowych, po czasopisma, książki i albumy. Omeko jest też krajowym liderem w produkcji rolek termicznych i papierowych przeznaczonych do urządzeń rejestrujących, takich jak kasy fiskalne, bankomaty i parkometry oraz w produkcji składanki komputerowej.

W firmie Omeko, działającej w wymagającej branży poligraficznej i papierniczej, zarząd oraz kadra menedżerska stanęli przed istotnym wyzwaniem strategicznym. Pomimo ugruntowanej pozycji rynkowej i wieloletniego doświadczenia, dotychczasowy sposób organizacji pracy oraz procesy operacyjne przestały nadążać za tempem zmian rynkowych i ambicjami rozwojowymi firmy. Model, który przez lata zapewniał stabilność, nie dawał już wystarczającej elastyczności, kontroli kosztów ani przejrzystości danych niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji. Jednocześnie otoczenie rynkowe stawało się coraz bardziej wymagające – rosła konkurencja, presja cenowa i oczekiwania klientów dotyczące terminowości oraz jakości realizacji zamówień. W efekcie pojawiło się realne ryzyko utraty dynamiki wzrostu oraz stopniowego osłabienia przewagi konkurencyjnej, jeśli firma nie zdecyduje się na zmianę dotychczasowego sposobu działania.

Konsekwencją tych ograniczeń była niższa efektywność operacyjna, podejmowanie decyzji na bazie niepełnych danych, a w konsekwencji zagrożenia związane z płynnością finansową w obliczu rosnącej presji konkurencyjnej i spadku popytu na rynku papierniczym.

Z naszego doświadczenia, takie położenie firmy wymaga przejścia od reaktywnego zarządzania do pełnej kontroli operacyjnej i finansowej, co z kolei umożliwia:

Bez takiej transformacji firma narażona jest na zamrożenie kapitału w zapasach, ryzyko opóźnień produkcyjnych i obniżenie rentowności zamówień, co z perspektywy zarządu przekłada się na ograniczoną konkurencyjność.

Po analizie kluczowych problemów w Obszarach Produkcji, Finansów i Zarządzania, firma zdecydowała się na wdrożenie SAP Business One, który:

Zapewnia dostęp do pełnej informacji operacyjnej w czasie rzeczywistym. System dostarcza menedżerom i controllerom narzędzia raportowe, które umożliwiają wgląd w rentowność produktów i klientów oraz identyfikację obszarów generujących straty.

Wprowadza kontrolę nad realizacją zamówień i planowaniem produkcji – od zamówienia przez produkcję aż po logistykę. Operacje są teraz koordynowane w jednym środowisku, co pozwala uniknąć opóźnień i zoptymalizować wykorzystanie zasobów.

Automatyzuje zadania administracyjne i finansowe. Dział Finansów nie musi już ręcznie księgować dokumentów sprzedażowych ani agregować danych z wielu źródeł — to usprawnienie realnie redukuje koszt pracy i przyspiesza cykle zamknięcia miesiąca.

Umożliwia planowanie strategiczne z wykorzystaniem raportów i prognoz. SAP daje możliwość generowania analiz historycznych i prognoz, dając zarządowi realne narzędzie do podejmowania decyzji w oparciu o bieżące dane.

Z naszego doświadczenia wynika, że tego typu transformacja przynosi wartość dodaną wykraczającą poza mierzalne wyniki finansowe: firma osiągnęła podwojenie wartości przychodów mimo presji rynkowej, dzięki efektywniejszym procesom i lepszym decyzjom biznesowym zwiększając skalę operacji. Jednocześnie zredukowano ryzyko finansowe poprzez kontrolę należności i lepsze zarządzanie płynnością, zoptymalizowano produkcję i wykorzystanie zasobów eliminując ryzyko zamrożenia kapitału w zapasach. Co więcej, uwolniono zasoby administracyjne dzięki automatyzacji zadań finansowo‑księgowych oraz wzmocniono prognozowanie i planowanie strategiczne dzięki raportowaniu wielowymiarowemu.

Z naszego doświadczenia wynika również, że posiadanie jednej spójnej platformy do zarządzania finansami, produkcją i logistyką jest warunkiem koniecznym, jeśli firma chce efektywnie skalować działalność, szybko reagować na zmiany popytu, ograniczać koszty operacyjne i zapewnić zarządowi rzetelne dane do planowania strategicznego. Praktyczny wniosek jest taki, że dopóki dane i procesy pozostają rozproszone w wielu systemach lub arkuszach kalkulacyjnych, organizacja działa w trybie reaktywnym, co zasadniczo ogranicza jej zdolność do przewidywania, planowania i skalowania biznesu.

Firma Omeko ma za sobą również cenne doświadczenia związane ze zmianą systemu ERP. Przez lata pracowała na SAP Business One, następnie zdecydowała się na wdrożenie CDN XL od Comarch, by po roku ponownie wrócić do poprzedniego rozwiązania. Po roku pracy z CDN XL firma postanowiła wrócić do SAP Business One. Okazało się, że elastyczność i możliwości zarządcze tego systemu są nieocenione. Decyzja o powrocie była podyktowana potrzebą większej swobody w zarządzaniu oraz dostępu do narzędzi lepiej wspierających rozwój przedsiębiorstwa.