Kolbud

W skrócie:

Potrzeba: Usprawnienie procesów decyzyjnych

Rozwiązanie: SAP Business One

Efekt: Możliwość rozbudowy systemu o nowe rozwiązania

O firmie:

Branża: technika bramowa

Wielkość: Mała (29 użytkowników)

Lokalizacja: Bydgoszcz (Kujawsko – Pomorskie)

Udostępnij

Dostawca bram i urządzeń przeładunkowych usprawnia procesy z SAP

Decyzje podejmowane w oparciu o niepełne informacje lub z opóźnieniem mogą generować poważne konsekwencje – od wysokich kosztów magazynowania i transportu, po niezadowolenie klientów i ryzyko utraty kontraktów. Z naszej perspektywy, wiele firm zmaga się z rozproszonymi danymi, brakiem bieżącej kontroli nad zamówieniami i utrudnioną komunikacją między magazynem, logistyką i serwisem. W tym kontekście usprawnienie procesów decyzyjnych staje się kluczowe, ponieważ pozwala nie tylko szybciej reagować na problemy, ale także optymalizować koszty operacyjne i podnosić jakość obsługi klienta. Wszystkie te elementy spowodowały, że firma Kolbud, zmagająca się z takimi wyzwaniami potrzebowała nowego rozwiązania do zarządzania – wybór padł na SAP Business One. Dodatkowo, ważne były duże możliwości rozbudowy systemu o nowe rozwiązania i funkcjonalności oraz renoma marki SAP.

Dlaczego dotychczas używane systemy przestały wystarczać?

W firmach zajmujących się m. in. dystrybucją bram, decyzje operacyjne często są podejmowane zbyt późno lub w oparciu o niepełne informacje. Brak jednego, kompletnego systemu do zarządzania to przede wszystkim problemy z:

rozproszonymi informacjami o stanach magazynowych i dostawach – dane o dostępności bram i komponentów, statusie zamówień i przewoźników trafiają do pracowników z różnych systemów i z opóźnieniem, co utrudnia szybką reakcję.
planowaniem logistyki – brak pełnej widoczności przepływu towaru zwiększa ryzyko opóźnień dostaw i podwyższa koszty transportu.
brakiem jednoznacznych wskaźników KPI w czasie rzeczywistym co utrudnia kontrolę nad terminowością dostaw, kosztami magazynowania i poziomem obsługi klienta.

Konsekwencje dla firmy są wymierne: opóźnienia w realizacji zamówień, wyższe koszty operacyjne, ryzyko niezadowolenia klienta i utraty kontraktów, a z perspektywy Zarządu brak dostępu do pełnego obrazu sytuacji przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym.

Dlaczego zmiana procesów z pomocą SAP Business One była konieczna?

Kluczowe było skupienie się na usprawnieniu procesów decyzyjnych, a nie wyłącznie na wdrożeniu nowych narzędzi. Praktyczne podejście do wdrożenia przyniosło realną wartość, gdyż odpowiedziało na konkretne wyzwania. Dzięki SAP Business One pracownicy magazynu zyskali dostęp do aktualnych stanów magazynowych co pozwala im szybciej kompletować zamówienia i unikać braków materiałowych. Pracownicy logistyki i transportu maja dostęp do informacji o statusie przesyłek i dostępności przewoźników, co pozwala optymalizować trasę, czas dostawy i koszty transportu. Serwisanci natomiast zyskali dostęp do informacji o potrzebie dostawy części do montażu lub serwisu, co umożliwia terminową realizację usług dla klienta końcowego.

„Korzystamy z rozszerzeń SAP Business One: AltFR w zakresie tworzenia niestandardowych raportów i ich wydruków oraz AltMoney – zapewniającego automatyczne ściąganie do bazy SAP kursów walut ze strony NBP.”

Główne korzyści z wdrożenia systemu SAP Business One

Dzięki wdrożeniu systemu SAP został usprawniony proces decyzyjny w dystrybucji. Wpłynęły na to przede wszystkim: centralizacja danych o zamówieniach, stanach magazynowych i dostawach, zapewniająca jeden punkt informacji dla magazynu, logistyki i serwisu; automatyczne alerty i raporty w czasie rzeczywistym, np. o brakach towaru, opóźnieniach przewoźników czy zamówieniach krytycznych; interaktywne dashboardy KPI, oferujące przejrzysty widok dopasowany do roli, od operatora magazynu po zarząd; oraz symulacje scenariuszy logistycznych, wspierające planowanie tras, zamówień i kosztów operacyjnych.

„SAP Business One gwarantuje nam szybki dostęp do bieżących informacji o działalności firmy.”

Podsumowanie

Usprawnienie procesów decyzyjnych w dystrybucji bram przynosi wymierne korzyści zarówno operacyjne, jak i finansowe. Centralizacja danych, automatyczne raporty, interaktywne dashboardy i możliwość symulacji scenariuszy pozwalają szybciej reagować na problemy, lepiej planować dostawy oraz optymalizować koszty magazynowania i transportu. Z naszego punktu widzenia, wdrożenie etapowe, zaczynając od obszarów generujących największe ryzyko, pozwala nie tylko uzyskać szybki zwrot z inwestycji, ale też budować zaufanie zespołu do nowych rozwiązań, zwiększając efektywność całej organizacji i poziom satysfakcji klientów.