Wdrożenie systemu SAP Business One w SAGE AI pozwoliło firmie usprawnić procesy finansowe i magazynowe, zwiększyć przejrzystość danych oraz zautomatyzować codzienne zadania księgowe. Dzięki nowemu systemowi dział finansowo‑księgowy skrócił czas zamknięcia miesiąca, ograniczył ryzyko błędów w raportach, a zarząd zyskał pełniejszy wgląd w kondycję finansową firmy. Wdrożenie było także punktem wyjścia do dalszej digitalizacji i integracji procesów operacyjnych w firmie, co w efekcie zwiększyło efektywność całej organizacji.

Sage Automotive Interiors to światowy dostawca zawansowanych technologicznie materiałów stosowanych w wyposażeniu wnętrz samochodów, takich jak m. in. siedzenia, panele drzwiowe, podsufitki w pojazdach osobowych, ciężarowych, SUV-ach czy minivanach. Klienci Sage AI to marki motoryzacyjne z całego świata. Grupa posiada zespoły projektantów w ponad 30 lokalizacjach na całym świecie. W swoich zakładach produkcyjnych na świecie firma wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie Jomar, przeznaczone do zarządzania produkcją.

Oddział firmy w Polsce potrzebował rozwiązania, które: zautomatyzuje i usprawni pracę działu finansowego; będzie zgodne z polskimi przepisami podatkowymi, w tym z wymogami KSeF oraz zintegruje się z systemem produkcyjnym Jomar używanym globalnie.

Wybór padł na SAP Business One w wersji chmurowej (Cloud). Wdrożeniem systemu zajęła się firma Altab posiadająca doświadczenie w realizacji podobnych projektów oraz w integracji SAP z systemami zewnętrznymi.

Największym wyzwaniem było zapewnienie płynnej, dwukierunkowej integracji pomiędzy SAP Business One a Jomar – systemem zarządzającym produkcją w korporacji. Dzięki otwartej architekturze SAP i doświadczeniu zespołu Altab, udało się zrealizować skuteczne połączenie między systemami.

Po wdrożeniu SAP Business One proces sprzedaży w Sage Automotive Poland został znacząco usprawniony i zautomatyzowany. Cały cykl sprzedażowy rozpoczyna się od przygotowania oferty handlowej w SAP Business One. Gdy klient zaakceptuje warunki, oferta jest bezpośrednio przekształcana w zlecenie sprzedaży, również w tym samym systemie.

W tym momencie uruchamia się proces synchronizacji danych (surowce, półfabrykaty, wyroby gotowe z dokładnością do numerów partii i numerów seryjnych) z systemem produkcyjnym Jomar, który firma wykorzystuje globalnie. Dzięki narzędziu XDTW (opracowanemu przez firmę Altab) oraz wykorzystaniu warstwy komunikacyjnej service layer, dane ze zlecenia sprzedaży są automatycznie przekazywane z SAP Business One do Jomar.

W systemie Jomar tworzone jest zlecenie produkcyjne, a jednocześnie w SAP alokowane są niezbędne surowce potrzebne do jego realizacji. Po zakończeniu produkcji gotowy wyrób zostaje zsynchronizowany z powrotem do SAP Business One. Na tej podstawie automatycznie generowany jest dokument wydania zewnętrznego (WZ), a następnie faktura sprzedażowa.

Dzięki pełnej integracji systemów SAP Business One i Jomar proces sprzedaży został uporządkowany i w pełni zautomatyzowany. Zamiast ręcznego przesyłania informacji, np. maili do magazynu, wszystkie dane trafiają do odpowiednich działów automatycznie, na podstawie zleceń sprzedaży. Komunikacja między działem sprzedaży a magazynem została znacząco skrócona i zestandaryzowana, co pozwala oszczędzać czas, unikać błędów i skutecznie kontrolować cały proces od oferty po fakturę.

W ramach wdrożenia SAP Business One w Sage Automotive Poland kluczowym celem była automatyzacja i usprawnienie pracy działu finansowego. Dzięki zaawansowanym funkcjonalnościom systemu oraz rozszerzeniom opracowanym przez Altab, udało się osiągnąć realne korzyści, uporządkować procesy i znacząco ograniczyć nakład pracy operacyjnej.

Zastosowane rozwiązanie łączy międzynarodowy standard z pełnym dostosowaniem do polskich wymogów prawnych. System jest gotowy do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a pliki JPK są generowane i wysyłane automatycznie.

Z uwagi na międzynarodowy charakter działalności Sage Automotive oraz integrację SAP Business One z korporacyjnym systemem produkcyjnym Jomar, firma miała specyficzne wymagania w obszarze raportowania. Przygotowany został m. in. raport kosztu własnego sprzedaży (Cost of Sales), który automatycznie pobiera dane z produkcji i przypisuje rzeczywiste koszty do sprzedanych produktów w danym okresie. Dzięki rozwiązaniu Alt Creator przeksięgowania odbywają się automatycznie na koniec każdego miesiąca, co zapewnia spójność danych finansowych i produkcyjnych oraz umożliwia precyzyjne wyliczenie marży i rzeczywistego wyniku finansowego firmy – zarówno na poziomie lokalnym, jak i w ujęciu korporacyjnym.

Firma korzysta także z funkcjonalności budżetowania z wykorzystaniem centrów przychodów i kosztów w systemie SAP Business One. Dzięki temu zespół finansowy zyskał: pełną kontrolę nad realizacją budżetu na poziomie działów i projektów, bieżący monitoring odchyleń i powiadomienia o przekroczeniach oraz możliwość lepszego planowania finansowego w oparciu o realne dane operacyjne. Automatyczne alerty informują o przekroczeniach budżetowych. To kolejny krok w stronę większej przejrzystości finansowej i skuteczniejszego zarządzania kosztami.

Elektroniczny obieg dokumentów SPUMA DMS uporządkował i przyspieszył przekazywanie dokumentów w firmie. Dokumenty są automatycznie kierowane do odpowiednich użytkowników zgodnie z ustalonym obiegiem akceptacyjnym, z możliwością ich zatwierdzania bezpośrednio w systemie.

Dział finansowy zyskał również narzędzie do automatycznej obsługi płatności i wyciągów bankowych. Dzięki rozwiązaniu Alt Przelewy i Wyciągi (AltPiW) przelewy – także walutowe – mogą być przygotowywane i księgowane i rozliczane automatycznie.

Dodatkowo, w ramach zwiększenia bezpieczeństwa operacji finansowych i zapewnienia zgodności z przepisami, firma wdrożyła rozwiązanie automatyzujące proces weryfikacji kontrahentów Alt Business Partner (AltBP). Funkcjonalność wspiera codzienną pracę działu finansowego i księgowego, umożliwiając automatyczne pozyskiwanie danych firm z oficjalnych rejestrów oraz bieżącą kontrolę poprawności kluczowych informacji, takich jak dane identyfikacyjne czy rachunki bankowe.

Dodatkowo rozwiązanie Alt Business Partner (AltBP) automatyzuje proces dodawania i weryfikacji kontrahentów oraz ich rachunków bankowych. System pobiera dane z oficjalnych rejestrów, takich jak GUS, oraz sprawdza kluczowe informacje, w tym status na białej liście podatników VAT i numer VAT kontrahenta za pomocą systemu VIES.

W efekcie dział finansowy Sage Automotive zyskał nowoczesne, zautomatyzowane środowisko pracy, które spełnia wymogi zarówno korporacyjne, jak i lokalne, a przy tym znacznie zwiększa efektywność operacyjną.

Wdrożenie systemu SAP Business One w Sage Automotive Poland przyniosło znaczną automatyzację procesów finansowych i produkcyjnych, umożliwiając firmie sprawne zarządzanie operacjami zgodnie z polskimi przepisami i wymaganiami międzynarodowej korporacji z lokalizacjami w kilkudziesięciu krajach.

Dzięki SAP Business One firma zyskała nowoczesne, zintegrowane środowisko pracy, które wspiera zarówno lokalne procesy finansowe, jak i międzynarodową współpracę z centralnym systemem produkcyjnym. Automatyzacja kluczowych obszarów, takich jak finanse, raportowanie, sprzedaż czy obieg dokumentów, pozwoliła znacząco zwiększyć efektywność operacyjną, ograniczyć ryzyko błędów oraz zapewnić pełną zgodność z polskimi przepisami. Rozwiązanie jest elastyczne, skalowalne i gotowe na dalszy rozwój organizacji.