Wystartowaliśmy z KSeF przed terminem – nasze pierwsze wrażenia

Od kilku dni temat Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przestał być dla nas wyłącznie projektem wdrożeniowym realizowanym u klientów. Teraz pracujemy na nim również u siebie – wystawiamy faktury, wysyłamy je do KSeF i sprawdzamy cały proces w praktyce.

Choć obowiązek korzystania z KSeF dla naszej firmy – podobnie jak dla wielu klientów pracujących na SAP Business One – zaczyna się 1 kwietnia, zdecydowaliśmy się uruchomić proces wysyłki faktur już teraz.

Chcieliśmy sprawdzić wszystko w praktyce: od uwierzytelnienia, przez nadawanie uprawnień, po realny obieg dokumentów.

Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi dla nas 1 kwietnia. Wiele firm planuje rozpocząć wysyłkę faktur do KSeF właśnie tego dnia. My podjęliśmy inną decyzję – rozpoczęliśmy wdrożenie wcześniej.

Dlaczego?

Nasze podejście jest proste: wdrożenie KSeF to nie tylko integracja techniczna, ale zmiana procesu w firmie. Lepiej przejść ją wcześniej i spokojnie – zanim stanie się obowiązkiem.

Po kilku dniach pracy możemy powiedzieć jedno: wystawianie faktur w SAP Business One praktycznie nie zmieniło się dla użytkownika.

Różnica polega na tym, że po zapisaniu faktura musi zostać wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur, dlatego czas generowania dokumentu nieznacznie się wydłużył – czekamy na potwierdzenie jej przyjęcia w KSeF. Średnio trwa to ok. 3–4 sekundy na fakturę – tyle zajmuje nawiązanie połączenia i przekazanie danych.

Sam proces uwierzytelnienia dokumentu oraz pobrania numeru KSeF trwa od kilku do kilkunastu minut, ale odbywa się w tle. Nie blokuje pracy użytkownika ani systemu. Możemy normalnie wystawiać kolejne dokumenty i pracować dalej.

Niewątpliwą zaletą jest wyeliminowanie powtarzalnych czynności: nie musimy już drukować faktur, generować plików PDF ani wysyłać ich pocztą czy mailem. W efekcie czas od wystawienia do doręczenia dokumentu uległ radykalnemu skróceniu.

Wszystkie wystawiane przez nas faktury trafiają bezpośrednio do KSeF, skąd kontrahenci muszą je pobrać. Wiemy jednak, że nie każdy ma jeszcze nawyk regularnego zaglądania do systemu, dlatego wprowadziliśmy automatyczne powiadomienia mailowe. W momencie wysyłki dokumentu do KSeF klient natychmiast otrzymuje wiadomość z bezpośrednim linkiem oraz kompletem danych – numerem faktury, NIP-em i kwotą brutto. Pozwala to na szybki odbiór dokumentu bez zbędnych utrudnień.

Dużo uwagi poświęciliśmy opisom pozycji. Przez lata wypracowaliśmy własny wzorzec faktury i sposób prezentowania istotnych informacji, które ułatwiają naszym klientom późniejsze rozliczenia – takich jak odniesienie do umowy, numeru zamówienia czy wskazanie okresu, którego dotyczy usługa. Te elementy są istotne przy księgowaniu i weryfikacji dokumentów, dlatego przed uruchomieniem KSeF upewniliśmy się, że są one poprawnie odwzorowane w strukturze faktury i będą czytelne po jej wysłaniu do systemu.

W SAP Business One w momencie wystawiania faktury jest ona najpierw weryfikowana pod kątem zgodności z wymaganiami KSeF. Jeśli dane są poprawne, dokument zostaje dodany do systemu, a w tle następuje jego automatyczna wysyłka do KSeF.

W praktyce oznacza to, że nie ma sytuacji, w której faktura istnieje już w ERP, ma nadany numer i została zaksięgowana, a dopiero później okazuje się, że nie przeszła walidacji po stronie KSeF.

Mieliśmy przypadek, w którym faktura została odrzucona z powodów technicznych już na etapie dodawania dokumentu do SAP . Efekt był prosty: dokument nie został dodany do bazy danych, a zlecenie sprzedaży pozostało otwarte. Po korekcie danych (w tym przypadku zbyt długiego opisu) faktura została dodana do SAP, a mechanizm wysyłający nie miał już problemu z dodaniem jej do KSeF.

Warto doprecyzować jedną rzecz: jeśli KSeF jest niedostępny z przyczyn technicznych, możliwe jest wystawienie faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami i jej późniejsze przekazanie do systemu w wymaganym terminie. Taki scenariusz jest przewidziany w regulacjach na wypadek awarii po stronie systemu państwowego.

Podsumowując, możemy rozróżnić dwa scenariusze błędu:

W niektórych modelach systemowych najpierw wystawia się fakturę w ERP, a dopiero później wysyła ją do KSeF. W takim podejściu może pojawić się rozbieżność między tym, co widnieje w systemie księgowym, a tym, co zostało formalnie zarejestrowane w KSeF. W przypadku SAP Business One podejście jest bardziej restrykcyjne, ale spójne: faktura istnieje wtedy, gdy została skutecznie zarejestrowana w KSeF.

Sprzedaż to jedno, ale równie ważne są faktury zakupowe, które wystawiają nam dostawcy.

W Altab korzystamy ze SPUMY, dzięki czemu wszystkie faktury z Krajowego Systemu e-Faktur są pobierane w jedno miejsce i automatycznie trafiają do naszego obiegu dokumentów. W praktyce jako pierwsze widzą je sekretariat lub księgowość i to oni rozpoczynają dalszą obsługę dokumentu.

To duże ułatwienie – nie przeszukujemy maili ani wielu skrzynek. Dokumenty trafiają centralnie do systemu i od razu mogą zostać przekazane dalej.

Największe wyzwanie pojawia się w momencie identyfikacji faktury. Dokument jest w systemie, ale nie zawsze od razu wiadomo, kto dokonał zakupu i czego dokładnie dotyczy wydatek.

W praktyce wygląda to tak: pracownik kupuje usługę lub towar, dostawca wystawia fakturę i wysyła ją bezpośrednio do KSeF. Do obiegu trafia więc dokument bez dodatkowego kontekstu. W efekcie to sekretariat lub księgowość muszą ustalić, czyj to dokument i z jakim zakupem jest związany.

Aby uprościć ten proces, w SPUMIE planujemy uruchomić dwie funkcje: „Awizuj fakturę” oraz „Czyj to dokument?”

W praktyce dużym wyzwaniem okazuje się jakość opisów na fakturach od dostawców.

Często w treści pozycji brakuje odniesienia do zamówienia, umowy czy projektu. Pojawiają się ogólne sformułowania typu „usługa”, „transport”, „materiały” czy „robocizna”, bez wskazania, czego dokładnie dotyczą.

Przykład z życia: firma otrzymuje fakturę z pozycją „Usługa transportowa – marzec”. Nie ma informacji, czy chodzi o dostawę do konkretnego klienta, przewóz między magazynami czy transport związany z realizacją określonego zamówienia. Dokument trafia do systemu, ale księgowość musi ustalić, do jakiego kosztu lub kontraktu go przypisać.KSeF przyspiesza przepływ dokumentów, ale nie rozwiązuje problemu jakości danych. To właśnie precyzyjny opis decyduje o tym, czy fakturę można sprawnie zaksięgować, rozliczyć lub powiązać z konkretną realizacją.

Nasze pierwsze doświadczenia pokazują jedno: KSeF nie jest trudny technicznie, pod warunkiem że system został odpowiednio przygotowany. Integracja z SAP Business One działa stabilnie, wysyłka dokumentów przebiega sprawnie, a sam proces wystawiania faktur dla użytkownika zmienił się minimalnie.

Prawdziwa zmiana dotyczy organizacji pracy i jakości danych.

To właśnie te elementy decydują o tym, czy KSeF będzie usprawnieniem, czy dodatkowym źródłem pytań w firmie.

Rozpoczęcie pracy przed 1 kwietnia dało nam spokój, czas na dopracowanie szczegółów i możliwość sprawdzenia wszystkiego w realnych warunkach. Dziś możemy dzielić się tym doświadczeniem z naszymi klientami pracującymi na SAP Business One, którzy rozpoczynają obowiązkową wysyłkę faktur od 1 kwietnia.

Po pierwszych doświadczeniach z KSeF chcemy podzielić się kilkoma praktycznymi wskazówkami: