Microsoft 365 jako system zarządzania HR
Microsoft 365 (wcześniej Office 365) jako system zarządzania HR to przystępne cenowo rozwiązanie ułatwiające współpracę w zespołach, komunikowanie się i wykonywanie codziennych zadań. To również pakiet narzędzi, który świetnie sprawdza się w celu świadczenia różnych usług HR, w tym rekrutacji i onboardingu, zarządzania wydajnością, zaangażowania pracowników, zarządzania urlopami, administrowaniu pracownikami itp. Możesz subskrybować usługę Microsoft 365 w ramach wybranego planu, dopasowanego do Twoich potrzeb. Dzięki dostępnym aplikacjom zautomatyzujesz procesy HR bez konieczności programowania i dodatkowych kosztów. Poniżej przegląd niektórych przydatnych aplikacji Microsoft 365, które mogą pomóc w zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Rekrutacja w Microsoft 365
Ponieważ dział HR często komunikuje się z pracownikami w organizacji, ważne jest, aby posiadał niezbędne narzędzia do efektywnej pracy. Microsoft 365 jako system zarządzania HR daje działowi HR szybką i łatwą metodę komunikacji z pracownikami oraz kandydatami do pracy. (dowiedz się więcej o spotkaniach zdalnych w aplikacji MS Teams)
Warto zacząć od utworzenia dedykowanego zespołu Teams dla działu HR i osób, które biorą udział w podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu. Możesz też założyć dedykowaną skrzynkę odbiorczą w Outlook, gdzie będą spływały e-maile od kandydatów.
W ramach Zespołu na Teamsach możesz organizować spotkania rekrutacyjne i kwalifikacyjne, komunikować się poprzez czat, przechowywać i udostępniać pliki, notatki, ankiety. Za pośrednictwem aplikacji Teams przeprowadzisz spotkania z kandydatami, ale też z innymi członkami firmy, by omówić wyniki rekrutacji.
Udostępniony notes OneNote łatwo łączy się z usługą Teams i jest świetnym miejscem do robienia notatek i dzielenia się nimi podczas rozmów kwalifikacyjnych. Dzięki temu wszyscy są na tej samej stronie, bez konieczności przekazywania wielu plików, czy e-maili.
Microsoft 365 jako system zarządzania HR - Onboarding
Onboarding wymaga planowania i koordynacji wielu działań oraz terminowej realizacji. Dział HR musi współpracować w zakresie onboardingu i rekrutacji zarówno z potencjalnymi kandydatami, jak i z działami wewnętrznymi. Dzięki Microsoft Teams dział HR może planować, przygotowywać i przeprowadzać działania wprowadzające dla nowo zatrudnionych oraz bezpośrednio angażować się w szkolenia z pracownikami.
Praca z MS Teams jest prosta – utwórz Zespół dedykowany do onboardingu, opublikuj to, co chcesz przekazać w rozmowie, a wszyscy członkowie zespołu otrzymają powiadomienie o tym. Tylko członkowie zespołu mogą widzieć rozmowę i odpowiadać na nią, podobnie jak w aplikacjach do czatu osobistego.
Możesz w każdej chwili wrócić do historii rozmów i wiadomości dzięki archiwizacji w usłudze OneDrive. Wszyscy członkowie zespołu mają również dostęp do folderu plików współdzielonych. Mogą pracować na wspólnych dokumentach, udostępniać je, komentować, śledzić zmiany.
(dowiedz się więcej o pracy zespołu ze współdzielonymi dokumentami)
Dodatkowo Planner w aplikacji Teams umożliwia utworzenie listy zadań z terminami realizacji i przypisanie ich odpowiednim osobom.
Niezależnie od tego czy pracujesz zdalnie, w biurze, czy hybrydowo, możesz organizować spotkania wprowadzające bądź cykliczne. Możesz przedstawić nowych członków zespołu podczas wirtualnego spotkania, spotkać się z nimi 1:1, by zapoznać ich z nowymi obowiązkami, czy przeprowadzać szkolenia.
Przydatnym narzędziem w procesie onboardingu jest również Sharepoint. Możesz utworzyć witrynę SharePoint dedykowaną dla nowo zatrudnionych pracowników. Dzięki temu w jednym miejscu zamieścisz wszystkie niezbędne informacje, formalności, dokumenty, z którymi musi zapoznać się nowy pracownik. SharePoint może też funkcjonować jako witryna intranetowa, która łączy i angażuje współpracowników w życie firmy. Zapraszając nowego pracownika na wewnętrzną stronę intranetową SharePoint zapoznasz go z kulturą Twojej firmy oraz z ludźmi. Możesz na niej zamieszczać niezbędne zasoby, wiadomości, czy zarządzenia.
Dodatkowo, dzięki aplikacji Yammer, dasz nowym pracownikom możliwość aktywnego włączenia się do społeczności Twojej firmy, dołączenia do konwersacji oraz nawiązania kontaktu z innymi osobami.
Microsoft Flow pomoże skrócić czas poświęcany na powtarzalne zadania. Możesz np. skonfigurować przepływ pracy w taki sposób, by wiadomości e-mail wysyłały się automatycznie do odpowiednich osób, za każdym razem gdy dodasz nowa osobę do listy SharePoint.
Jeśli chcesz poznać opinie nowych osób w organizacji, sprawdzić czy są zadowoleni z procesu onboardingu, czy przeprowadzonych szkoleń, możesz wykorzystać aplikacje Forms do przygotowania odpowiednich ankiet. Zespół HR może również tworzyć quizy sprawdzające wiedzę kandydatów lub doświadczenie, jakie zdobyli pracownicy podczas szkolenia.
Szkolenia w Microsoft 365
Z Microsoft 365 jako systemem zarządzania HR zbudujesz doświadczenie szkoleniowe i edukacyjne, które zapewni Twoim pracownikom niezbędne umiejętności i kompetencje do wykonywania ich zadań. W zależności od celów i potrzeb szkoleniowych Twojej firmy, możesz dobrać odpowiednie aplikacje i rozwiązania. Dzięki nim przygotujesz plan szkoleń, dostęp do niezbędnych zasobów i wiedzy, przeprowadzisz szkolenia w różnych formach i uzyskasz feedback i opinie.
Z Microsoft Teams zaplanujesz i przeprowadzisz efektywne szkolenia na żywo. Możesz zaplanować cykl szkoleń, wysłać zaproszenia z linkiem do spotkań i agendą, a pracownicy będą mieć do nich łatwy dostęp, zarówno z kalendarza Outlook jak i Teams.
Możliwości udostępniania głosu, wideo i ekranu, prezentacji power point, tablicy Whiteboard oraz funkcja Reakcji w Microsoft Teams, pozwalają prowadzić szkolenia w sposób angażujący i interaktywny. Do przekazywania wiadomości uczestnikom szkolenia, możesz używać też czatu lub funkcji przesyłania plików.
Ponadto aplikacja Microsoft Forms lub połączenia typu „plug and play” z platformami ankietowymi, takimi jak Survey Monkey, zapewniają szybki i wygodny sposób zbierania opinii uczestników lub sprawdzania poziomu ich wiedzy.
Spotkania mogą być nagrywane, przechowywane na OneDrive i udostępniane w łatwy sposób poprzez wysłanie linku, dzięki czemu pracownicy będą mieli do nich dostęp w dowolnym miejscu na dowolnym urządzeniu.
Funkcja nagrywania umożliwia przygotowanie pakietu szkoleń online, tutoriali, przewodników, które mogą być udostępniane np. na witrynie Sharepoint dla nowo zatrudnionych pracowników.
Bezpośrednio w MS Teams możesz również uruchomić aplikację Nauka Viva (Viva Learning), scentralizowane centrum nauki, które pozwala połączyć zdobywanie nowych umiejętności z codziennymi zadaniami.
Komunikacja, współpraca i integracja
Microsoft 365 udostępniania wiele narzędzi i aplikacji, które ułatwiają wprowadzenie nowych pracowników w życie firmy oraz bieżącą komunikacje i współpracę.
Microsoft Teams może połączyć pracowników i sprawić, że podczas spotkań (audio lub video) poczują się prawie jak w tym samym pomieszczeniu, zapewniając bardziej osobiste wrażenia niż zwykła rozmowa telefoniczna, e-mail lub SMS.
(dowiedz się więcej o organizowaniu prezentacji online przez Microsoft Teams)
Intranetowa witryna Sharepoint zapewni Twojemu zespołowi dostęp do najważniejszych informacji i wiedzy. Łatwo udostępnisz niezbędne pliki, dane, wiadomości i zaangażujesz pracowników w życie firmy.
OneDrive ułatwi przechowywanie i udostępnianie pracownikom plików, dokumentów, czy zdjęć.
Dzięki aplikacji Yammer, firmowej sieci społecznościowej, będą mogli zobaczyć posty oraz polubić je, komentować i udostępniać oraz publikować pytania lub dzielić się wiedzą i pomysłami.
Employee ideas wspiera użytkowników aplikacji Teams w tworzeniu i udostępnianiu pomysłów współpracownikom lub kierownictwu firmy. Użytkownicy mogą łatwo zgłaszać pomysły, przeglądać i komentować pomysły innych, głosować na nie i porównywać je ze swoimi inicjatywami.
Aplikacja Delve pomoże nowym pracownikom odnaleźć osoby, które mogą mieć wiedzę odnośnie danego tematu lub projektu. Dzięki Delve łatwo sprawdzą nad czym pracują współpracownicy.
Przydatnym narzędziem do informowania pracowników np. o ważnych wydarzeniach, aktualnościach jest Sway, aplikacja która umożliwia tworzenie interaktywnych biuletynów i newsletterów firmowych.
Urlopy
Aplikacje w ramach Microsoft 365 umożliwią również utworzenie systemu zatwierdzania wniosków urlopowych.
Z narzędziem Power Apps możesz samodzielnie tworzyć niestandardowe aplikacje i automatyzować przepływy pracy. W Power Apps znajdziesz szablon wniosków urlopowych (Leave Request), którego możesz użyć. Wykorzystując dostępne komponenty i określając odpowiednie parametry, przygotujesz wzorzec wniosku urlopowego oraz proces autoryzacji. Po udostępnieniu pracownikom, dasz im możliwość wysłania wniosku urlopowego online, sprawdzenia dostępnych dni urlopu, czy przeglądania listy wszystkich złożonych wniosków z ich statusami.
Vacation Tracker – Większość firm ma oddzielne platformy do monitorowania urlopów. Użytkownicy muszą logować się do odrębnych platform, co może być uciążliwe jeśli nie mają metod łatwego dostępu, takich jak przypinanie do portalu intranetowego. Z tych powodów udostępnienie funkcji śledzenia urlopów może być bardzo korzystne dla użytkowników końcowych. Aplikacja Vacation Tracker ma na celu zapewnienie zespołom HR łatwego i opłacalnego rozwiązania do śledzenia urlopów.
Czas pracy
Dzięki dostępnym narzędziom i aplikacjom oprogramowanie posiada również wiele funkcji do śledzenia obecności i wydajności pracowników.
Jednym z przykładów jest aplikacja TrackingTime, która pomaga zarządzać zadaniami w ramach projektów, śledzić czas pracy i mierzyć ich efektywność. Menedżer zadań porządkuje zadania i ułatwia śledzenie godzin pracy poświęconych na ich realizację w czasie rzeczywistym. Analizę ułatwiają automatyczne raporty wydajności.
Funkcję śledzenia czasu spędzonego na realizacji zadań i projektów pełni również aplikacja Timeneye. To proste rozwiązanie pozwala bezpośrednio w Microsoft Teams tworzyć np. tygodniowe grafiki, rejestrować czas pracy, monitorować projekty i budżety.
Praca zdalna
Microsoft 365 umożliwia pracownikom pracę z dowolnego miejsca. Model pracy zdalnej lub hybrydowej stał niemal standardem. Dawanie pracownikom możliwości wyboru miejsca pracy – z domu lub z innej lokalizacji, będzie na pewno atrakcyjne dla pracowników.
Analizy
Power BI to usługa analityczna oparta na chmurze, która umożliwia zespołowi HR wizualizowanie i analizowanie danych. Narzędzia Power BI pozwalają budować dynamiczne wizualizacje danych i projektować własne dashboardy. Raporty mogą być zasilane danymi z różnych źródeł, dzięki czemu specjaliści HR mogą na bieżąco monitorować m.in. zmiany kadrowe, wskaźniki zatrudnienia, rotacji, absencji.
Microsoft 365 wsparciem dla działów HR - podsumowanie
To tylko niektóre z najczęściej używanych aplikacji do zarządzania zasobami ludzkimi, w ramach Microsoft 365 jest dostępnych znacznie więcej narzędzi. Każda firma jest inna i może mieć różne potrzeby w zakresie zarządzania HR. Elastyczność w doborze odpowiedniego planu subskrypcji oraz możliwość uruchamiania dodatkowych aplikacji i funkcji, zapewnia działom HR optymalne wsparcie, pomagając im osiągnąć cały szereg celów strategicznych i operacyjnych.
