8 listopada 2024
E-doręczenia nadal nieobowiązkowe – okres przejściowy trwa do końca 2025 roku
E-Doręczenia nadal nieobowiązkowe! Nowelizacja ustawy o e-Doręczeniach, czyli cyfrowym odpowiedniku listów poleconych, wprowadziła zmianę terminu obowiązku korespondencji elektronicznej, wyznaczając okres przejściowy, który ma trwać do końca 2025 roku. Celem wprowadzenia okresu przejściowego jest pomoc w płynnym dostosowaniu się do nowych regulacji. Oznacza to, że jeszcze do końca 2025 roku będą możliwe tradycyjne sposoby doręczeń listów poleconych. Ministerstwo Cyfryzacji mimo wszystko podkreśla, że preferowanym sposobem komunikacji pomiędzy instytucjami niezmiennie pozostają E-doręczenia.
E- doręczenie – czym są?
E-doręczenie to cyfrowa wersja listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. To szybka, bezpieczna i ekologiczna alternatywa dla tradycyjnej poczty. Za pomocą E-doręczeń każdy dokument można bezpiecznie wysłać i odebrać przez Internet, bez konieczności wizyty w placówce pocztowej. To nowoczesne rozwiązanie jest dostępne od października 2021 roku, a korzystanie z niego jest dobrowolne. Wkrótce ma się to zmienić.
Obowiązek „skrzynki cyfrowej” - terminy dla przedsiębiorców
Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEDIG oraz KRS muszą posiadać skrzynkę e-Doręczeń. Rejestracja konta firmowego odbywa się przez portal biznes.gov.pl. Termin obowiązkowego wdrożenia systemu zależy od daty rejestracji firmy:
- od 1 stycznia 2025 roku – przedsiębiorcy rejestrujący firmę w CEIDG lub KRS będą zakładać skrzynkę e-Doręczeń w trakcie rejestracji działalności
- od 1 października 2026 roku – firmy zarejestrowane w CEDIG do 31 grudnia 2024 muszą podać adres do e-doręczeń
- od 1 kwietnia 2025 roku – firmy zarejestrowane w CEDIG przed 1 stycznia 2025 roku muszą podać adres do e-doręczeń
„Skrzynka cyfrowa” – jak i gdzie ją założyć?
W pierwszym kroku należy wypełnić wniosek o adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Minister Cyfryzacji nadaje ADE (wpisywany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE)), czyli cyfrowy identyfikator. Wpis ADE do Bazy Adresów Elektronicznych skutkuje automatycznym zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Kolejny krok to aktywacja. W czasie aktywacji niezbędne jest wskazanie adresu e-mail do powiadomień, na który będą przekazywane informacje m. in. o oczekujących przesyłkach.
Po zalogowaniu do skrzynki doręczeń wystarczy dodać adresata doręczenia elektronicznego, wpisać temat wiadomości, treść, dodać załącznik i wysłać. W systemie jest dostępna możliwość pobrania potwierdzenia nadania, które jest jednocześnie potwierdzeniem, ze przesyłka została przyjęta.
Co z okresem przejściowym?
Okres przejściowy potrwa do końca 2025 roku. Przez ten czas, przedsiębiorcy będą mogli odbierać pisma zarówno
w formie tradycyjnej (papierowej), jak i elektronicznej, a administracja publiczna będzie stopniowo przechodzić na pełne doręczenia elektroniczne. Oznacza to, że do końca 2025 r. przedsiębiorcy będą mieli czas na dostosowanie się do wymagań, ale z początkiem 2026 roku system e-doręczeń wejdzie w pełni w życie.
E-doręczenia a Elektroniczny Obieg Dokumentów (DMS)
E-doręczenia to kolejny przykład ogólnego trendu, w którym cyfryzacja staje się kluczowym elementem usprawniania codziennych procesów biznesowych. To dobry moment by pomyśleć szerzej o modernizacji zarządzania dokumentami w firmie. Elektroniczny Obieg Dokumentów (np. SPUMA DMS) to rozwiązanie, które świetnie wpisuje się w ten trend. Dzięki wdrożeniu systemu DMS, firmy mogą znacznie usprawnić procesy związane z odbiorem i obiegiem dokumentów, w tym tych wysyłanych drogą elektroniczną (w tym z platformy KSeF). To inwestycja, która przynosi korzyści w postaci lepszej organizacji, oszczędności czasu i zmniejszenia liczby pomyłek. Warto więc już teraz rozważyć wdrożenie systemu DMS, aby nie tylko dostosować się do nowych przepisów, ale także zoptymalizować codzienne operacje i usprawnić obieg dokumentów.
Więcej o SAP Business One
- Zapisz się na bezpłatną konsultację – umów się z nami na krótką rozmowę
- Zobacz demo – przetestuj pełną wersję SAP Business One 10.0 w wersji HANA – wypełnij formularz
- Umów się na bezpłatną prezentację online – spotkaj się z nami w wybranym przez Ciebie terminie i poznaj możliwości SAP Business One – zarejestruj się
- Zadzwoń (12 333 45 01) lub napisz (sap@altab.pl) – porozmawiaj z nami, opowiedz o swoim biznesie, a my pomożemy Ci rozwinąć skrzydła przy pomocy SAP Business One!
