KSeF — kogo obowiązuje?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma, z której aktualnie mogą, choć jeszcze nie muszą, korzystać przedsiębiorcy. Jest zarządzana przez Ministerstwo Finansów i ma znacząco ułatwić zarządzanie fakturami. Za jakiś czas korzystanie z platformy KSeF będzie obowiązkowe. Dowiedz się, jakie podmioty będą musiały się dostosować do tego wymogu.

KSeF to system służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli w formacie XML, utworzonych zgodnie z udostępnionym przez Ministerstwo Finansów wzorcem.

Dla kogo obowiązkowy jest system KSeF?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, kogo obowiązuje KSeF. W systemie tym podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane już od stycznia 2022 r. Korzystanie z niego nie jest jednak na ten moment obligatoryjne. Oznacza to, że do czasu wprowadzenia obowiązku korzystania z KSEf, jako przedsiębiorca możesz zdecydować, czy chcesz wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, czy też robić to w tradycyjny sposób (w formie papierowej lub elektronicznej).

Ważne! Pierwotnie system miał być obowiązkowy dla wszystkich czynnych płatników VAT od 1 lipca 2024 r., a od 1 stycznia 2025 r. również dla podatników korzystających ze zwolnienia z VAT. Jednak termin ten został przesunięty w czasie.

KSeF — dla kogo ma być obowiązkowy?

Dla kogo Krajowy System e-Faktur będzie obligatoryjny? Ma on być stosowany przez:

• czynnych podatników VAT z siedzibą w Polsce,
• podmioty zwolnione z VAT,
• podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS z polskim numerem NIP.

Nie będzie miała znaczenia branża, w której działa firma oraz wielkość przedsiębiorstwa.

KSeF — kogo nie dotyczy?

Jeśli już wiesz, kogo dotyczy KSeF, warto także sprawdzić, kto może być zwolniony z obowiązku korzystania z tego systemu . Zgodnie z założeniami obowiązek ten nie będzie dotyczył m.in.:

• podatników, którzy nie mają siedziby działalności ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Polski;
• podatników, którzy nie mają siedziby działalności w Polsce, ale w tym kraju zarejestrowane jest stałe miejsce jej prowadzenia, nie ma ono jednak związku z dostawą towarów czy świadczeniem usług, dla których została wystawiona faktura;
• faktur wystawianych dla nabywcy towaru lub usługi, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności (B2C).

Dla kogo jeszcze obowiązek KSeF nie będzie miał zastosowania? Także dla podatników korzystających z procedur szczególnych określonych w XII rozdziale Ustawy o podatku od towarów i usług.

Mimo że korzystanie z systemu nie jest jeszcze obowiązkowe, to warto się z nim dokładnie zapoznać już teraz. Przynosi on bowiem przedsiębiorcom wiele korzyści. Jedną z nich jest skrócenie czasu potrzebnego na formalności podczas rozliczeń. Ważne jest także zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu podczas wystawiania faktur. Powinieneś więc rozważyć wcześniejsze wdrożenie KSeF także w Twojej firmie. Dzięki temu będziesz miał więcej czasu, aby chociażby sprawdzić stan przygotowania systemu informatycznego firmy pod Krajowy System e-Faktur.