Prezentacja on-line 
Średni czas przygotowania oferty to 3 dni
altab 
Baza wiedzy SPUMA DMS a zewnętrzne systemy obiegu dokumentów – dlaczego natywna integracja z SAP Business One ma znaczenie?
Baza wiedzy SPUMA DMS a zewnętrzne systemy obiegu dokumentów – dlaczego natywna integracja z SAP Business One ma znaczenie?SPUMA DMS a zewnętrzne systemy obiegu dokumentów – dlaczego natywna integracja z SAP Business One ma znaczenie?
Coraz więcej firm korzystających z SAP Business One szuka narzędzia, które pozwoli usprawnić obieg dokumentów, skrócić czas akceptacji faktur i uprościć archiwizację. Na rynku dostępnych jest wiele systemów klasy DMS, które oferują automatyzację i OCR. Jednak ich wdrożenie w środowisku SAP B1 często wiąże się z dodatkowymi kosztami integracji, utrzymania i synchronizacji danych między dwoma odrębnymi systemami. SPUMA DMS została zaprojektowana inaczej — od początku jako natywnie zintegrowane rozszerzenie SAP Business One, bez potrzeby budowania mostów, eksportów i importów danych.
Dlaczego warto mieć DMS w SAP Business One, a nie obok
SPUMA nie jest systemem zewnętrznym. To rozszerzenie SAP Business One, które działa zarówno w przeglądarce, jak i bezpośrednio w interfejsie SAP (add-on). Dzięki temu użytkownik może przeglądać dokumenty (np. faktury zakupu w formacie PDF) bezpośrednio w kontekście obiektu SAP — np. będąc na fakturze zakupu, widzi jej obraz i powiązane dane.
Co to oznacza w praktyce?
- brak duplikacji danych (kontrahenci, dokumenty, projekty, konta, wymiary),
- wspólna baza danych – pełna spójność i bezpieczeństwo,
- jeden login, jedno środowisko pracy,
- brak kosztów utrzymania dodatkowej integracji,
- natychmiastowa aktualizacja danych po stronie SAP.
Procesy w SAP. Dokumenty w SPUMA. Jedno spójne środowisko pracy
SPUMA DMS to rozwiązanie, które nie próbuje zastępować systemu ERP, lecz go uzupełniać. W przeciwieństwie do wielu zewnętrznych systemów DMS, które muszą działać samodzielnie i dlatego są nadmiernie rozbudowane (posiadają własne moduły faktur, płatności, kontrahentów czy rozrachunków), SPUMA skupia się wyłącznie na tym, co naprawdę usprawnia pracę z dokumentami w SAP Business One.
Zamiast powielać funkcje ERP, SPUMA pełni rolę inteligentnego interfejsu, który łączy dane z dokumentów (np. faktur, zamówień, PZ) z obiektami w SAP. To oznacza mniej kliknięć, mniej ekranów i zero dublowania danych. Każdy dokument jest przetwarzany dokładnie tam, gdzie powinien – w środowisku SAP Business One – z pełną widocznością i kontrolą w SPUMIE.
Taka koncepcja sprawia, że SPUMA jest prostsza, szybsza i bardziej „smart”: użytkownik nie musi obsługiwać dodatkowych modułów księgowych czy bankowych, tylko korzysta z gotowej, natywnej integracji z SAP B1. Wszystko odbywa się w jednym spójnym procesie – od odczytu dokumentu (OCR ABBYY) po zatwierdzenie i zapis w SAP.
W efekcie SPUMA DMS nie jest „mniej rozbudowanym DMS-em”, lecz precyzyjnym narzędziem dopasowanym do środowiska SAP Business One, które pozwala automatyzować obieg dokumentów bez wprowadzania zbędnej złożoności do organizacji.
Takie podejście daje najlepszy efekt: SAP zapewnia pełną obsługę procesów biznesowych, a SPUMA porządkuje przepływ dokumentów i udostępnia je tam, gdzie są potrzebne.
SPUMA DMS vs. zewnętrzne systemy DMS – kluczowe różnice
| Obszar | SPUMA DMS (zintegrowana z SAP B1) | Zewnętrzne systemy DMS (np. SaldeoSMART, V-Desk, BaseLine) |
| Integracja z SAP | Natywna, pełna, bezpośrednia | Wymaga dodatkowej integracji lub synchronizacji |
| Dane kontrahentów, projektów, wymiarów | Wspólna baza z SAP B1 | Często duplikowane, synchronizowane okresowo |
| Obsługa faktur | Automatyczne powiązanie faktury z dokumentami SAP (np. PZ, zamówienie zakupu) | Wymaga konfiguracji lub ręcznego dopasowania |
| Technologia OCR | ABBYY FlexiCapture – top-class OCR | Zazwyczaj własny lub uproszczony OCR |
| Bezpieczeństwo danych | Dane w bazie SAP – pełna kontrola uprawnień i archiwizacji | Dane w odrębnym systemie, często w chmurze zewnętrznej |
| Utrzymanie i aktualizacje | Automatycznie wraz z SAP | Oddzielne wersje, wymaga integratora |
| Dostęp mobilny i webowy | Tak, przez przeglądarkę i SAP Add-on | Tak, ale bez kontekstu SAP |
Dla kogo SPUMA DMS
SPUMA DMS jest rozwiązaniem dla firm, które:
- korzystają z SAP Business One lub planują jego wdrożenie i chcą w pełni wykorzystać możliwości tego systemu w zakresie pracy z dokumentami,
- szukają prostego, zintegrowanego obiegu dokumentów działającego bezpośrednio w środowisku SAP – bez potrzeby budowania i utrzymywania integracji z zewnętrznym DMS,
- chcą mieć dane i dokumenty w jednym miejscu – z pełną spójnością, aktualnością i powiązaniem z obiektami SAP (faktury, zamówienia, projekty, kontrahenci).
SPUMA DMS to idealny wybór dla firm, które stawiają na cyfrowe procesy biznesowe oparte na SAP Business One – bez dublowania funkcjonalności, bez zbędnej złożoności i bez kompromisów w integracji.
Praktyczne korzyści dla użytkowników SAP Business One
- spójny interfejs dla użytkowników SAP — brak potrzeby nauki nowego systemu
- pełna zgodność i bezpieczeństwo danych w jednej bazie
- szybki dostęp do dokumentów w kontekście transakcji SAP
- minimalna liczba błędów – dane automatycznie zaczytywane z OCR ABBYY
- prostsze wdrożenie i niższe koszty utrzymania.
Podsumowanie
SPUMA DMS nie próbuje konkurować z rozbudowanymi systemami klasy DMS – SPUMA uzupełnia SAP Business One o elektroniczny obieg dokumentów, w sposób naturalny i zgodny z architekturą SAP.
Dla firm już korzystających z SAP B1, SPUMA jest logicznym i ekonomicznym wyborem – bo nie wymaga integracji, nie duplikuje danych i nie wymusza zmiany sposobu pracy.
Zobacz więcej bazy wiedzy
Zobacz jak działa
SAP Business One
na bezpłatnej prezentacji
Umów się z nami na dogodny termin. W ciągu 60-cio minutowej prezentacji on-line przedstawimy Ci możliwości działania systemu i omówimy jego najważniejsze funkcjonalności. Bez zobowiązań.
Umów prezentację
Chcesz poznać wycenę
wdrożenia dla Twojej firmy?
Oblicz wycenę online
Skorzystaj z kalkulatora, aby natychmiast uzyskać orientacyjną cenę systemu SAP Business One, dostosowaną do liczby użytkowników, wybranych obszarów oraz wersji: lokalnej (On-Premise) lub chmurowej (Cloud). Dodatkowe opcje i niestandardowe potrzeby mogą wymagać indywidualnej wyceny.
