Prezentacja on-line 
Średni czas przygotowania oferty to 3 dni
KSeF od kiedy obowiązkowy? Terminy 2026 zatwierdzone ustawą [Aktualizacja 2025]
Aktualizacja – 27 sierpnia 2025: Prezydent RP zatwierdził ustawę o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). To oznacza, że KSeF stanie się obowiązkowy w 2026 roku. Obowiązek korzystania z KSeF dla dużych przedsiębiorców rozpoczyna się od 1 lutego 2026, a dla pozostałych – od 1 kwietnia 2026. → Dowiedz się więcej w dalszej części wpisu.
KSeF wchodzi w życie: Prezydent zatwierdził nowelizację
Przez długi czas pojawiały się pytania i niepewności co do ostatecznych terminów wejścia KseF w życie. W dniu 27 sierpnia 2025 r. Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą obowiązek KSeF od 2026 roku – to milowy krok, który czyni reformę cyfrowego fakturowania realną. Podpis prezydenta potwierdza, że daty wejścia KSeF w życie są ostateczne. Daje to przedsiębiorcom jasny sygnał: czas rozpocząć przygotowania do obowiązkowego korzystania z systemu.
KSeF 2026 – terminy potwierdzone ustawą
Podpisanie ustawy przez Prezydenta rozwiewa wątpliwości – KSeF stanie się obowiązkowy w 2026 roku. Standardowym dokumentem stanie się faktura ustrukturyzowana. W relacjach B2C (sprzedaż dla konsumentów) korzystanie z KSeF pozostanie dobrowolne.
Harmonogram obowiązkowego wdrożenia KSeF – potwierdzony i uzupełniony
Potwierdzone terminy wejścia w życie:
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek dotyczy dużych podmiotów, które w 2025 r. przekroczyły obrót 200 mln zł
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmuje wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa (mikro, małe i średnie firmy
- 1 stycznia 2027 r. – termin dla najmniejszych przedsiębiorców („wykluczonych cyfrowo”, o sprzedaży do 10 tys zł miesięcznie
Nowości wprowadzone przez ustawę o KSeF 2025
Nowe tryby i funkcje techniczne – KSeF 2.0
- Tryb online – faktura wysyłana i natychmiast potwierdzana w KSeF
- Tryb offline – w przypadku awarii lub braku Internetu przedsiębiorca może wystawić fakturę i przekazać ją kontrahentowi, a następnie musi ją przesłać do KSeF w ciągu 24h
- Tryb offline awaria – używany w przypadku awarii po stronie Ministerstwa Finansów (fakturę można wystawić, a system przyjmie ją później, gdy awaria zostanie usunięta)
- Możliwość dodawania załączników do e-faktur – możliwość udostępniana po wcześniejszym zgłoszeniu i uzyskaniu zgody KAS, załączniki będą przechowywane razem z fakturą w KSeF
- Kody QR na fakturach – na fakturze w wtrybie online kod QR z numerem KSeF, na fakturze w trybie offline dwa kody QR, pierwszy z napisem „OFFLINE”, drugi z napisem „CERTYFIKAT”.
Okres przejściowy i ulgi dla przedsiębiorców
- Rok 2026 jako okres ochronny bez kar – kary za błędy i niedostosowanie systemów zawieszone do końca 2026 r.
- Obowiązek podawania numeru KSeF przy przelewach przesunięty do 2027 r.
KSeF – od kiedy wchodzi w życie? Historia zmian terminów
Wprowadzenie Krajowego Systemu Faktur Elektronicznych (KSeF) to kolejny krok w cyfryzacji rozliczeń przedsiębiorstw z Urzędem Skarbowym. Termin obowiązku korzystania z e-faktur w Polsce wielokrotnie ulegał zmianie. Pierwotnie zakładano wprowadzenie KSeF w 2023 roku, jednak 17 czerwca 2022 roku Rada Unii Europejskiej ogłosiła projekt, zgodnie z którym fakturowanie elektroniczne w Polsce byłoby obowiązkowe od 1 stycznia 2024 roku. Ten termin następnie przesunięto na 1 lipca tego roku. Była to odpowiedź na prośby przedsiębiorców, którzy alarmowali, że potrzebują więcej czasu na przygotowania do wdrożenia nowego rozwiązania. Na tym jednak zmiany się nie zakończyły i ostatecznie cały proces został znacznie przesunięty.
19 stycznia 2024 roku na konferencji prasowej minister finansów Andrzej Domański poinformował, że w 2024 roku nie zostanie uruchomiony obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Minister stwierdził, że ze względu na obecny stan przygotowań wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania nie jest możliwe ani od 1 lipca 2024 roku, ani nawet do końca tego roku. Dodał, że obowiązkowy KSeF jest potrzeby w polskim systemie podatkowym i dlatego zostanie wprowadzony najszybciej jak to możliwe, ale jedynie z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Poprawki do projektu miały zostać wprowadzone po konsultacjach społecznych.
Z początkiem marca 2024 roku zapowiadane przez Ministerstwo Finansów konsultacje dotyczące KSeF zostały zakończone. Około 10 000 osób wzięło udział w rozmowach o funkcjonowaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Po nich odbyły się wspomniane konsultacje, które miały być kluczowe dla podjęcia ostatecznych decyzji w zakresie terminu na wprowadzenie nowego obowiązku.
Ostatnie doniesienia wskazywały na to, że być może już od 2025 roku w Polsce zostanie wprowadzony obowiązek rejestrowania faktur sprzedaży (ustrukturyzowanych) w KSeF. Termin ten uległ jednak kolejnemu przesunięciu.
Faktury KSeF – od kiedy zacząć się przygotowywać do wdrożenia systemu w swojej firmie?
Każdy przedsiębiorca wkrótce będzie musiał wystawiać i przesyłać faktury przez KSeF. Od kiedy warto zacząć się do tego przygotowywać? Najlepiej jak najszybciej. Wiążące się z tym zmiany są duże, a więc wymagają podjęcia szeregu działań, aby wdrożenie przebiegło skutecznie i nie wywołało problemów organizacyjnych czy dotyczących samego obrotu gospodarczego. Jeśli rozpoczniesz przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem, to nowy obowiązek nie będzie nadmiernie obciążać Twojej firmy. Ponadto szybko zaczniesz dostrzegać zalety KSeF i czerpać korzyści związane z ujednoliconym systemem fakturowania oraz związaną z tym łatwością w rozliczeniach.
Co warto zrobić już dzisiaj? Przede wszystkim zalogować w KSeF, sprawdzić, jakie opcje są w nim dostępne i w jaki sposób można z nich korzystać. Dobrze jest też przejść do integracji systemu z programem do zarządzania, z którego na co dzień korzystasz w swojej firmie. Najlepiej robić to wszystko przy wsparciu specjalistów – dla zwiększenia efektywności i ograniczenia ryzyka błędów.
Najczęściej zadawane pytania o KSeF [FAQ]
❓ Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy w 2026 roku?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wchodzi w życie etapami:
– Od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł w 2025 r.)
– Od 1 kwietnia 2026 r. dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw
– Od 1 stycznia 2027 r. dla firm wykluczonych cyfrowo
➡️ Sprawdź szczegółowe terminy wdrożenia KSeF
❓ Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?
KSeF obowiązuje wszystkich przedsiębiorców prowadzących sprzedaż B2B – niezależnie od formy opodatkowania czy wielkości firmy. Wyjątkiem pozostaje sprzedaż B2C, gdzie fakturowanie przez KSeF jest dobrowolne.
➡️ Dowiedz się, kogo dokładnie obejmuje KSeF
❓ Jak przygotować się do wdrożenia KSeF w firmie?
Zacznij od analizy, czy Twoja firma będzie zobowiązana do KSeF w lutym, kwietniu czy styczniu 2027. Kolejnym krokiem jest rejestracja w systemie, integracja z programem księgowym i przeszkolenie pracowników.
➡️ Zobacz: jak zacząć korzystać z KSeF – krok po kroku
❓ Jak wystawić fakturę w KSeF?
Faktura ustrukturyzowana wystawiana w KSeF ma określony format XML i musi być przesłana przez system do Ministerstwa Finansów. Można to zrobić ręcznie lub automatycznie przez system ERP.
➡️ Zobacz: Jak wystawić fakturę w KSeF?
❓ Co zmienia się w obiegu dokumentów po wdrożeniu KSeF?
KSeF całkowicie zmienia sposób przesyłania faktur – nie są one już wysyłane mailem czy drukowane. Przepływ dokumentów musi zostać przeorganizowany i dostosowany do modelu elektronicznego.
➡️ Przeczytaj o zmianach w obiegu dokumentów
❓ Jak zintegrować system ERP z KSeF?
Najlepszym rozwiązaniem jest automatyczna integracja, która pozwala wystawiać i odbierać faktury bezpośrednio z systemu ERP (np. SAP Business One).
➡️ Dowiedz się więcej o integracji KSeF z SAP
➡️ Przykład: Dwukierunkowa integracja SAP z KSeF
Zobacz więcej bazy wiedzy
Zobacz jak działa
SAP Business One
na bezpłatnej prezentacji
Umów się z nami na dogodny termin. W ciągu 60-cio minutowej prezentacji on-line przedstawimy Ci możliwości działania systemu i omówimy jego najważniejsze funkcjonalności. Bez zobowiązań.
Umów prezentację
Chcesz poznać wycenę
wdrożenia dla Twojej firmy?
Oblicz wycenę online
Skorzystaj z kalkulatora, aby natychmiast uzyskać orientacyjną cenę systemu SAP Business One, dostosowaną do liczby użytkowników, wybranych obszarów oraz wersji: lokalnej (On-Premise) lub chmurowej (Cloud). Dodatkowe opcje i niestandardowe potrzeby mogą wymagać indywidualnej wyceny.
