Prezentacja on-line 
Średni czas przygotowania oferty to 3 dni
Comarch Optima a SAP Business One – kiedy który system ERP ma sens?
Podczas rozmów na etapie wyboru lub zmiany systemu ERP często słyszymy pytania:
„Czy warto od razu wdrażać SAP-a?”.
„Mamy Optimę, ale przestajemy mieścić się w arkuszach Excela – co dalej?”.
Takie pytania zwykle zadają dwie grupy firm. Z jednej strony organizacje, które wybierają swój pierwszy system ERP i chcą świadomie zdecydować, czy lepiej postawić na prostsze rozwiązanie, czy od razu sięgnąć po system bardziej rozwojowy.
Z drugiej – firmy, które od lat pracują na Comarch ERP Optima, ale wraz ze wzrostem skali działalności zaczynają odczuwać, że Excel stał się kluczowym narzędziem do raportowania, analiz i kontroli biznesu. W takich momentach naturalnie pojawia się pytanie o zmianę systemu.
W tym artykule nie porównujemy systemów w kategoriach „lepszy” lub „gorszy”. Wynika to z prostego faktu: Comarch ERP Optima i SAP Business One zostały zaprojektowane dla zupełnie innych firm, na innym etapie rozwoju i do realizacji innych celów biznesowych.
Dlatego w artykule wyjaśniamy:
- do jakiego typu firm został zaprojektowany Comarch ERP Optima,
- w jakich sytuacjach SAP Business One ma realny sens,
- czym różnią się te systemy pod względem podejścia do zarządzania firmą,
- jakie są konsekwencje wyboru każdego z nich w dłuższej perspektywie.
Celem artykułu jest pomoc w świadomym dopasowaniu systemu ERP do etapu rozwoju firmy – tak, aby narzędzie wspierało dalszy wzrost, a nie stawało się jego ograniczeniem.
Filozofia i grupa docelowa systemów
Comarch ERP Optima i SAP Business One nie różnią się jedynie zakresem funkcji. Zostały zaprojektowane z myślą o innych typach firm, działających na różnych etapach rozwoju i odpowiadają na odmienne potrzeby biznesowe oraz sposób zarządzania organizacją.
Comarch ERP Optima – system dla mikro i małych firm
Comarch Optima to system, który sprawdza się w:
- małych i mikroprzedsiębiorstwach,
- biurach rachunkowych,
- firmach usługowych i handlowych o stosunkowo prostej strukturze.
Filozofia Optima opiera się na:
- szybkim uruchomieniu,
- atrakcyjnej cenie wejścia,
- bardzo dobrej obsłudze polskich przepisów księgowych i kadrowych.
To rozwiązanie, które odpowiada na pytanie:
„Potrzebuję systemu, który sprawnie obsłuży księgowość i sprzedaż, bez dużej inwestycji”.
Na pewnym etapie rozwoju firmy Optima po prostu wystarcza – i w tym segmencie jest bardzo dobrym narzędziem.
SAP Business One – ERP dla firm, które chcą się rozwijać
SAP Business One został zaprojektowany jako zintegrowany system ERP dla firm, które:
- przekraczają próg kilkunastu – kilkudziesięciu milionów złotych obrotu,
- posiadają wiele procesów operacyjnych,
- planują dalszy rozwój (nowe oddziały, rynki, kanały sprzedaży).
Filozofia SAP Business One to:
- pełna integracja procesów (finanse, logistyka, sprzedaż, produkcja, serwis),
- skalowalność,
- transparentność danych zarządczych w czasie rzeczywistym,
- otwarta architektura, umożliwiająca łatwą integrację z systemami zewnętrznymi (e-commerce, WMS, MES, platformy B2B, marketplace, aplikacje webowe i mobilne),
- natywnym wsparciu dla wielowalutowości, struktur wielofirmowych i działalności międzynarodowej.
To system, który odpowiada na pytanie:
„Jak ogarnąć zarządzanie firmą, która rośnie, ma coraz więcej procesów i danych – bez dokładania kolejnych arkuszy Excel i prowizorycznych integracji?”.
Zakres funkcjonalny – porównanie praktyczne
W procesach wyboru systemu ERP bardzo często punktem wyjścia są rozbudowane arkusze Excel, zawierające dziesiątki pozycji do „odhaczenia” przez dostawców systemów. Takie zestawienia bywają listą życzeń lub odwzorowaniem obecnych przyzwyczajeń użytkowników, a nie realnych potrzeb biznesowych.
Choć tego typu porównania są powszechne, rzadko prowadzą do dobrych decyzji. W przypadku systemów ERP kluczowe nie jest to, czy dana funkcja istnieje, ale jak wspiera cały proces biznesowy i jak wpisuje się w całość rozwiązania. Różnice pomiędzy Comarch ERP Optima a SAP Business One wynikają więc przede wszystkim ze sposobu obsługi procesów, a nie z samej listy funkcji.
Poniżej porównujemy wybrane obszary funkcjonalne w ujęciu praktycznym, koncentrując się na tym, jak systemy działają w codziennej pracy firmy.
Komentarz eksperta: Optima świetnie radzi sobie z księgowością operacyjną. SAP Business One idzie krok dalej – umożliwia zarządcze spojrzenie na finanse, niezbędne przy większej skali działalności.
| Obszar | Comarch ERP Optima | SAP Business One | Która firma najmocniej odczuje różnicę |
| Księgowość | ✅ Bardzo dobra księgowość finansowa i podatkowa (PL) | ✅ Pełna księgowość + controlling, rozliczenia, IFRS | Firmy z kilkoma oddziałami, projektami lub potrzebą controllingu |
| CRM / sprzedaż | Podstawowa ewidencja kontrahentów | ✅ CRM: szanse sprzedaży, lejki, aktywności | Firmy z zespołem handlowym |
| Sprzedaż i rentowność | Podstawowe raporty po fakcie | ✅ Rentowność klientów, produktów i projektów „na żywo” | Firmy z niskimi marżami lub dużą liczbą klientów |
| Produkcja | ❌ Bardzo ograniczona lub brak | ✅ Zlecenia produkcyjne, BOM, planowanie | Firmy produkcyjne |
| Zarządzanie projektami | ❌ Brak controllingu projektowego | ✅ Budżety, koszty, przychody i marża projektów | Firmy usługowe, instalacyjne, budowlane |
| Magazyn / logistyka | Standardowy magazyn | ✅ Partie, serie, WMS, wiele magazynów | Firmy handlowe i produkcyjne |
| Raportowanie | Raporty historyczne | ✅ Dashboardy KPI, analizy w czasie rzeczywistym | Zarząd i właściciele firm |
| Wielowalutowość | Ograniczona, bez zaawansowanych analiz | ✅ Pełna obsługa wielu walut i kursów | Firmy handlujące z zagranicą |
| Wielofirmowość | Oddzielne bazy danych | ✅ Wiele spółek + konsolidacja | Grupy kapitałowe |
| Zasięg międzynarodowy | System lokalny (PL) | ✅ Globalny ERP, lokalizacje krajowe | Firmy planujące ekspansję |
| Integracje i automatyzacja | Ograniczone integracje | ✅ API, workflow, integracje B2B i e-commerce | Firmy rosnące i skalujące sprzedaż |
| Skalowalność | Małe firmy, o prostej strukturze | ✅ Wzrost, oddziały, wiele procesów, integracje | Firmy >20 mln zł obrotu lub w fazie wzrostu |
Wnioski eksperckie do tabeli:
„Optima to system „ewidencyjny” – świetnie zapisuje to, co się wydarzyło w firmie”.
„SAP Business One to system „decyzyjny” – dostarcza narzędzi, które pomagają zaplanować to, co ma się wydarzyć, i kontrolować koszty w trakcie procesu”.
Skalowalność i rozwój
Skalowalność jest jednym z kluczowych kryteriów wyboru systemu ERP, a jednocześnie jednym z najczęściej niedoszacowanych. Na etapie wyboru systemu wiele firm patrzy na bieżące potrzeby, nie uwzględniając tego, jak szybko może zmienić się skala i złożoność biznesu w perspektywie kilku lat.
Comarch Optima – ograniczona skalowalność, przy wzroście firmy często wymaga zmiany systemu.
SAP Business One – obsługa oddziałów i spółek, wielu walut i języków oraz gotowość na rosnącą złożoność procesów biznesowych
Koszty – perspektywa krótko- i długoterminowa
Comarch ERP Optima
- niski koszt startowy,
- model abonamentowy,
- niskie koszty wdrożenia.
SAP Business One
- wyższy koszt startowy,
- inwestycja w analizę i uporządkowanie procesów,
- model cloud lub on-premise (do wyboru),
- niższe koszty operacyjne w dłuższym okresie rozwoju przy właściwym wdrożeniu i zmianie sposobu pracy
Wniosek: SAP Business One może być droższy na starcie, ale w dłuższej perspektywie – szczególnie przy wzroście skali i złożoności – często okazuje się rozwiązaniem bardziej opłacalnym dzięki redukcji kosztów operacyjnych i organizacyjnych.
Dla kogo który system?
Po omówieniu filozofii oraz zakresu funkcjonalnego obu rozwiązań warto spojrzeć na nie z perspektywy praktycznej: jakiego typu firmy rzeczywiście skorzystają na danym systemie. W tym miejscu nie chodzi o wielkość firmy wyłącznie w ujęciu liczby pracowników czy obrotów, ale o stopień złożoności procesów, tempo rozwoju i oczekiwania wobec systemu ERP.
Wybierz Comarch Optima, jeśli:
- prowadzisz małą firmę o prostej strukturze,
- kluczowa jest księgowość i szybkie wystawianie dokumentów,
- procesy są nieskomplikowane i nie planujesz dynamicznej ekspansji.
Wybierz SAP Business One, jeśli:
- firma szybko rośnie,
- potrzebujesz kontroli nad procesami,
- zarząd oczekuje rzetelnych danych w czasie rzeczywistym,
- myślisz strategicznie o dalszym rozwoju.
Dlaczego kolejnym krokiem po Optimie nie zawsze powinien być CDN XL
Wielu użytkowników Comarch ERP Optima, stojąc przed decyzją o zmianie systemu, w naturalny sposób rozważa CDN XL jako „następny etap”. Jest to zrozumiałe – ta sama linia produktowa, znajome środowisko, podobna filozofia pracy.
Z perspektywy biznesowej warto jednak zadać sobie jedno kluczowe pytanie:
Czy potrzebujemy większej wersji tego samego systemu, czy zmiany sposobu zarządzania firmą?
CDN XL – logiczny upgrade, ale w tej samej logice
CDN XL bardzo dobrze sprawdza się jako:
- system dla firm, które chcą zachować dotychczasowy sposób pracy,
- rozwiązanie o większej liczbie funkcji niż Optima,
- narzędzie do obsługi bardziej rozbudowanej księgowości i logistyki.
W praktyce oznacza to jednak kontynuację tej samej filozofii:
- raportowanie głównie po fakcie,
- silne uzależnienie od Excela,
- ograniczoną elastyczność w dostosowaniu systemu do niestandardowych procesów.
Taki model pracy działa do momentu, w którym firma potrzebuje kontroli w trakcie miesiąca, a nie dopiero po jego zamknięciu.
SAP Business One – inna logika zarządzania firmą
SAP Business One nie jest „większą Optimą” ani „odpowiednikiem XL”. To inna klasa rozwiązania, zaprojektowana z myślą o firmach, które:
- chcą zarządzać rentownością w czasie rzeczywistym,
- potrzebują controllingu, projektów i wielowymiarowej analizy danych,
- planują dalszy wzrost, nowe kanały sprzedaży lub rynki,
- oczekują systemu jako platformy rozwoju, a nie zamkniętego produktu.
Różnice technologiczne, które mają znaczenie
Za tą odmienną filozofią stoi również zupełnie inne podejście technologiczne.
SAP Business One opiera się na bazie SAP HANA (in-memory), co umożliwia analizę danych i raportowanie w czasie rzeczywistym, bez opóźnień i bez konieczności eksportowania danych do zewnętrznych narzędzi. Informacje zarządcze są dostępne w momencie podejmowania decyzji, a nie po zamknięciu okresu.
System został zaprojektowany jako platforma integracyjna. Dzięki rozbudowanemu API i Service Layer możliwe jest bezpieczne łączenie SAP Business One z systemami e-commerce, WMS, MES, platformami B2B, aplikacjami webowymi i mobilnymi. ERP przestaje być centralnym „programem księgowym”, a staje się elementem większego ekosystemu IT.
Istotną różnicą jest także Web Client, który umożliwia pracę z systemem przez przeglądarkę internetową. Zmienia to sposób korzystania z ERP w firmach wielooddziałowych, rozproszonych lub pracujących częściowo zdalnie i otwiera system na nowe role biznesowe.
W efekcie SAP Business One nie konkuruje z CDN XL w prostym zestawieniu funkcji. Jest alternatywą dla firm, które wraz z rozwojem potrzebują innej architektury, większej otwartości technologicznej i solidnej podstawy do dalszej cyfryzacji procesów biznesowych.
Najczęstszy błąd firm po migracji z Optimy
Najczęstszym błędem po zmianie systemu ERP jest przekonanie, że sama wymiana oprogramowania automatycznie rozwiąże problemy organizacyjne i zarządcze. W praktyce wiele firm przenosi do nowego systemu dokładnie ten sam sposób pracy, te same przyzwyczajenia i te same ograniczenia, które funkcjonowały wcześniej.
Jeżeli migracja z Optimy polega wyłącznie na wdrożeniu nowego ERP, bez zmiany podejścia do zarządzania, planowania i analizy danych, efekty są zazwyczaj niewielkie. Nowy system zaczyna pełnić tę samą rolę co poprzedni – służy głównie do ewidencji i księgowania, a nie do aktywnego wspierania decyzji biznesowych.
Dopiero połączenie nowego systemu ERP ze zmianą modelu zarządzania – odejściem od raportowania „po fakcie”, ograniczeniem pracy w Excelu oraz wykorzystaniem danych w czasie rzeczywistym – pozwala realnie poprawić kontrolę nad firmą i wykorzystać potencjał bardziej zaawansowanych rozwiązań, takich jak SAP Business One.
Jak podjąć właściwą decyzję?
Jeśli głównym problemem jest wydajność lub liczba dokumentów – upgrade w ramach tej samej filozofii może mieć sens.
Jeśli jednak:
- zarząd oczekuje danych „tu i teraz”,
- Excel stał się systemem raportowym,
- firma dynamicznie rośnie,
- pojawiają się projekty, integracje i nowe modele biznesowe,
wtedy warto rozważyć nie kolejny krok w tej samej linii, lecz zmianę klasy systemu ERP.
Podsumowanie – wnioski z doświadczenia praktyków wdrożeniowych
Nie istnieje jeden „najlepszy ERP dla wszystkich”. Istnieje najlepszy ERP dla danego etapu rozwoju firmy.
Jako firma wdrażająca SAP Business One, bardzo często pracujemy z klientami, którzy świadomie dojrzeli do zmiany – nie dlatego, że dotychczasowy system był zły, ale dlatego, że firma urosła szybciej niż narzędzie.
Jeśli zastanawiasz się, czy to już ten moment – rozmowa z doświadczonym partnerem ERP pozwala uniknąć kosztownych błędów i wybrać rozwiązanie, które nie będzie ograniczeniem za kilka lat.
Zastanawiasz się, czy Twój biznes jest już gotowy na SAP Business One? Umów się na bezpłatną analizę procesów – wspólnie sprawdzimy, gdzie Twój obecny system Cię ogranicza i jak możemy to zmienić.
Zobacz więcej bazy wiedzy
Zobacz jak działa
SAP Business One
na bezpłatnej prezentacji
Umów się z nami na dogodny termin. W ciągu 60-cio minutowej prezentacji on-line przedstawimy Ci możliwości działania systemu i omówimy jego najważniejsze funkcjonalności. Bez zobowiązań.
Umów prezentację
Chcesz poznać wycenę
wdrożenia dla Twojej firmy?
Oblicz wycenę online
Skorzystaj z kalkulatora, aby natychmiast uzyskać orientacyjną cenę systemu SAP Business One, dostosowaną do liczby użytkowników, wybranych obszarów oraz wersji: lokalnej (On-Premise) lub chmurowej (Cloud). Dodatkowe opcje i niestandardowe potrzeby mogą wymagać indywidualnej wyceny.
