SAP – integracja z KSeF

System SAP Business One jest przygotowany do pełnej obsługi faktur elektronicznych zgodnie ze standardem KSeF. Umożliwia on przesyłanie ustrukturyzowanych faktur sprzedaży z SAP do Krajowego Systemu e-Faktur oraz pobieranie faktur zakupu z KSeF do elektronicznego obiegu dokumentów, zatwierdzenia i księgowania w SAP.

Integracja Krajowego Systemu e-Faktur z SAP – na czym polega? Co warto o niej wiedzieć?

Ze względu na zmieniające się prawo, integracja Krajowego Systemu e-Faktur z SAP stała się koniecznością dla wszystkich firm korzystających z tego oprogramowania. Wprowadzenie nowych przepisów podatkowych, w tym wymogów dotyczących e-fakturowania, sprawia, że firmy muszą dostosować swoje systemy do zmieniającego się otoczenia regulacyjnego.

Z perspektywy SAP wysyłka faktur elektronicznych w uporządkowanym formacie nie jest niczym nowym – ogólnokrajowe sieci e-fakturowania obowiązują już w innych krajach i są obsługiwane przez ten system. SAP Business One jest przygotowany zarówno do generowania faktur z określonym zakresem danych w odpowiednim formacie, jak i do ich automatycznej wysyłki w formie elektronicznej.

System SAP Business One w standardzie* zapewnia automatyczną wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF. Na podstawie faktury dodanej w SAP jest generowany plik w formacie XML w odpowiedniej strukturze, a następnie jest on wysyłany do KSeF za pośrednictwem modułu komunikacyjnego. Po wpłynięciu faktury do KSeF weryfikowana jest jej zgodność z obowiązującym schematem. Do SAP trafiają komunikaty zwrotne o statusie dokumentu, potwierdzenie poprawnej wysyłki lub informacja o błędzie w przypadku braku pozytywnej weryfikacji pliku w KSeF. Jeśli dokument jest poprawny, otrzymuje on unikalny numer referencyjny identyfikujący go w bazie KSeF, który jest zapisywany w SAP.

Chociaż konieczność wprowadzenia KSeF jest wyzwaniem, jednocześnie może być szansą na usprawnienia procesu obiegu dokumentów w firmie. Ponieważ będziemy mogli pobrać z KSeF faktury zakupowe w formie elektronicznej, możliwe jest zautomatyzowanie ich przyjmowania, akceptacji, księgowania i e-archiwizacji. W tym celu proponujemy wykorzystanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów – SPUMA z funkcjonalnością obsługi KSeF.

*funkcjonalność dostępna w najnowszej wersji SAP Business One 10.0, FP 2308

KSeF a integracja z SAP – dlaczego jest to tak ważne?

Dla wielu polskich przedsiębiorców integracja SAP z KSeF jest obecnie priorytetem ze względu na wiążące się z nią znaczące usprawnienia w funkcjonowaniu firmy. Proces ten oznacza konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych w firmie do aktualnych przepisów prawa. Nie jest to łatwe, ponieważ wymaga podjęcia szeregu działań z różnych obszarów, m.in. z IT czy pracy zespołu księgowego, a także wiąże się z wdrażaniem nowych procedur w firmie. Jest to jednak konieczne ze względu na zmieniającą się rzeczywistość i obowiązek dostosowania się do niej. Najlepiej więc stopniowo wprowadzać zmiany jak najwcześniej, by zapewnić swojej firmie odpowiednio dużo czasu na właściwe wdrożenie ich.

Kto musi korzystać z KSeF? W 2026 roku będzie to obowiązkowe dla wszystkich – od lutego dla dużych przedsiębiorców (mających ponad 200 mln zł obrotów rocznie), a od kwietnia dla pozostałych. To oznacza, że prędzej czy później w Twojej firmie też trzeba będzie wdrożyć Krajowy System e-Faktur. Im wcześniej się tym zajmiesz i zintegrujesz go z programem do zarządzania procesami biznesowymi, tym przebiegnie to łagodniej i będzie mniej dotkliwe dla poszczególnych struktur przedsiębiorstwa.

KSeF i integracja z SAP – jakie przynosi korzyści dla biznesu?

Jakie korzyści dla Twojej firmy wniesie integracja KSeF z SAP? Przede wszystkim to rozwiązanie zapewnia:

• oszczędność czasu – korzystając ze zautomatyzowanego procesu, nie trzeba ręcznie wprowadzać danych do kilku różnych programów. Integracja ułatwia rozliczenia i zmniejsza liczbę formalności;
• przyspieszenie procesu przekazywania danych – automatyczne generowanie i przesyłanie faktur do systemu usprawnia proces przekazywania dokumentów sprzedażowych;
• ograniczenie ryzyka błędów – automatyczna wymiana danych zamiast ich ręcznego przepisywania sprawia, że proces przekazywania faktur jest obarczony mniejszym ryzykiem błędów;
• oszczędność zasobów – działanie oparte na zautomatyzowanych procedurach sprawia, że nie trzeba w nie w pełni angażować pracowników, dzięki czemu mają oni czas na działania w innych obszarach;
• zwiększenie efektywności w firmie – praca jednego z działów w Twojej firmie wpływa na wszystkie pozostałe, dlatego jeśli kwestie związane z fakturami będą maksymalnie uproszczone, ogólna efektywność firmy wzrośnie;
• zwiększenie możliwości związanych z raportowaniem podejmowanych działań – w ramach automatyzacji można zadbać o polepszenie kontroli nad obiegiem dokumentów finansowych.

Integracja Krajowego Systemu e-Faktur z SAP to proces, którego realizację warto rozpocząć już dzisiaj. Dzięki temu kiedy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe, dodatkowe wymogi związane z jego obsługą Cię nie zaskoczą i nadmiernie nie obciążą.