Jak wystawić fakturę w KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Stanowi ona swego rodzaju nowość, ale już w 2026 roku każdy przedsiębiorca prowadzący działalność w Polsce będzie musiał wystawiać tam dokumenty sprzedaży w wersji elektronicznej. Jak wysłać fakturę do KSeF?

Faktury KSeF – co to takiego?

Krajowy System e-Faktur pozwala wystawiać i udostępniać faktury w formie ustrukturyzowanej. KSeF na ten moment funkcjonuje jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji (np. obok faktur elektronicznych), a więc korzystanie z niego ma dobrowolny charakter – jednak niedługo ulegnie to zmianie. W 2026 roku będą musieli z niego korzystać wszyscy przedsiębiorcy – od lutego duże podmioty, czyli o obrotach większych niż 200 milionów rocznie, a od kwietnia pozostali.

Rozwiązanie ma za zadanie:

• ujednolicić formę faktur,
• ułatwić proces udostępnienia dokumentów sprzedażowych i realizacji rozliczeń,
• umożliwić archiwizowanie treści w scentralizowanym programie,
• automatycznie weryfikować poprawność wprowadzanych dokumentów i decydować o ich dopuszczeniu do obiegu.

KSeF a faktury zagraniczne – co trzeba wiedzieć na ten temat? Przedsiębiorca dokonujący transakcji zagranicznych będzie miał obowiązek wystawić fakturę w KSeF, o ile nie została ona wyłączona z obowiązku wystawienia w KSeF. Obowiązek korzystania z systemu nie dotyczy każdej transakcji (w tym np. sprzedaży w ramach procedury VAT OSS).

Jak wystawić fakturę KSeF? Analiza dostępnych możliwości

Zastanawiasz się nad tym, jak wystawić fakturę w KSeF? Możesz skorzystać z dwóch dostępnych metod: bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów lub programów komercyjnych. Od wyboru jednej z opcji jest uzależniony tryb pracy w konkretnym systemie oraz liczba formalności wymagających dopełnienia. Co warto wiedzieć o każdej z opcji?

Jak wystawić fakturę w KSeF? Bezpośrednio na platformie KSeF

Co trzeba zrobić, decydując się na wystawienie faktury bezpośrednio w KSeF? Po uwierzytelnieniu i zalogowaniu się do systemu osoba uprawniona może wystawić fakturę. Należy wówczas wskazać:

• rodzaj faktury (podstawowa, zaliczkowa, rozliczeniowa, korygująca),
• szczegóły faktury (numer, data i miejsce wystawienia),
• datę lub okres, którego dotyczy faktura,
• netto/brutto,
• kod waluty,
• adnotacje opcjonalne (mechanizm podzielonej płatności, metoda kasowa itp.).

Należy także wprowadzić pozycje dokumentu (nazwa towaru/usługi, ilość, wartość netto/brutto, stawka podatku) i ewentualnie opcjonalne informacje dodatkowe (TP, FP, zwrot akcyzy, opis dodatkowy, informacje o płatności, nr rachunku bankowego itp.) oraz wprowadzić dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres, opcjonalne dane kontaktowe).

Wystawienie faktury poprzez system fakturowania połączony z KSeF

Jak wysłać fakturę do KSeF? Możesz nadal wystawiać dokumenty sprzedaży poprzez system fakturowania , pod warunkiem, że jest on połączony z KSeF. Jeśli system do fakturowania jest zintegrowany z KSeF, nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania dokumentu poprzez platformę. Po dodaniu faktury sprzedaży w systemie sprzedażowym/finansowo-księgowym/ERP, automatycznie zostanie ona zarejestrowana w KSeF (w odpowiednim formacie i strukturze XML). Z punktu widzenia użytkownika w wystawianiu faktury praktycznie nic się nie zmieni, ponieważ cały proces przekazania jej do KSeF będzie się odbywał „w tle”.

Jak wystawić fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur? Na jaką opcję się zdecydować?

Zastanawiasz się, jak wystawić fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur?

Wystawianie faktur w KSeF ma przynieść korzyści podatnikom i całemu systemowi podatkowemu. Choć nie jest to jeszcze obowiązkowe, zmiany w tym zakresie nadchodzą wielkimi krokami. Nie warto czekać z ich wdrażaniem na ostatnią chwilę – lepiej rozpocząć dostosowanie się do nowej rzeczywistości polskich przedsiębiorców już teraz.