Rozwój sieci sprzedaży impulsem do inwestycji w sprawdzone rozwiązanie do zarządzania
Szybki rozwój spowodował, że spółka Provalliance Poland – zarządzająca największą siecią salonów fryzjerskich w Polsce potrzebowała nowego systemu ERP. Dotychczas wykorzystywane oprogramowanie okazało się przestarzałe i mało elastyczne. Nowy system miał za zadanie usprawnić zarządzanie, zautomatyzować pracę i być na tyle elastyczny, aby można było go łatwo integrować z zewnętrznymi aplikacjami, a także działać bezawaryjnie i być łatwy w obsłudze, ponieważ mieli z niego korzystać fryzjerzy we wszystkich salonach w Polsce. Zarząd firmy podjął decyzję o inwestycji w nowoczesne oprogramowanie, w system SAP Business One. W efekcie, w oparciu o SAP Business One został zbudowany kompleksowy mechanizm do zarządzania największą siecią salonów fryzjerskich w Polsce.
Największa sieć fryzjerska w Polsce
Spółka Provalliance Poland jest właścicielem sieci salonów fryzjerskich Lovely Look oraz Jean Louis David. Jean Louis David jest największą siecią fryzjerską w Polsce i w Europie oraz drugą w skali światowej – marka zarządza ponad 1000 salonów fryzjerskich na całym świecie. Firma posiada ponad 200 punktów usługowych własnych i franczyzowych, mieszczących się we wszystkich większych miastach Polski. Każdego miesiąca z usług salonów korzysta ponad 40 000 klientów.Wyzwania przed wdrożeniem systemu
Przed wdrożeniem SAP Business One największym problemem było dostosowanie dotychczas używanego systemu informatycznego do rosnących potrzeb. Przy rozwijaniu sieci salonów i zwiększaniu liczby magazynów, firmie potrzebna była pełna automatyzacja procesów, np. w obszarze zaopatrzenia i tego brakowało. Pracownicy byli zmuszeni do ręcznego tworzenia dokumentów, czyli do wielokrotnego wykonywania tych samych czynności. Również Integracja dotychczas używanego systemu z zewnętrznymi aplikacjami nie była możliwa. Z tego powodu pojawiały się liczne komplikacje na poziomie operacyjnym, co powodowało, że firma nie mogła się rozwijać.
Integracja wielu różnych rozwiązań w jeden spójny system
W oparciu o SAP Business One został zbudowany kompleksowy mechanizm do zarządzania. Elastyczność i otwartość systemu spowodowały, że dzięki integracji z różnymi aplikacjami – od 2010 roku do dziś – proces automatyzacji w przedsiębiorstwie ciągle postępuje. System zintegrowano między innymi z Salesforce – do zarządzania relacjami z klientami salonów. We współpracy z SAP Business One działa Centrum Obsługi Telefonicznej i wirtualny asystent do obsługi infolinii. W oparciu o SAP Business One powstał też dedykowany do obsługi salonów fryzjerskich system POS, który jest źródłem danych do analiz biznesowych (Business Intelligence). SAP Business One wykorzystywany jest też w procesie rezerwacji, działaniach marketingowych i sprzedażowych.
Zaawansowany proces zaopatrzenia salonów
Po wdrożeniu SAP Business One pełnej automatyzacji uległ proces zaopatrzenia salonów. Zamówienia są generowane automatycznie, a koordynator zaopatrzenia – w oparciu o analizę stanów zużycia – zamawia i wysyła zamówienie, które bezpośrednio trafia do punktów usługowych. Co istotne, mimo wciąż rosnącej liczby salonów, całą logistyką w firmie wciąż zarządza tyle samo osób.
Zaawansowana analityka i raportowanie
SAP Business One umożliwia dostęp do raportów zbiorczych, jak i dla pojedynczego salonu. Użytkownicy w każdej chwili mogą skorzystać z analiz w wielu przekrojach i wymiarach. Na przykład sprawdzić rentowność każdego punktu czy progresję kwotową, wygenerować zestawienie sprzedaży czy analizę zużycia surowców. Dzięki szczegółowym raportom sprzedaży i płynnemu przepływowi informacji pomiędzy centralą, a wszystkimi salonami, możliwe stało się też centralne zarządzanie. Firma planuje wszystkie działania w oparciu o aktualne dane, mając jednocześnie stały nadzór nad wszystkimi procesami oraz możliwość monitorowania zwrotu z inwestycji.
Możliwość ciągłego wprowadzania kolejnych automatyzacji
Dzięki SAP Business One działalność firmy z dnia na dzień staje się coraz bardziej zautomatyzowana. Wprowadzane funkcjonalności znacząco przyspieszają pracę, co znajduje odzwierciedlenie w otwieraniu kolejnych salonów.
“Cały czas wprowadzamy kolejne automatyzacje. I to przekłada się na realną pracę osób we wszystkich działach firmy. Na przykład, kilka lat temu mieliśmy 25 salonów i dwie osoby w logistyce. Teraz mamy 73 salony i nadal zarządzają nimi dwie osoby”
Tomasz Bączyk, Członek Zarządu Provalliance Poland
SAP Business One usprawnił wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi działami w firmie, a także uporządkował przepływ danych, pozwalając użytkownikom systemu na korzystanie z nich w każdej chwili. Na przykład do danych finansowych ma teraz dostęp nie tylko dział księgowości, ale też Kadra Zarządzająca. W oparciu o nie, członkowie zarządu mogą z pełną odpowiedzialnością podejmować strategiczne decyzje.
Podniesienie jakości Obsługi Klienta
Każdego roku, salony fryzjerskie zarządzane przez Provalliance odwiedza prawie 500 000 osób. SAP Business One pomógł uporządkować kontakty z klientami. Dzięki programom lojalnościowym i systemowi Kart Stałego Klienta, pracownicy salonów mają dostęp do kompletnej informacji o kliencie. Osoba wchodząca do dowolnego zakładu fryzjerskiego w Polsce nie musi pamiętać szczegółów dotyczących wcześniej wykonanych usług.
