SPUMA DMS

Co to jest system DMS (Document Management System)?

System DMS, czy inaczej Elektroniczny Obieg Dokumentów, to nowoczesne oprogramowanie, które wspiera cyfrowe zarządzanie dokumentacją i przepływem informacji w firmie. Dzięki niemu przedsiębiorstwa mogą automatyzować procesy biurowe, takie jak obieg faktur, akceptacja wydatków, podpisy elektroniczne czy archiwizacja dokumentów.

DMS umożliwia bezpieczne przechowywanie, wyszukiwanie, opisywanie i zatwierdzanie dokumentów w jednym miejscu. System eliminuje papierowy obieg, zapewnia kontrolę dostępu, zgodność z procedurami i pełną historię zmian.

Firmy w Polsce coraz częściej wdrażają systemy DMS, aby zwiększyć efektywność pracy, ograniczyć koszty administracyjne i uzyskać pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów. Dzięki integracji z systemami ERP, takimi jak SAP Business One, DMS pozwala na jeszcze lepsze zarządzanie procesami finansowymi, controllingowymi i projektowymi.

Czym jest SPUMA DMS?

SPUMA DMS to nowoczesny system Elektronicznego Obiegu Dokumentów stworzony z myślą o firmach, które chcą usprawnić i zautomatyzować zarządzanie dokumentacją. Rozwiązanie to łączy w sobie prostotę obsługi, elastyczność konfiguracji oraz pełną integrację z systemem SAP Business One. Dzięki SPUMA DMS wszystkie dokumenty – faktury, umowy, zamówienia czy protokoły oraz dziennik korespondencji – są przechowywane w formie elektronicznej w jednym, bezpiecznym miejscu (e-archiwum) i dostępne z dowolnego urządzenia.

System SPUMA DMS automatyzuje procesy takie jak akceptacja faktur kosztowych, obieg dokumentów zakupowych, dekretacja kontrolingowa czy autoryzacja wydatków. Aplikacja pozwala obsługiwać dokumenty w formie elektronicznej – niezależnie od tego, czy trafiają do firmy mailem, z KSeF, czy są zeskanowane. SPUMA umożliwia opisywanie i autoryzowanie dokumentów w oparciu o ścieżki akceptacji, zgodnie ze strukturą organizacyjną firmy, zapewniając pełną przejrzystość i kontrolę na każdym etapie procesu autoryzacji.

Dzięki pełnej integracji z SAP Business One, SPUMA DMS korzysta bezpośrednio z danych systemu ERP – takich jak kontrahenci, projekty, konta księgowe czy centra kosztów – co zapewnia spójność informacji i eliminuje potrzebę ich podwójnego wprowadzania. System pozwala także automatycznie pobierać faktury ustrukturyzowane z KSeF, usprawniając obsługę dokumentów finansowych i przyspieszając ich akceptację.
Elektroniczny Obieg Dokumentów SPUMA eliminuje ryzyko zagubienia faktur i sprawia, że dokumenty nie zalegają już na biurkach – system w każdej chwili pokazuje, kto aktualnie pracuje nad dokumentem i na jakim etapie akceptacji się znajduje.

OCR klasy enterprise – ABBYY FlexiCapture w SPUMIE

SPUMA DMS wykorzystuje technologię ABBYY FlexiCapture, uznawaną za jedno z najbardziej zaawansowanych rozwiązań OCR na świecie. Dzięki natywnej integracji z SAP Business One system automatycznie rozpoznaje dane z dokumentów papierowych i plików PDF, przekształcając je w uporządkowane informacje gotowe do przetworzenia w SAP.

Mechanizm OCR analizuje zarówno dane nagłówkowe (kontrahent, numer dokumentu, daty, kwoty), jak i szczegóły pozycji — kody towarów, opisy, ilości, ceny. Uczy się struktury dokumentów i potrafi rozpoznawać różne formaty faktur czy zamówień od wielu dostawców.

Dzięki temu SPUMA eliminuje potrzebę ręcznego przepisywania danych, redukuje błędy i znacząco przyspiesza proces wprowadzania dokumentów do systemu. W połączeniu z mechanizmami porównywania i dopasowywania danych w SAP Business One, OCR ABBYY staje się kluczowym elementem automatyzacji obiegu dokumentów w firmie.

Automatyczne dopasowanie faktur do dokumentów w SAP Business One – Porównywarka

Porównywarka danych w SPUMIE to inteligentny mechanizm automatyzujący proces weryfikacji dokumentów zakupowych w SAP Business One. SPUMA DMS automatycznie porównuje dane z odczytanych faktur z dokumentami źródłowymi w systemie – takimi jak zamówienia zakupu, przyjęcia towarów (PZ) czy faktury magazynowe. System rozpoznaje, z jakimi dokumentami powiązać fakturę, umożliwia precyzyjne dopasowanie oraz wykrywanie rozbieżności ilościowych, cenowych lub wartościowych – niezależnie od tego, czy dotyczą one jednej, czy wielu dostaw – i uzupełnia potrzebne informacje bez ręcznego przepisywania.

SPUMA analizuje zarówno dane ogólne (kontrahent, daty, terminy płatności, kwoty), jak i szczegóły pozycji – numery artykułów, ilości, opisy oraz ceny. Automatycznie dopasowuje pozycje według zgodności danych, rozpoznaje relacje między dokumentami (np. jedno zamówienie do wielu dostaw lub odwrotnie) i natychmiast wskazuje ewentualne różnice. Dzięki temu doskonale radzi sobie z wieloetapowymi dostawami i fakturami zbiorczymi.

Użytkownik otrzymuje przejrzyste zestawienie różnic i od razu widzi, czy faktura jest zgodna z zamówieniem oraz które pozycje wymagają weryfikacji – na przykład, gdy ilość dostarczonych towarów różni się od zamówienia lub na fakturze pojawia się nowa pozycja. Przykładowo, gdy dostawca wystawi fakturę obejmującą kilka dostaw z jednego zamówienia, SPUMA automatycznie powiąże wszystkie dokumenty, wskaże różnice w cenach lub ilościach i pozwoli szybko zatwierdzić poprawne pozycje. To znacząco przyspiesza proces akceptacji i pozwala automatycznie weryfikować, czy zamówione towary zostały faktycznie dostarczone zgodnie z warunkami zakupu.

AI w Elektronicznym Obiegu Dokumentów – inteligentne przetwarzanie danych w SAP Business One

Dzięki zastosowaniu Sztucznej Inteligencji (AI) i mechanizmów uczenia maszynowego (Machine Learning), SPUMA DMS potrafi automatycznie rozpoznawać, kojarzyć i mapować dane z dokumentów z informacjami zapisanymi w bazie SAP Business One. System uczy się wzorców działania użytkowników, dzięki czemu z czasem coraz trafniej dopasowuje dane.

Na podstawie automatycznie zinterpretowanych informacji, AI eliminuje powtarzalne czynności – takie jak wybór ścieżki akceptacji na podstawie reguł przypisanych do typu dokumentu, dopasowanie pozycji faktury zakupowej do indeksów materiałowych, towarowych lub usługowych w SAP, czy przypisywanie kosztów i przychodów do odpowiednich centrów (MPK) lub projektów.

Przykład: gdy faktura zakupowa zawiera kilka pozycji dotyczących różnych projektów (np. budowy hali produkcyjnej, wdrożenia systemu IT lub realizacji zlecenia produkcyjnego czy kontraktu dla klienta), SPUMA automatycznie rozpoznaje ich powiązanie z konkretnymi zleceniami w SAP Business One, przypisuje odpowiednie centra kosztów i zysku (np. dział produkcji, marketingu lub administracji) i kieruje dokument do właściwej osoby zatwierdzającej. Użytkownik nie musi ręcznie dekretować pozycji ani wybierać ścieżki obiegu – wszystko dzieje się automatycznie.

W efekcie użytkownik zyskuje realne oszczędności czasu, zmniejsza ryzyko błędów i przyspiesza procesy weryfikacji dokumentów. Mechanizmy AI pozwalają na inteligentną automatyzację obiegu faktur i raportów kosztowych – od odczytu danych po ich dekretację i zatwierdzenie – co znacząco usprawnia codzienną pracę działów księgowości, logistyki i kontrolingu.

Bezpieczeństwo danych w DMS – pełna kontrola dostępu i ochrona dokumentów

SPUMA DMS zapewnia bezpieczne zarządzanie dokumentami i pełną kontrolę nad ich przepływem w organizacji. System wykorzystuje zaawansowane mechanizmy ochrony danych – definiowanie użytkowników i grup, rozbudowany system uprawnień oraz szyfrowany przesył informacji – dzięki czemu dokumenty są skutecznie chronione przed nieautoryzowanym dostępem.

Każdy typ dokumentu (np. faktura, umowa) może mieć indywidualnie zdefiniowany obieg oraz zestaw uprawnień. Dzięki temu poufne dane trafiają wyłącznie do osób upoważnionych, a każda operacja – od odczytu po zatwierdzenie – jest rejestrowana w systemie, co zapewnia pełną przejrzystość działań i pozwala łatwo odtworzyć historię pracy z dokumentem.

Dla użytkownika oznacza to pełną transparentność procesów, bezpieczeństwo informacji i zgodność z wymogami RODO. SPUMA pozwala firmom zachować porządek w dokumentach, minimalizując ryzyko błędów i nieuprawnionego ujawnienia danych.

Najważniejsze funkcjonalności SPUMA DMS

SPUMA DMS automatyzuje wszystkie etapy pracy z dokumentami – od ich wpływu i weryfikacji, przez opis i akceptację, aż po zaksięgowanie i archiwizację. Dzięki pełnej integracji z SAP Business One zapewnia szybki przepływ informacji i eliminację błędów ręcznego wprowadzania danych.

Kluczowe funkcje systemu:

• Elektroniczny obieg dokumentów według definiowanych ścieżek autoryzacji.
• Automatyczne rozpoznawanie danych z faktur (OCR) i ich powiązanie z dokumentami w SAP.
• Graficzny kreator ścieżek obiegu i schematów autoryzacji.
• Klasyfikacja typu dokumentu i przyporządkowanie odpowiedniego schematu akceptacji.
• Integracja z KSeF – automatyczne pobieranie i obsługa faktur elektronicznych.
• Porównywanie danych z faktury z zamówieniem lub PZ – szybka kontrola zgodności dostaw.
• Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów po słowach kluczowych, atrybutach i treści.
• Cyfrowe e-archiwum z pełną historią zmian i kontrolą dostępu.
• Przeglądarkowy i mobilny dostęp do dokumentów – praca z dowolnego miejsca.
• Obsługa wielu spółek i oddziałów w jednym środowisku.

SPUMA DMS zwiększa efektywność pracy, skraca czas obiegu dokumentów i zapewnia pełną kontrolę nad procesem akceptacji i księgowania.

Architektura systemu SPUMA

SPUMA DMS została zaprojektowana w nowoczesnej, wielowarstwowej architekturze, zapewniającej stabilność, bezpieczeństwo i pełną integrację z SAP Business One. Główne elementy systemu to:

• Warstwa aplikacyjna (serwisowa) – obejmuje usługi odpowiedzialne za logikę biznesową, komunikację z bazą danych i mechanizmy OCR. SPUMA wykorzystuje technologię ABBYY FlexiCapture, dzięki której możliwe jest precyzyjne rozpoznawanie tekstu z dokumentów i automatyczne mapowanie danych do odpowiednich pól w SAP Business One. W tej warstwie realizowane są procesy dopasowywania dokumentów, obsługa obiegów akceptacyjnych i integracja z SAP.
• Warstwa bazodanowa – wszystkie dokumenty i metadane przechowywane są w bazie SQL, a nie w postaci plików. Takie rozwiązanie zapewnia szybki dostęp, skuteczne wyszukiwanie, bezpieczną archiwizację oraz pełną kontrolę uprawnień i historii zmian.
• Warstwa prezentacji – użytkownicy mają do dyspozycji dwa sposoby pracy: interfejs przeglądarkowy (HTML5) oraz add-on w interfejsie SAP Business One. Dzięki temu dokumenty można przeglądać bezpośrednio w kontekście obiektów SAP — na przykład widząc obraz faktury zakupu (PDF) bezpośrednio z poziomu faktury w SAP Business One, bez potrzeby wyszukiwania jej w archiwum.
• Warstwa integracji – SPUMA korzysta z dedykowanego interfejsu API (WebService), który umożliwia bezpośrednią komunikację z SAP Business One i synchronizację danych, takich jak kontrahenci, indeksy, usługi, projekty czy dokumenty.

Elastyczna architektura SPUMA umożliwia wdrożenie rozwiązania zarówno lokalnie (on-premise), jak i w środowisku chmurowym, dzięki czemu łatwo dopasować ją do infrastruktury i polityki bezpieczeństwa danej organizacji.

Korzyści z wdrożenia SPUMA DMS

SPUMA DMS usprawnia codzienną pracę z dokumentami, przyspiesza procesy akceptacji i eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych. W pełni zintegrowana z SAP Business One, zapewnia spójność informacji i pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów w firmie.

Najważniejsze korzyści dla organizacji:

• Szybszy obieg dokumentów – system sam kieruje faktury, wnioski czy umowy do odpowiednich osób zatwierdzających, wysyła przypomnienia i informuje o statusie – dzięki temu dokumenty nie „zatrzymują się” w obiegu i szybciej trafiają do realizacji.
• Dokładność i spójność danych – SPUMA automatycznie odczytuje dane z faktur (OCR), dopasowuje je do dokumentów w SAP Business One i wychwytuje niezgodności, co eliminuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania.
• Oszczędność czasu w codziennej pracy – szybkie wyszukiwanie i natychmiastowy dostęp do dokumentów cyfrowych zamiast przeszukiwania segregatorów czy folderów sieciowych.
• Pełna widoczność procesów – użytkownicy dokładnie wiedzą, na jakim etapie znajduje się dokument, kto go aktualnie akceptuje i co wymaga działania – co usprawnia komunikację i skraca czas reakcji.
• Bezpieczne przechowywanie i kontrola dostępu – tylko upoważnione osoby mają dostęp do poufnych danych, a każda zmiana jest zapisana w historii dokumentu.
• Automatyczna kontrola zgodności faktur z zamówieniami – SPUMA porównuje dane z faktur z dokumentami w SAP Business One (np. zamówieniami zakupu lub PZ), wskazując różnice w ilościach lub cenach.
• Mobilność i praca z dowolnego miejsca – możliwość przeglądania, zatwierdzania i opisywania dokumentów z poziomu przeglądarki lub urządzenia mobilnego
• Wsparcie pracy zdalnej (home office) – dokumenty są dostępne online, dzięki czemu pracownicy mogą zatwierdzać, opisywać i przesyłać dokumenty bezpośrednio z domu lub z dowolnej lokalizacji.
• Centralne przechowywanie dokumentów w bazie danych – wszystkie pliki są zapisywane bezpośrednio w bazie SPUMA, a nie w folderach sieciowych, co zapewnia lepsze zabezpieczenie, łatwiejsze zarządzanie uprawnieniami i gwarantuje, że żaden dokument nie zostanie przypadkowo utracony.
• Top-class OCR i natywna integracja z SAP – w praktyce oznacza to, że SPUMA łączy technologię OCR ABBYY FlexiCapture z natywną integracją SAP Business One, co stanowi bardzo silną propozycję wartości: dokładne automatyczne odczyty → minimalna korekta manualna → bezpośrednie przekazanie wyników do SAP B1 (dekretacja, wymiary, księgowanie).

SPUMA DMS pomaga firmom przyspieszyć procesy, zwiększyć kontrolę nad dokumentami i wyeliminować błędy, wspierając organizacje w przejściu na nowoczesny, cyfrowy model pracy

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Czy SPUMA DMS działa wyłącznie z systemem SAP Business One?

Tak. SPUMA została zaprojektowana specjalnie dla użytkowników SAP Business One i nie jest integrowana z innymi systemami ERP. Korzysta bezpośrednio z danych SAP Business One (kontrahenci, projekty, konta, centra kosztów), dzięki czemu dokumenty w obiegu elektronicznym są automatycznie powiązane z odpowiednimi zapisami w systemie. SPUMA stanowi naturalne rozszerzenie systemu SAP w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów – rozwija jego funkcjonalność, zachowując pełną spójność i ciągłość pracy w jednym środowisku.

• Czy system obsługuje faktury z KSeF?

Tak, SPUMA automatycznie pobiera faktury zakupowe z KSeF, klasyfikuje je i kieruje do odpowiednich osób do akceptacji, bez konieczności ręcznego pobierania plików XML lub PDF. To znacznie ułatwia obsługę dokumentów finansowych i przyspiesza ich akceptację, zwłaszcza w firmach otrzymujących dużą liczbę faktur zakupowych.

• Czy można definiować własne ścieżki akceptacji dokumentów?

Tak. Dzięki graficznemu kreatorowi można samodzielnie tworzyć schematy obiegu i zasady autoryzacji – np. różne dla faktur kosztowych, zamówień, zapotrzebowań czy delegacji.

• Jak SPUMA wspiera pracę zdalną i rozproszone zespoły?

System jest dostępny przez przeglądarkę i urządzenia mobilne, dlatego umożliwia pełną obsługę dokumentów z dowolnego miejsca – również w trybie home office. Użytkownicy mogą akceptować, komentować i wyszukiwać dokumenty tak samo jak w biurze.

• Czy przechowywanie dokumentów w SPUMIE jest bezpieczne?

Tak. Wszystkie dokumenty są zapisywane w bazie danych, nie w plikach, co gwarantuje ich bezpieczeństwo, integralność i łatwe zarządzanie uprawnieniami. System rejestruje każdą operację użytkownika, zapewniając pełną przejrzystość i zgodność z politykami bezpieczeństwa.

• Jak wygląda wyszukiwanie dokumentów?

SPUMA oferuje zaawansowane narzędzia wyszukiwania – można znaleźć dokument po słowie kluczowym, numerze faktury, nazwie kontrahenta czy dowolnym fragmencie tekstu. Wyszukiwanie jest szybkie, nawet w dużych bazach danych.

• Czy można obsługiwać w SPUMIE wiele spółek lub oddziałów?

Tak. SPUMA umożliwia pracę w strukturach wielofirmowych i wielooddziałowych, z zachowaniem odrębnych obiegów i uprawnień dla poszczególnych jednostek.