Prezentacja on-line 
Średni czas przygotowania oferty to 3 dni
AltImportMail
Współczesna komunikacja z klientami i kontrahentami prowadzona jest głównie mailowo. Problem powstaje jednak, gdy korespondencja z klientem jest rozproszona – w różnych skrzynkach, różnych programach pocztowych, prowadzona przez różnych pracowników. Brakuje centralnego miejsca, w którym zgromadzona jest cała historia wiadomości i powiązana z dokumentami w ERP. AltImportMail to dodatek (add-on) do SAP Business One (SB1), którego zadaniem jest rozwiązanie tego problemu — integracja poczty e-mail bezpośrednio z systemem ERP.
Czym jest AltImportMail i jakie daje możliwości
AltImportMail to inteligentne rozszerzenie dla SAP Business One, które automatycznie importuje wiadomości e-mail i przypisuje je do odpowiednich kontrahentów, dokumentów lub zadań w systemie. Dzięki temu każdy uprawniony użytkownik SAP Business One ma pełny wgląd w historię kontaktu z klientem — bez konieczności przeszukiwania skrzynek pocztowych czy przesyłania wiadomości. Dodatek obsługuje wiele skrzynek e-mail, pozwala definiować reguły przypisywania wiadomości, a także automatycznie zapisuje załączniki w odpowiednich folderach lub jako powiązane dokumenty. AltImportMail zwiększa przejrzystość komunikacji, skraca czas reakcji na zapytania klientów i porządkuje informacje w firmie, tworząc spójny system zarządzania korespondencją w SAP Business One.
Dlaczego warto zintegrować pocztę e-mail z SAP Business One?
- Jeden wspólny widok korespondencji – zamiast przełączać się między systemem ERP a programem pocztowym, użytkownik ma dostęp do całej korespondencji w jednym miejscu. To usprawnia pracę sprzedaży, obsługi klienta i działu reklamacji.
- Automatyczne przyporządkowanie maili do dokumentów – AltImportMail analizuje temat, nadawcę, treść i inne kryteria, aby przypisać maila do właściwego rekordu w SAP (np. klient, kontakt, oferta, zamówienie). Dzięki temu unika się ręcznej pracy i błędów
- Ułatwiona współpraca zespołowa – gdy kilka osób prowadzi rozmowę z jednym klientem, wszyscy mają dostęp do tej samej skrzynki rozmów powiązanych z klientem w ERP. Nie dochodzi do sytuacji, że ktoś czegoś „nie widzi”.
- Historia i audyt – wszystkie wiadomości są przechowywane w systemie ERP, co ułatwia audyty, analizy i retrospekcje działań. Nie giną ważne informacje zgubione w różnych skrzynkach.
- Bezpieczeństwo i kontrola – AltImportMail umożliwia kontrolę dostępu: tylko uprawnione osoby widzą korespondencję klienta. Mail trafia do systemu, ale niekoniecznie do skrzynki użytkownika.
Kluczowe funkcje AltImportMail
Poniżej zestawienie funkcji, które czynią AltImportMail skutecznym i wygodnym narzędziem do zarządzania korespondencją e-mail w firmie:
| Funkcja | Opis |
|---|---|
Automatyczne pobieranie i import maili |
Maili z określonych skrzynek (IMAP/POP3) |
Parsowanie nagłówków, tematu i nadawcy |
Analiza danych nagłówkowych i tematu w celu przypisania maila do odpowiedniego klienta lub dokumentu w systemie SAP. |
Reguły przyporządkowania |
Możliwość definiowania reguł (np. temat zawiera „Oferta”) |
Powiązanie z obiektami w SAP |
Mail przypisany do klienta, kontaktu, dokumentu (oferta, zamówienie, zgłoszenie serwisowe itp.) |
Załączniki |
Automatyczne importowanie załączników i powiązanie ich z obiektami ERP (np. z ofertami, zamówieniami, klientami) |
Synchronizacja dwukierunkowa (opcjonalna) |
Możliwość synchronizacji odpowiedzi lub statusów z systemu ERP do maili |
Filtrowanie i reguły blokujące |
Automatyczne odfiltrowywanie spamu, wiadomości systemowych oraz innych nieistotnych maili |
Widok korespondencji mailowej w SAP B1 |
Możliwość przeglądania maili związanych z klientem lub dokumentem bez konieczności otwierania programu pocztowego |
Dzięki tym funkcjom AltImportMail umożliwia automatyzację i centralizację obsługi korespondencji e-mail, usprawniając pracę całego zespołu
Jak to działa AltImportMail od strony technicznej / architektury
Integracja działa zwykle na zasadzie:
- Połączenie ze skrzynką mailową – Add-on łączy się ze wskazanymi skrzynkami (IMAP, POP3) i okresowo pobiera nowe wiadomości.
- Analiza i przypisanie – na podstawie reguł (temat, nadawca, identyfikatory w treści) system decyduje, do którego rekordu w SAP Business One przypisać wiadomość.
- Import do SAP – mail i załączniki są importowane do bazy ERP, tworzony jest wpis korespondencji związany z odpowiednim obiektem (np. kontakt, oferta).
- Wyświetlanie w interfejsie SB1 – użytkownik w systemie ERP ma widok „Maili powiązanych” z danym klientem, dokumentem lub kontaktem.
- Obsługa wyjątków / ręczna korekta – w przypadkach, gdy automatyka nie potrafi jednoznacznie przypisać maila, użytkownik może ręcznie powiązać wiadomość.
Dzięki temu proces jest w dużej mierze bezobsługowy, z możliwością interwencji tam, gdzie potrzeba.
Przykładowe scenariusze z AltImportMail
- Handlowiec wysyła ofertę z SAP Business One — w temacie automatycznie pojawia się numer dokumentu, np. „Oferta 20250687”. Klient odpowiada, zachowując wątek („RE: Oferta 20250687”), a korespondencja trafia bezpośrednio do systemu. Dzięki temu pełna historia rozmów widoczna jest nie tylko z poziomu kartoteki kontrahenta czy osoby kontaktowej, ale również w kontekście konkretnej oferty.
- Korespondencja wielu pracowników do jednego klienta – niezależnie od tego, kto prowadzi komunikację, wszystkie wiadomości trafiają do jednego spójnego wątku w SAP B1. Każdy użytkownik widzi przebieg relacji i może płynnie przejąć obsługę klienta.
- Zgłoszenia serwisowe i reklamacje – e-maile z określonych skrzynek lub z charakterystycznymi słowami kluczowymi są automatycznie przypinane do zgłoszenia serwisowego. Pracownicy działu obsługi mają pełny kontekst bez konieczności przeszukiwania skrzynek e-mail.
- Potwierdzenia i reakcje klientów wpływają na procesy w ERP – np. odpowiedź z potwierdzeniem zamówienia może automatycznie zmienić status dokumentu. Mniej klikania, szybszy przepływ informacji, zero ryzyka przeoczenia wiadomości.
Podsumowanie i korzyści
Codzienne wyszukiwanie korespondencji w Outlooku czy Gmailu — zwłaszcza przy wielu projektach i klientach — jest czasochłonne i łatwo zgubić kontekst sprawy. AltImportMail nie zastępuje poczty, ale integruje się z nią, dzięki czemu wszystkie wysłane i otrzymane e-maile automatycznie pojawiają się również w SAP Business One — dokładnie przy właściwej ofercie, zamówieniu, zgłoszeniu czy kontrahencie. Dzięki temu:
- masz pełną historię korespondencji w kontekście konkretnej sprawy — oferty, zamówienia, zgłoszenia serwisowego czy reklamacji,
- łatwo wrócić do ustaleń i uzgodnień — zwłaszcza w spornych lub długotrwałych procesach (np. reklamacje, projekty),
- zapewniasz zastępowalność w zespole — korespondencja nie znika w prywatnych skrzynkach, ale zachowuje personalny charakter relacji z klientem,
- redukujesz ręczne działania i ryzyko pomyłek — wiadomości i załączniki są automatycznie przypisywane do właściwych dokumentów,
- cały zespół pracuje na jednym, aktualnym źródle informacji — szybciej reaguje i podejmuje decyzje w oparciu o pełny kontekst biznesowy.
AltImportMail zmienia e-mail z rozproszonego kanału komunikacji w spójny element procesów w SAP Business One — uporządkowany, dostępny i bezpieczny.
Zobacz jak działa
SAP Business One
na bezpłatnej prezentacji
Umów się z nami na dogodny termin. W ciągu 60-cio minutowej prezentacji on-line przedstawimy Ci możliwości działania systemu i omówimy jego najważniejsze funkcjonalności. Bez zobowiązań.
Umów prezentację
Chcesz poznać wycenę
wdrożenia dla Twojej firmy?
Oblicz wycenę online
Skorzystaj z kalkulatora, aby natychmiast uzyskać orientacyjną cenę systemu SAP Business One, dostosowaną do liczby użytkowników, wybranych obszarów oraz wersji: lokalnej (On-Premise) lub chmurowej (Cloud). Dodatkowe opcje i niestandardowe potrzeby mogą wymagać indywidualnej wyceny.
