Moduł Magazyn

Magazyn, zaopatrzenie i kontrola zapasów w SAP Business One

SAP Business One oferuje rozbudowane funkcje zarządzania magazynem, zapasami, logistyką i dystrybucją, które wspierają firmy w skutecznej realizacji i kontroli procesów magazynowych. System integruje dane dotyczące dostawców, odbiorców, towarów i dokumentów, zapewniając spójność i przejrzystość informacji. Umożliwia pełny wgląd w łańcuch dostaw – od planowania zakupów i dostaw, przez zarządzanie przestrzenią magazynową i śledzenie ruchów towarów, aż po kompletację, wysyłkę i sprzedaż. Automatyczna wycena każdego ruchu magazynowego oraz aktualizacja kosztów i cen eliminują ręczne wprowadzanie danych, ograniczając błędy i koszty operacyjne.

Zarządzanie magazynem

Zarządzanie magazynem w SAP Business One umożliwia zarządzanie magazynami fizycznymi, w tym zlokalizowanymi w różnych miejscach geograficznych, magazynami konsygnacyjnymi (depozytowymi/komisowymi), oraz lokalizacjami składowania. Żeby przyspieszyć m.in. przyjęcia, wydania, kontrolę jakości, czy mieć informacje gdzie znajdują się towary, części zamienne, narzędzia, możesz zdefiniować magazyny logiczne/wirtualne (np. strefa przyjęć towarów, strefa kompletacji i wysyłek, strefa kwarantanny, strefa reklamacji, samochód serwisanta itp.).

Kluczowe funkcje zarządzania magazynem w SAP Business One:

• Zarządzanie wieloma magazynami – zdefiniowane magazyny stanowią podstawę zarządzania gospodarką magazynową w SAP Business One. Magazyny mogą znajdować się w różnych miejscach geograficznych i mogą być całkowicie rozdzielnie zarządzane (kalkulacja kosztów, reguły planowania itp.).

• Magazyny fizyczne i logiczne (wirtualne) – magazyny utworzone w SAP Business One niekoniecznie muszą być fizycznie od siebie oddzielone. Podczas gdy magazyny fizyczne  to rzeczywiste miejsca przechowywania towarów, produktów, materiałów, magazyny logiczne reprezentują np. różne kategorie lub cele przeznaczenia towarów (np. magazyn handlowy, magazyn surowców, części zamiennych, magazyn klienta itd.). Magazyny te mogą znajdować się w jednej przestrzeni, ale są oddzielone logicznie ze względów logistycznych lub dla lepszej efektywności operacyjnej.

• Lokalizacje magazynowe – lokalizacje składowania to konkretne miejsca w magazynach fizycznych, gdzie przechowywane są produkty. Lokalizacje mogą być zorganizowane hierarchicznie, z dokładnością do regału, półki, sekcji, czy pojedynczego pojemnika. Każda lokalizacja składowania jest identyfikowana za pomocą unikalnego numeru i może być oznaczona kodem QR/kreskowym, który jednoznacznie określa konkretne miejsce przechowywania w magazynie. Zastosowanie kodów kreskowych/QR do oznaczenia lokalizacji składowania umożliwia ich skanowanie i odczytywanie za pomocą skanera kodów kreskowych lub kolektora danych, a to z kolei automatyzuje i przyspiesza pracę magazyniera i eliminuje ewentualne pomyłki.

• Pojemność lokalizacji magazynowych – SAP Business One pozwala na określenie wymiarów każdego miejsca składowania (długość, szerokość, wysokość) oraz monitorowanie w czasie rzeczywistym informacji o dostępnej pojemności danej lokalizacji. Dzięki temu możesz na bieżąco śledzić ile miejsca jest dostępne w poszczególnych lokalizacjach, co pozwala na optymalne wykorzystanie dostępnej przestrzeni i bardziej efektywne planowanie i zarządzanie zapasami.

• Zarządzanie dopuszczalną ilością i wagą – system umożliwia także określenie maksymalnej dopuszczalnej wagi oraz ilości towarów, które mogą być składowane w danym miejscu. Dzięki temu możesz m.in uniknąć przeciążenia miejsc składowania.

• Warunki i ograniczenia przechowywania – kolejną możliwością jest przypisanie do lokalizacji składowania kategorii towarów, które mogą lub nie mogą być tam składowane.  Można wydzielić strefy dla niektórych towarów (np. niebezpieczne, łatwopalne, alergeny, przeterminowane, wycofane itp.), czy wprowadzić ograniczenia dot. partii, serii – co umożliwia m.in. bezpieczne składowanie różnych typów towarów oraz ich szybsze identyfikowanie i lokalizowanie w magazynie. Określenie specyficznych warunków przechowywania jak np. temperatura, pozwala na przechowywanie towarów w optymalnych warunkach, co jest kluczowe dla towarów wrażliwych na temperaturę, takich jak żywność, mrożonki, leki czy chemikalia.

Planowanie zapotrzebowania materiałowego MRP

Wbudowany kreator MRP to narzędzie umożliwiające dynamiczne zarządzanie zapasami, w odróżnieniu od tradycyjnego uzupełniania stanów do minimów magazynowych, które często są określane ręcznie na podstawie wiedzy logistyka, czy zaopatrzeniowca. MRP prognozuje zapotrzebowanie na podstawie m.in. bieżących zleceń, umów ramowych z dostawcami i odbiorcami, prognoz, aktualnych stanów magazynowych, dostaw zamówionych i w drodze, uwzględniając czasy dostawy i czasy produkcyjne oraz reguły logistyczne. Na tej podstawie kreator MRP rekomenduje harmonogram uruchomienia zleceń produkcyjnych, zamówień zakupu do dostawców, żądań przesunięć magazynowych, uwzględniając wymagane terminy i ilości.

Traceability – Identyfikowalność i śledzenie

Traceability, czyli śledzenie produktów, jest kluczowe w zarządzaniu łańcuchem dostaw i operacjami magazynowymi. Traceability oznacza możliwość śledzenia pełnej historii, lokalizacji i przepływu: towarów od momentu ich zakupu lub wyrobów gotowych od momentu ich produkcji, do momentu gdy trafią do odbiorcy końcowego.

Na identyfikowalność w SAP Business One składają się m.in.: numery seryjne i numery partii, lokalizacje składowania w magazynie, dane indeksu, rejestrowanie wszelkich transakcji sprzedaży, zakupu i ruchów magazynowych.

Dokumenty i ruchy magazynowe

SAP to oprogramowanie, które pomaga firmom sprawnie zarządzać i kontrolować codzienne operacje magazynowe. Dzięki temu systemowi możesz łatwo generować i monitorować dokumenty takie jak przyjęcia towaru, przesunięcia magazynowe, wydania magazynowe, kompletację dostaw, inwentaryzację i inne:

• Dokument Pz – przyjęcie na magazyn  – dokument Pz jest używany do przyjęcie dostawy towarów na magazyn. To pierwszy krok w procesie magazynowym, który polega na fizycznym i systemowym potwierdzeniu, że zamówione towary zostały dostarczone

• Żądania przesunięć magazynowych – żądania przesunięć są używane do inicjowania i planowania przesunięć towarów w ramach firmy. Mogą być tworzone przez różne działy w celu zapewnienia dostępności towarów, bądź surowców do produkcji, tam, gdzie są potrzebne. Żądania przesunięć są następnie realizowane przez magazynierów poprzez dokumenty MM.

• Dokument MM – przesunięcie międzymagazynowe – dokument MM służy do rejestrowania przesunięć pomiędzy różnymi, fizycznymi bądź logicznymi magazynami tej samej firmy, bądź tez do przesunięć pomiędzy wewnętrznymi lokalizacjami składowania w ramach magazynu.

• Dokument Wz – wydanie zewnętrzne – dokument Wz jest używany do rejestrowania wydania towarów z magazynu do klienta. To końcowy etap w procesie magazynowym, który obejmuje przygotowanie i wysyłkę zamówionych towarów.

• RW – Rozchód wewnętrzny – dokument RW służy do rejestrowania wydania towarów na potrzeby wewnętrzne firmy lub rejestrowania zużycia materiałów i surowców w procesie produkcyjnym. RW aktualizuje również stan magazynowy, zmniejszając dostępne zapasy.

• PW  – Przyjęcie wewnętrzne – dokument PW służy do rejestrowania wewnętrznych przychodów towarów do magazynu. Po zakończonym procesie produkcji wyroby gotowe są wprowadzane na magazyn dokumentem Pw.

• Wniosek o zwrot do Pz/Wz – to dwa różne dokumenty, używane w procesie reklamacji do dostawcy/odbiorcy. Celem dodania wniosku o zwrot jest zarejestrowanie uzgodnionych ilości, cen oraz przyczyny zwrotu przed faktycznym zwrotem towarów

• Zwrot do Pz – dokument Zwrotu do Pz jest wykorzystywany do rejestrowania zwracanych towarów do dostawcy.  Podczas tworzenia zwrotu zakupu towary są wydawane z magazynu a ilość jest odpowiednio redukowana.

• Zwrot do Wz – dokument Zwrotu do Wz jest używany w przypadku, klient zwraca dostarczone towary lub wycofuje transakcję, całkowicie lub częściowo.

Kompletacja dostaw (Pick and Pack)

Kompletacja dostaw w SAP Business One to proces, który pomaga w przygotowaniu zamówionych przez klientów towarów do wysyłki i umożliwia monitorowanie statusu wysyłek. Proces kompletacji dostaw obejmuje: tworzenie listy pobrań na podstawie otwartych zleceń sprzedaży, faktur rezerwujących sprzedaży, zleceń produkcyjnych i/lub żądań przesunięcia magazynowego, pobieranie towarów zgodnie z listą pobrań, pakowanie towarów do wysyłki, tworzenie dokumentów wydania (Wz) oraz faktur sprzedaży. Na kompletację dostaw w SAP B1 składa się kilka elementów, które wspierają realizację zamówień:

• Menedżer kompletacji dostaw – służy do automatyzacji procesu kompletacji dostaw. Umożliwia tworzenie list pobrań na podstawie odpowiednich dokumentów, z uwzględnieniem odpowiednich parametrów, takich jak wybór magazynu, priorytet klienta, terminy realizacji.

• Listy pobrań (packing list) – to kluczowy element procesu kompletacji. Lista pobrań stanowi szczegółową instrukcję dla magazyniera, dzięki której dokładnie wie jakie produkty i w jakich ilościach pobrać z magazynu by zrealizować zamówienia. Magazynier może używać listy do zaznaczania pozycji, które już pobrał. Jeśli pracownicy magazynu używają kolektorów danych, mogą wyświetlać listy pobrań i zarządzać nimi bezpośrednio na swoich urządzeniach mobilnych, co dodatkowo usprawnia proces kompletacji.

Etykiety logistyczne

Wykorzystanie etykiet logistycznych w SAP Business One znacząco usprawnia obsługę procesów magazynowych i logistycznych. Możesz oznaczać towary, jednostki miary, opakowania i ich zawartość za pomocą etykiet zawierających m.in. kody towarów (GTIN), ilość, termin ważności, oznaczenia partii i numery jednostek logistycznych. Informacje te są zakodowane w formie kodów kreskowych, QR lub innych formatów, a SAP Business One automatycznie generuje i drukuje odpowiednie etykiety na podstawie danych z systemu – każdy towar może mieć swój unikalny wzór. System obsługuje także globalne standardy GS1, co dodatkowo usprawnia współpracę w łańcuchu dostaw.

Umowy ramowe

Umowy ramowe sprzedaży i zakupu to krótko- lub długoterminowe kontrakty zawierane z odbiorcami lub dostawcami na dostawę towarów lub świadczenie usług w określonym czasie i na ustalonych warunkach. Umożliwiają planowanie oraz śledzenie realizacji warunków współpracy – np. poprzez definiowanie i kontrolowanie częstotliwości oraz ilości dostaw. Dzięki nim łatwiej zarządzasz harmonogramem, utrzymujesz stabilność dostaw i zapewniasz ciągłość sprzedaży.

Wycena magazynowa

Ważnym elementem zarządzania zapasami w SAP Business One jest wycena magazynowa. W systemie dostępne są różne metody wyceny, które wpływają na sposób obliczania wartości towarów w magazynie oraz księgowania operacji magazynowych.

Metody wyceny magazynowej:

• średnia ważona – cena jednostkowa jest obliczana przez podzielenie całkowitej wartości zapasów przez ilość w magazynie. Każda nowa transakcja zakupu lub sprzedaży aktualizuje średnią cenę jednostkową. Metoda średniej ważonej jest popularna w wielu branżach ze względu na jej prostotę i dokładność w bieżącej aktualizacji wartości zapasów

• FIFO (First In, First Out / pierwsze weszło, pierwsze wyszło) – wartość jednostkowa jest określana na podstawie kosztu najstarszej partii towaru. Każda kolejna transakcja zakupu tworzy nową warstwę kosztów, a sprzedaż pobiera wartość najstarszego kosztu zakupu do najnowszego. Metoda FIFO jest szczególnie popularna w branżach, w których ważne, by w  pierwszej kolejności sprzedawane były starsze towary.

• stała cena ewidencyjna – zapasy wyceniane są na podstawie stałej ceny, która nie zmienia się w zależności od cen nabycia. Metoda stałej ceny sprawdza się w przypadku małej zmienności cen zakupu czy nabycia materiałów, ale głównie do wyceny wyrobów gotowych.

• metoda wyceny serii/partii – koszt jednostkowy towaru jest dokładnym kosztem przyjęcia dostawy danego surowca, stosowany szczególnie ze wskazaniem partii lub serii

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja zapasów to proces, który umożliwia dokładne zliczenie i weryfikację ilości towarów w magazynie. Kluczowe jest uzgodnienie fizycznych stanów magazynowych z danymi systemowymi.  SAP Business One oferuje różne scenariusze inwentaryzacji oraz zapewnia zaawansowane funkcje i narzędzia, które ułatwią Ci przeprowadzenie dokładnej i sprawnej inwentaryzacji zapasów. Możesz wybrać odpowiedni cykl inwentaryzacji – uruchamiany co roku, co miesiąc, co tydzień, a nawet codziennie.

Raporty magazynowe

Jedną z kluczowych wartości SAP Business One jest możliwość śledzenia w trybie ciągłym dynamicznie zmieniającego się zarówno stanu, jak i wartości, poszczególnych towarów, a w konsekwencji wartość magazynów. System natychmiast zapisuje każdą transakcję, niezależnie od obszaru biznesowego, z którego pochodzi (sprzedaży, zakupów, produkcji, przesunięć, wydań-wysyłki), dzięki temu na bieżąco możesz monitorować stan oraz wartość księgową magazynu.

Zarządzanie zapasami wspierają przekrojowe raporty przedstawiające całą historię każdej transakcji i umożliwiające dotarcie (drill-down) do dowolnego dokumentu, który miał wpływ na saldo pozycji, w ujęciu zarówno księgowym jak i logistycznym.

Raporty zapasów umożliwiają przeglądanie informacji o wszystkich towarach w magazynie, zarówno aktywnych, jak i nieaktywnych. Możesz sprawdzać m.in. informacje o ostatnich cenach zakupu, seriach lub partiach, stanie zapasów i wycenie zapasów.

Używając „Raportu symulacji wyceny zapasów”, możesz porównać różne metody wyceny zapasów tego samego towaru – FIFO, średnia ważona, cena ewidencyjna – i wybrać najkorzystniejszą. Dzięki możliwości wyceny każdego towaru według wybranej metody, możesz bardziej elastycznie i precyzyjnie zarządzać zapasami.

Raport śledzenia partii i serii, możesz wykorzystać w procesie identyfikacji i śledzenie surowca, towaru, czy produktu, co jest istotne np. w branżach, wobec których narzucone są restrykcyjne normy i przepisy, takich jak spożywcza, obronna, motoryzacyjna czy medyczna. Jednak bez względu na branżę, traceability – proces identyfikacji i śledzenia, pozwoli Ci uzyskać informację np. jaka partia półproduktów i surowców (w tym również numery seryjne i nazwa dostawcy) użyta została do wyprodukowania konkretnego wyrobu, oraz również komu został on sprzedany.

SAP Business One HANA oferuje wiele dodatkowych możliwości raportowania takich jak np. Zarządzanie harmonogramem dostaw, co pozwoli Ci dynamicznie zarządzać dostawami do klientów. Zestaw narzędzi graficznych zapewnia widok wszystkich zleceń sprzedaży, dzięki czemu łatwo możesz zmieniać harmonogram zamówień w oparciu np. o priorytety.

Lista zawartości lokalizacji składowania w SAP Business One zapewnia Ci pełną kontrolę nad zapasami w ich miejscach przechowywania. Umożliwia ona przeglądanie stanu zapasów lokalizacji składowania, dostęp do listy księgowań zapasów, uzupełnianie zapasów w lokalizacjach składowania, usuwanie zapasów z lokalizacji składowania itd.