Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) SPUMA

Elektroniczny Obieg Dokumentów SPUMA to nowoczesna aplikacja umożliwiająca zarządzanie dokumentami (DMS – Document Management System), rozszerzająca funkcjonalność systemu SAP B1. Narzędzie umożliwia zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej, co usprawnia codzienną pracę.

Co to jest Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (EOD)?

EOD to rozwiązanie umożliwiające modelowanie różnego typu procesów w zakresie obiegu dokumentów i informacji w przedsiębiorstwie. Ułatwia zarządzanie danymi i dokumentami (przechowywanie, autoryzacja, zatwierdzanie, opisywanie, księgowanie, dekretacja kontrolingowa) oraz umożliwia uporządkowanie i nadzór nad przebiegiem procesów, np. realizacją projektów czy akceptacją wydatków.  

Integracja SPUMY z SAP Business One

Dzięki integracji SPUMY z SAP Business One zarządzanie danymi odbywa się wyłącznie z poziomu SAP B1 w oparciu o wspólną bazę danych. Dostęp do słowników ułatwia opisywanie dokumentów w SPUMIE. Wspólne dane to między innymi:

  • kontrahenci, dostawcy, odbiorcy – co daje możliwość założenia kartoteki Partnera Handlowego np. na podstawie danych z faktury zakupu
  • towary, usługi, konta księgowe, centra zysku i kosztów (MPK), projekty
  • pracownicy
  • dokumenty (umowy, zamówienia, faktury, dokumenty magazynowe, inne)

Automatyzacja procesów w EOD

SPUMA przyspiesza i upraszcza czynności związane z obiegiem dokumentów w firmie. Automatyzacja powtarzalnych czynności eliminuje ręczne przepisywanie danych, a tym samym błędy i pomyłki. Główne elementy automatyzacji w SPUMIE:

  • elektroniczne przesyłanie dokumentów do akceptacji czy opisu – według zaplanowanych ścieżek autoryzacji,
  • automatyczne zapisywanie i księgowanie dokumentów,
  • zaawansowane narzędzia do wyszukiwania danych, np. po dowolnej frazie,
  • rozpoznawanie tekstu z użyciem technologii OCR – mapowanie, kojarzenie danych z dokumentów z danymi w SAP,
  • klasyfikacja typu dokumentu na podstawie danych odczytanych przez OCR i przyporządkowanie schematu autoryzacji,
  • automatyczne powiadamianie – alarmy o dokumentach do zatwierdzenia,
  • automatyczne zestawianie, porównywanie i dopasowywanie pozycji z dokumentu z danymi w SAP B1

Porównywarka danych w SPUMIE

Wykorzystując dane podstawowe i wbudowaną logikę przepływu dokumentów w SAP B1, SPUMA zapewnia automatyczne zestawianie, porównywanie i łączenie pozycji z odczytanego dokumentu z dokumentami w SAP (Zamówienie zakupu, PZ, faktura zakupu). W relacji jeden do wielu, wiele do jednego, np. jedno Zamówienie Zakupu do wielu dostaw.  

Oprócz dekretowania kontrolingowego faktur zakupu (konto rodzajowe, indeks materiałowy lub usługowy, miejsce powstawania kosztu, cel wydatku – projekt) mogą one być bezpośrednio porównywane i dopasowywane do otwartych zamówień – zarówno magazynowych jak i kosztowych.    

SPUMA nie tylko przetwarza fakturę na poziomie danych nagłówkowych (kontrahent, daty, terminy płatności, kwoty do zapłaty), ale również odczytuje linie/wiersze dokumentu. Są one sprawdzane pod kątem numeru artykułu, ilości, opisu i cen brutto/netto.

AI w Elektronicznym Obiegu Dokumentów

Dzięki wykorzystaniu Sztucznej Inteligencji (AI) i mechanizmów uczenia maszynowego (Machine Learning) program uczy się kojarzyć i mapować dane z dokumentów z danymi w bazie SAP. Na podstawie automatycznie zinterpretowanych danych Sztuczna Inteligencja automatyzuje powtarzalne czynności.  Są to miedzy innymi: wybór ścieżki autoryzacji oparty o zbiór reguł do każdego typu dokumentu; mapowanie pozycji faktury zakupowej z indeksami materiałowymi, towarowymi czy usługowymi w bazie danych SAP czy też przypisywanie centrów zysku/kosztu (MPK) do projektu.  

EOD zintegrowany z KSeF – aktualizacja systemu do najnowszych regulacji

Połączenie z KSeF automatyzuje proces pobierania ustrukturyzowanych faktur z KSeF bezpośrednio do Elektronicznego Obiegu Dokumentów SPUMA. Dzięki integracji z KSeF, jednym kliknięciem w SPUMIE (bez konieczności logowania się do strony Ministerstwa Finansów) możliwe jest pobranie faktury i dzięki przekonwertowaniu pliku xml (faktura ustrukturyzowana) do html wyświetlenie podgląd faktury. Faktura może być automatycznie księgowana lub uruchomić proces autoryzacji, komentowania, opisywania dokumentu. Więcej -> Automatyczne przesyłanie faktur ustrukturyzowanych z i do systemu ERP

Bezpieczeństwo danych

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na bezpieczne zarządzanie dokumentami dając pełną kontrolę nad ich przepływem. Dzięki zabezpieczeniu dostępu (definiowanie użytkowników i grup, rozbudowany system uprawnień, szyfrowany przesył danych) dokumenty są chronione przed naruszeniami. Rozwiązanie pozwala ponadto na tworzenie indywidualnych obiegów dla różnych typów dokumentów z możliwością zarządzania uprawnieniami. Wówczas dostęp do danych poufnych mają wyłączenie osoby upoważnione.  

Główne funkcje EOD

  • Integracja z KSeF – dostosowanie do zmieniających się przepisów
  • Graficzny kreator tworzenia schematów autoryzacji /ścieżek obiegu dokumentów
  • Możliwość tworzenia własnych szablonów dokumentów (np. pisma, wnioski, delegacje, zapotrzebowania wewnętrzne itp.)
  • Możliwość obsługi wielu spółek i oddziałów w jednym systemie
  • Przeglądarkowy dostęp do dokumentów
  • Automatyczne powiadomienia o konieczności opisu/zatwierdzenia dokumentu
  • Rozbudowane możliwości wyszukiwania: po atrybutach, po słowach kluczowych, po fragmentach słów
  • Dostęp mobilny do dokumentów
  • Śledzenie historii zmian
  • Rozpoznawanie tekstu z użyciem technologii OCR
  • Powiązanie z systemem SAP (wspólna baza kontrahentów, indeksów, usług, projektów, dokumentów itp.)
  • Cyfrowe e-archiwum – kategoryzowanie repozytorium, definiowanie typów dokumentów, przechowywanie danych w jednej bazie

Elektroniczny Obieg Dokumentów – główne korzyści:

  • Wszystkie dokumenty w jednym miejscu
  • Łatwe wyszukiwanie dzięki wyszukiwarce i filtrom
  • Bezpieczeństwo danych
  • Ułatwienie pracy zdalnej dzięki dostępowi do dokumentów z dowolnego miejsca
  • Dostosowanie narzędzia do zmieniających się przepisów

Zainteresowany?

Znajdź nas na:

Przejdź do paska narzędzi

Kontynuując przeglądanie strony, wyrażasz zgodę na używanie przez nas plików cookies. Więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close

Przygotowujemy
kolejne wydarzenie