Większość przedsiębiorstw, których system ERP przestaje nadążać za rozwojem firmy, rozpoczyna poszukiwania nowego rozwiązania. Tak było również w przypadku NOVIL ECM – polskiego producenta elektroniki świadczącego usługi EMS (Electronic Manufacturing Services).

Firma korzystała z SAP Business One już od 2014 roku. System obsługiwał podstawowe procesy magazynowe i był wykorzystywany przez czterech użytkowników. W międzyczasie przedsiębiorstwo dynamicznie się rozwijało – rosła liczba klientów, produktów oraz procesów produkcyjnych. Powstały kolejne aplikacje wspierające produkcję, własne bazy danych oraz narzędzia tworzone przez lata w Microsoft Access.

Po kilkunastu latach pojawiło się pytanie: Czy rozwijać SAP Business One, czy całkowicie zmienić system ERP?

NOVIL ECM od 35 lat specjalizuje się w kontraktowej produkcji elektroniki. Firma realizuje projekty dla klientów z Polski i zagranicy, oferując kompleksowe usługi montażu SMD i THT, testowania urządzeń oraz produkcji seryjnej.

Produkcja realizowana jest na czterech liniach montażu SMD. Każdy komponent otrzymuje numer partii już na etapie przyjęcia do magazynu, dzięki czemu możliwe jest pełne traceability – identyfikacja komponentów wykorzystanych w każdym wyprodukowanym urządzeniu.

Specyfika działalności oznacza zarządzanie tysiącami komponentów elektronicznych, rozbudowanymi strukturami BOM oraz częstym wprowadzaniem nowych produktów do produkcji.

Wyzwanie

SAP Business One odpowiadał głównie za gospodarkę magazynową. Pozostałe procesy funkcjonowały w kilku niezależnych systemach. Najważniejsze z nich obejmowały:

Większość tych funkcji została zbudowana w Microsoft Access.

Dane do systemu trafiały z papierowych formularzy i były przepisywane ręcznie. W praktyce oznaczało to, że informacje o wykonanej produkcji były dostępne dopiero następnego dnia.

Dodatkowym problemem było utrzymywanie kilku baz danych wykorzystujących te same informacje. W efekcie planowanie produkcji wymagało ciągłego porównywania danych z różnych systemów.

Podczas analizy przedwdrożeniowej rozważano również wymianę systemu ERP. Po przeanalizowaniu procesów okazało się jednak, że SAP Business One nadal bardzo dobrze odpowiada potrzebom przedsiębiorstwa.

Brakowało jedynie pełnego wykorzystania jego możliwości oraz nowoczesnych narzędzi wspierających produkcję i magazyn. Zamiast kosztownej wymiany systemu zdecydowano się na rozwój istniejącego środowiska.

Projekt objął kilka kluczowych obszarów. Najważniejszą zmianą była migracja z SAP Business One SQL do SAP Business One HANA Cloud, co stworzyło nowoczesną platformę do dalszego rozwoju.

Równocześnie wdrożono:

Liczba użytkowników SAP Business One wzrosła z 4 do 14.

Jednym z głównych celów projektu było wyeliminowanie papierowych raportów. Operatorzy produkcji otrzymali możliwość bieżącego raportowania operacji bezpośrednio do systemu. Informacje o wykonanych czynnościach są dostępne natychmiast, co pozwala planistom i kierownikom produkcji pracować na aktualnych danych. To znacząca zmiana w porównaniu z wcześniejszym modelem, w którym dane były przepisywane z papierowych formularzy dopiero po zakończeniu zmiany.

Wdrożenie SAKOL WMS całkowicie zmieniło sposób obsługi magazynu. Wydania komponentów na produkcję oraz przyjęcia wyrobów gotowych odbywają się z wykorzystaniem kolektorów danych. Każda operacja natychmiast aktualizuje informacje w SAP Business One. Dzięki temu planiści zawsze wiedzą:

Szczególną uwagę poświęcono planowaniu produkcji. W branży EMS nawet brak jednego komponentu może zatrzymać realizację całego zlecenia. Dlatego wdrożone rozwiązanie umożliwia szybkie określenie, które zlecenia mogą zostać uruchomione przy aktualnej dostępności materiałów. Planowanie opiera się na rzeczywistych danych magazynowych, a nie na ręcznej analizie wielu arkuszy i raportów.

Przed rozpoczęciem projektu wiele informacji było przechowywanych równolegle w kilku systemach. Po wdrożeniu najważniejsze procesy zostały przeniesione do jednego środowiska opartego na SAP Business One HANA.

Po zakończeniu projektu NOVIL ECM uzyskał nowoczesne środowisko wspierające produkcję elektroniki. Najważniejsze rezultaty to:

Najważniejsze jest jednak to, że firma nie musiała wymieniać systemu ERP.

Rozwijając SAP Business One i uzupełniając go o rozwiązania SAKOL oraz SPUMA DMS, NOVIL ECM uzyskał system odpowiadający obecnym potrzebom przedsiębiorstwa i przygotowany na kolejne etapy rozwoju.

– podkreśla Anna Zamajska, Członek Zarządu NOVIL ECM Sp. z o.o.

Historia NOVIL ECM pokazuje, że decyzja o zmianie systemu ERP nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. W wielu przedsiębiorstwach problemem nie jest sam system, lecz procesy, które przez lata rozwijały się poza nim.

Jeżeli fundamentem jest SAP Business One, często znacznie większą wartość przynosi jego modernizacja, uporządkowanie danych oraz wdrożenie wyspecjalizowanych rozwiązań wspierających produkcję i magazyn. To właśnie takie podejście zastosowaliśmy w NOVIL ECM.