Informacje o rozwiązaniu

Problemy z odnalezieniem zagubionej umowy, czy faktury ma na co dzień niemal każdy. Rozproszenie terytorialne oddziałów firmy nie sprzyja efektywnemu zarządzaniu dokumentami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Jak to zmienić? Zainwestować w dobre rozwiązanie do e-archiwizacji.

SPUMA to nowoczesna aplikacja do zarządzania dokumentami, zintegrowana z systemem ERP. Aplikacja nie wymaga instalacji gdyż uruchamiana jest z poziomu zwykłej przeglądarki internetowej. Możliwość pracy zdalnej pozwala na swobodne przeglądanie, komentowanie i autoryzowanie dokumentów. Dzięki temu proces obiegu i akceptacji dokumentów w organizacji przebiega szybciej i bardziej funkcjonalnie.

SPUMA to zaawansowane technologicznie narzędzie do zarządzania elektronicznymi obrazami dokumentów. Zbudowany w oparciu o technologię Silverlight profesjonalny system wspomaga przetwarzanie i zarządzanie e-kopiami dokumentów, jednocześnie  umożliwiając wyświetlanie treści multimedialnych za pomocą przeglądarki WWW.

Wystarczy zwykły skaner, za pomocą którego wykonuje się kopię dokumentu i zapisuje ją w formacie PDF lub JPG. Gotowe skany wrzucamy do SPUMY, a dzięki zastosowaniu nowoczesnej technologii OCR aplikacja ta automatycznie spróbuje rozpoznać dane z dokumentu i wstępnie zaklasyfikować go do danej grupy (np. faktur lub umów). SPUMA pobiera także  kluczowe frazy dla późniejszego przetwarzania dokumentu. Dzięki temu system w inteligentny sposób segreguje i poddaje dalszej analizie interesujące użytkownika informacje.

 

Jak działa SPUMA?

w lewo w prawo
play SPUMA - tworzenie procesu autoryzacji

SPUMA - tworzenie procesu autoryzacji

SPUMA - tworzenie procesu autoryzacji
play Obieg faktur zakupu

Obieg faktur zakupu

Obieg faktur zakupu w SAP Business One w oparciu o integrację ze SPUMĄ
play Powtarzalne zamówienia zakupu

Powtarzalne zamówienia zakupu

Powtarzalne zamówienia zakupu
play SPUMA - automatyczne ZZ w SAP BO

SPUMA - automatyczne ZZ w SAP BO

SPUMA - automatyczne ZZ w SAP BO
play Dodawanie komentarzy SPUMA

Dodawanie komentarzy SPUMA

Dodawanie komentarzy SPUMA
play Dziennik Korespondencji w SPUMIE

Dziennik Korespondencji w SPUMIE

Dziennik korespondencji w SPUMIE

Korzyści

1

Szybki dostęp do dokumentów

Wspólne dla wszystkich działów i oddziałów archiwum pozwala na obwarowany uprawnieniami dostęp do wybranego dokumentu na każde żądanie.

2

Łatwość w obsłudze

SPUMA jest niezwykle łatwa w obsłudze –przyjazny interfejs i intuicyjne menu pozwalają na sprawne poruszanie się po aplikacji. Każdy dokument można wydrukować, zapisać lub bezpośrednio ze SPUMY wysłać dowolną informację na skrzynkę e-mailową innego użytkownika lub osoby spoza firmy.

3

Dostęp do dokumentów przez WWW

Dodatkowym atutem SPUMY jest fakt, iż bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania, możliwe jest przeglądanie dokumentów przez WWW. Dzięki temu praca nie jest uzależniona od konkretnego stanowiska pracy, lecz może być wykonywana z wielu lokalizacji.

4

Efektywna współpraca między oddziałami firmy

SPUMA daje możliwość dostosowania ścieżki obiegu dokumentów i obiektów informacyjnych (np.: faktur, wniosków, podań, umów, korespondencji przychodzącej i wychodzącej) do specyfiki wymagań organizacji. Dzięki temu program sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie, tym bardziej jeśli struktura firmy jest rozproszona terytorialnie.

5

Interaktywne komentarze

Z poziomu aplikacji WWW możliwe jest umieszczanie komentarzy wprost na dokumencie, zaznaczanie wybranych obszarów dokumentu i zapisywanie zmian w opisie dokumentu.

6

Zdalne autoryzacje

Zasadniczą korzyścią z użytkowania SPUMY jest możliwość zaawansowanej elektronicznej autoryzacji dokumentów. Można dowolnie definiować ścieżki autoryzacyjne, bez względu na stopień ich złożoności. Autoryzacje odbywają się przez WWW, a alarmy ze SPUMY są wysyłane na skrzynkę e-mailową.

7

Grupowa praca nad dokumentem

SPUMA pozwala na tworzenie wewnętrznych formularzy i grupową pracę nad dokumentem. Dzięki temu można współtworzyć umowy, wnioski, sprawozdania i inne dokumenty pracując nad ich bieżącą wersją.

8

Współpraca z systemem ERP

Zasadniczą korzyścią jest integracja SPUMY z systemem ERP, w tym z SAP Business One. Dzięki temu możliwe jest podłączanie plików (skanów) pod zamówienia zakupu lub inne obiekty w systemie ERP, drukowanie ich, czy wiązanie dokumentów z uwzględnianiem istniejącej hierarchii dokumentów i definiowanie na kolejnych  etapach nowych załączników.

Co więcej – na podstawie skanu dokumentu można zaczytać wybrane informacje do poszczególnych pól wybranych obiektów w ERP. Np. na podstawie skanu faktury zakupu można wygenerować zamówienie zakupu, gdzie nr faktury, data, partner handlowy, czy jej opis zostaną uzupełnione automatycznie. Skraca to czas na przygotowywania dokumentów w systemie ERP.

Newsroom

w lewo w prawo
2017-04-25

Światowy Dzień Sekretarki

Dziś obchodzimy Światowy Dzień Sekretarki. Wszystkim osobom pracującym w sekretariatach życzymy wszystkiego dobrego,  zawsze działających ekspresów do kawy, wyrozumiałych szefów, wytchnienia w codziennych obowiązkach i… biurka wolnego od papierów! :) 

Mamy też podpowiedź dla wszystkich Sekretarek i Sekretarzy jak wyeliminować zbędny obieg dokumentów papierowych, a mimo to mieć zawsze dokumenty pod ręką.

Proponujemy skorzystać z elektronicznego obiegu dokumentów SPUMA. Po jednorazowym zaczytaniu dokumentów np. umów, faktur, różnego typu pism, protokołów, formularzy, a nawet bieżącej korespondencji, możemy już dalej pracować tylko z ich cyfrowym obrazem. SPUMA zbiera całą dokumentację w jednym miejscu, co pozwala na późniejsze bardzo szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji. W SPUMIE możemy również prowadzić Dziennik Korespondencji, dzięki czemu unikniemy wertowania papierowego Dziennika w celu odnalezienia właściwiej korespondencji.  Zapraszamy do zakładki „Jak działa SPUMA” by dowiedzieć się jak nasz Elektroniczny Obieg Dokumentów działa w praktyce.

2017-03-16

Dziennik Korespondencji - film instruktażowy

Zapraszamy do obejrzenia nowego filmu z cyklu Altab Akademia - tym razem prezentujemy Państwu nową funkcjonalność elektronicznego archiwum - możliwość prowadzenia elektronicznego Dziennika Korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

 

Dowiedz się jak:

  • usprawnić pracę sekretariatu
  • prowadzić skuteczny nadzór nad dokumentami papierowymi
  • szybko wyszukać potrzebną korespondencję
  • wiązaćwpisy z dziennika ze skanem dokumentów
  • uzyskać szybki dostęp do dziennika on-line dla osób uprawnionych bez konieczności angażowania sekretariatu

2016-12-13

Dodawanie komentarzy

Z poziomu aplikacji SPUMA daje możliwość dodawania komentarzy wprost na dokumencie, widocznych dla wszystkich uprawnionych użytkowników.

Dzięki komentarzom  możemy rejestrować własne uwagi czy dokonywać wstępnego opisu dokumentów. Możliwe jest zaznaczanie wybranych obszarów dokumentu i przypisywanie ich np. do konkretnego akapitu umowy czy pozycji z faktury.

Powiadomienia o nowych komentarzach, w tym prośby o komentarz, mogą być użytkownikowi przesyłane bezpośrednio ze SPUMY na skrzynkę mailową.

Dowiedz się:

  • Jak w SPUMIE dodać komentarz
  • Jak w SPUMIE odpowiedzieć na istniejący komentarz
  • Jak uniknąć rozproszenia informacji w zakresie pracy zbiorowej nad dokumentem (np. umową)

     

2016-11-30

Dziennik Korespondencji w SPUMIE

Najnowsza wersja SPUMY została wyposażona w niezwykle przydatną funkcjonalność: dziennik korespondencji. SPUMA umożliwia teraz rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, wraz z mozliwością powiązania wpisu ze skanem dokumentu.

Znacznie przyspiesza to wyszukiwanie potrzebnych informacji i zdecydowanie ułatwia pracę sekretariatu, zwłaszcza w przypadku rozproszenia terytorialnego firmy.

 

 

Referencje

w lewo w prawo
ZPC Otmuchów S.A.
PWC ODRA S.A.
JEDNOŚĆ Sp. z o.o.
OMEKO Sp. z o.o. Sp.K.
Fortuna Zakłady Bukmacherskie Sp. z o.o.
ETP S.A.
Warsaw Equity Management Sp. z o.o.
PPHU AWEX Rafał Stanuch

Kontakt

Masz pytanie?

* pola obowiązkowe
altab.pl