Informacje o rozwiązaniu

Problemy z odnalezieniem zagubionej umowy, czy faktury ma na co dzień niemal każdy. Rozproszenie terytorialne oddziałów firmy nie sprzyja efektywnemu zarządzaniu dokumentami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Jak to zmienić? Zainwestować w dobre rozwiązanie do e-archiwizacji.

SPUMA to nowoczesna aplikacja do zarządzania dokumentami, zintegrowana z systemem ERP. Aplikacja nie wymaga instalacji gdyż uruchamiana jest z poziomu zwykłej przeglądarki internetowej. Możliwość pracy zdalnej pozwala na swobodne przeglądanie, komentowanie i autoryzowanie dokumentów. Dzięki temu proces obiegu i akceptacji dokumentów w organizacji przebiega szybciej i bardziej funkcjonalnie.

SPUMA to zaawansowane technologicznie narzędzie do zarządzania elektronicznymi obrazami dokumentów. Zbudowany w oparciu o technologię Silverlight profesjonalny system wspomaga przetwarzanie i zarządzanie e-kopiami dokumentów, jednocześnie  umożliwiając wyświetlanie treści multimedialnych za pomocą przeglądarki WWW.

Wystarczy zwykły skaner, za pomocą którego wykonuje się kopię dokumentu i zapisuje ją w formacie PDF lub JPG. Gotowe skany wrzucamy do SPUMY, a dzięki zastosowaniu nowoczesnej technologii OCR aplikacja ta automatycznie spróbuje rozpoznać dane z dokumentu i wstępnie zaklasyfikować go do danej grupy (np. faktur lub umów). SPUMA pobiera także  kluczowe frazy dla późniejszego przetwarzania dokumentu. Dzięki temu system w inteligentny sposób segreguje i poddaje dalszej analizie interesujące użytkownika informacje.

 

Korzyści

1

Szybki dostęp do dokumentów

Wspólne dla wszystkich działów i oddziałów archiwum pozwala na obwarowany uprawnieniami dostęp do wybranego dokumentu na każde żądanie.

2

Łatwość w obsłudze

SPUMA jest niezwykle łatwa w obsłudze –przyjazny interfejs i intuicyjne menu pozwalają na sprawne poruszanie się po aplikacji. Każdy dokument można wydrukować, zapisać lub bezpośrednio ze SPUMY wysłać dowolną informację na skrzynkę e-mailową innego użytkownika lub osoby spoza firmy.

3

Dostęp do dokumentów przez WWW

Dodatkowym atutem SPUMY jest fakt, iż bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania, możliwe jest przeglądanie dokumentów przez WWW. Dzięki temu praca nie jest uzależniona od konkretnego stanowiska pracy, lecz może być wykonywana z wielu lokalizacji.

4

Efektywna współpraca między oddziałami firmy

SPUMA daje możliwość dostosowania ścieżki obiegu dokumentów i obiektów informacyjnych (np.: faktur, wniosków, podań, umów, korespondencji przychodzącej i wychodzącej) do specyfiki wymagań organizacji. Dzięki temu program sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie, tym bardziej jeśli struktura firmy jest rozproszona terytorialnie.

5

Interaktywne komentarze

Z poziomu aplikacji WWW możliwe jest umieszczanie komentarzy wprost na dokumencie, zaznaczanie wybranych obszarów dokumentu i zapisywanie zmian w opisie dokumentu.

6

Zdalne autoryzacje

Zasadniczą korzyścią z użytkowania SPUMY jest możliwość zaawansowanej elektronicznej autoryzacji dokumentów. Można dowolnie definiować ścieżki autoryzacyjne, bez względu na stopień ich złożoności. Autoryzacje odbywają się przez WWW, a alarmy ze SPUMY są wysyłane na skrzynkę e-mailową.

7

Grupowa praca nad dokumentem

SPUMA pozwala na tworzenie wewnętrznych formularzy i grupową pracę nad dokumentem. Dzięki temu można współtworzyć umowy, wnioski, sprawozdania i inne dokumenty pracując nad ich bieżącą wersją.

8

Współpraca z systemem ERP

Zasadniczą korzyścią jest integracja SPUMY z systemem ERP, w tym z SAP Business One. Dzięki temu możliwe jest podłączanie plików (skanów) pod zamówienia zakupu lub inne obiekty w systemie ERP, drukowanie ich, czy wiązanie dokumentów z uwzględnianiem istniejącej hierarchii dokumentów i definiowanie na kolejnych  etapach nowych załączników.

Co więcej – na podstawie skanu dokumentu można zaczytać wybrane informacje do poszczególnych pól wybranych obiektów w ERP. Np. na podstawie skanu faktury zakupu można wygenerować zamówienie zakupu, gdzie nr faktury, data, partner handlowy, czy jej opis zostaną uzupełnione automatycznie. Skraca to czas na przygotowywania dokumentów w systemie ERP.

Jak działa SPUMA?

w lewo w prawo
play SPUMA

SPUMA

SPUMA - skanuj, publikuj, zarządzaj
play Jak w SPUMIE wczytac plik z Excel'a do linii

Jak w SPUMIE wczytac plik z Excel'a do linii

Elementy integracji SPUMY z MS Excel
play SPUMA Formularze

SPUMA Formularze

Jak generować formularze w SPUMIE?
play SPUMA Delegacje

SPUMA Delegacje

Jak w SPUMIE zorganizować obieg dokumentów związanych z delegacją pracownika
play SPUMA short presentation EN

SPUMA short presentation EN

Krótka prezentacja SPUMY w języku angielskim
play SPUMA

SPUMA

SPUMA - skanuj, publikuj, zarządzaj

Newsroom

w lewo w prawo
2016-12-13

Dodawanie komentarzy

Z poziomu aplikacji SPUMA daje możliwość dodawania komentarzy wprost na dokumencie, widocznych dla wszystkich uprawnionych użytkowników.

Dzięki komentarzom  możemy rejestrować własne uwagi czy dokonywać wstępnego opisu dokumentów. Możliwe jest zaznaczanie wybranych obszarów dokumentu i przypisywanie ich np. do konkretnego akapitu umowy czy pozycji z faktury.

Powiadomienia o nowych komentarzach, w tym prośby o komentarz, mogą być użytkownikowi przesyłane bezpośrednio ze SPUMY na skrzynkę mailową.

Dowiedz się:

  • Jak w SPUMIE dodać komentarz
  • Jak w SPUMIE odpowiedzieć na istniejący komentarz
  • Jak uniknąć rozproszenia informacji w zakresie pracy zbiorowej nad dokumentem (np. umową)

     

2016-11-30

Dziennik Korespondencji w SPUMIE

Najnowsza wersja SPUMY została wyposażona w niezwykle przydatną funkcjonalność: dziennik korespondencji. SPUMA umożliwia teraz rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, wraz z mozliwością powiązania wpisu ze skanem dokumentu.

Znacznie przyspiesza to wyszukiwanie potrzebnych informacji i zdecydowanie ułatwia pracę sekretariatu, zwłaszcza w przypadku rozproszenia terytorialnego firmy.

 

 

2016-06-16

Integracja SPUMY Z SAP Business One

Zapraszamy do obejrzenia jednego z najnowszych filmików Altab Akademii. Tym razem prezentujemy możliwości integracji aplikacji SPUMA (służącej do elektronicznego zarzadzania dokumentami) i systemu SAP Business One.

Zobaczcie jak przy pomocy SAP Business One można łatwo zapanować nad powtarzalnymi fakturami zakupu i powiązać je ze skanami dokumentów przy pomocy aplikacji SPUMA.

Dowiedz się:

  • jak bezpośrednio z poziomu SPUMY - na podstawie obrazu faktury zakupu - przygotować zamówienie zakupu w SAP Business One
  • jak powiązać pozycje na obrazie faktury z projektem w SAP Business One i MPK (miejscem powstawania kosztu)
  • jak eksportować i importować stałe schematy wg których rozpisujemy koszty
  • jak z poziomu SAP Business One podejrzeć obraz faktury w SPUMIE

 

2016-02-03

Nowe logo

Nasza autorska aplikacja SPUMA do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów zyskała nowe logo. Niedawno odświeżeniu uległ także interfejs tego oprogramowania. Mamy nadzieję, że "nowe oblicze" SPUMY spodoba się jej użytkownikom.

Referencje

w lewo w prawo
ZPC Otmuchów S.A.
PWC ODRA S.A.
JEDNOŚĆ Sp. z o.o.
OMEKO Sp. z o.o. Sp.K.
Fortuna Zakłady Bukmacherskie Sp. z o.o.
ETP S.A.
Warsaw Equity Management Sp. z o.o.
PPHU AWEX Rafał Stanuch

Kontakt

Masz pytanie?

* pola obowiązkowe
altab.pl